Переходящие дела: что это такое и как с ними работать

Читайте в статье:
Что такое переходящие дела и чем они отличаются от остальных
Как их правильно вести, когда и как архивировать

Что такое переходящие дела

Извлечение из Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77
«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»

49. […]
г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации […].
[…]

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Основная масса документов «работает» в течение одного делопроизводственного года*. Соответственно, документы, подшитые в дела за текущий год, можно условно называть «текущими». В отличие от них документы и сформированные из них дела, которые продолжают оставаться в активном состоянии и по окончании года, называются переходящими.
Текущие документы и дела — это, например, приказы, заявления, докладные, служебные записки и т. п. — все те документы, которые по окончании делопроизводственного года (т. е. в январе следующего календарного года) мы переводим в архивный (неактивный) статус, а на их место на полках ежегодно ставим пустые папки с такими же наименованиями и номерами (согласно номенклатуре дел** кадровой службы). После перевода дел в статус архивных их можно сразу передавать на хранение в архив организации, однако рекомендуется еще на некоторое время оставить в кадрах для оперативной надобности — если будет необходимо поднять какую-либо информацию, сделать копию документа или выписку из него. Нормативных сроков оперативного хранения не установлено. В статьях различных специалистов можно встретить рекомендации от одного года до пяти лет. По нашему мнению, оптимальный срок — от года до трех лет, в зависимости от специфики деятельности работодателя и организации деятельности кадровой службы. Другими словами, действует «Правило кадровика № 1»***: «Делайте себе удобно — в рамках предписанного и дозволенного». Например, учитывая то, что все документы работодателя сегодня делаются с помощью компьютера и, соответственно, у нас остаются их электронные копии, нет нужды хранить у себя архивные дела с приказами больше чем один год.
К переходящим делам кадровой службы относятся, в частности:
– ЛНА, в т. ч. должностные инструкции;
– штатное расписание (за исключением тех организаций, в которых каждый год с 1 января принято утверждать новое);
– трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
– договоры о полной материальной ответственности;
– личные карточки (если кадровики еще не отказались от их ведения на бумаге);
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Регистрировать переходящие документы можно:
– в пределах одного календарного года (в этом случае нумерация, например, трудовых договоров каждый год будет начинаться с номера 1) или
– сквозной нумерацией (она будет продолжаться с очередного порядкового номера и в следующем году).
Способ нумерации (как и необходимость) определяем по «Правилу кадровика № 1».
Эти документы переводятся в архивный статус по окончании календарного года, в котором их действие завершилось. То есть не нужно каждый раз, как уволится кто-то из работников, извлекать из папки «Трудовые договоры и дополнительные соглашения» его документы. Мы это сделаем в январе следующего года: вынем из папки все договоры и соглашения уволенных в прошлом году работников и сформируем архивное дело «Трудовые договоры и дополнительные соглашения. 2022 год».
Оконченные ведением переходящие дела также можно подержать на оперативном хранении в отделе кадров столько, сколько сочтете для себя необходимым.

* Для большинства документов делопроизводственный год равен календарному году, т. е. начинается 1 января и заканчивается 31 декабря. Исключений немного — например, для студенческих личных дел делопроизводственный год начинается 1 сентября.
** Есть не в каждом отделе кадров, но желательно ее все же иметь.
*** Автор — И. В. Журавлева.

Категории переходящих дел

Основные категории переходящих дел:
• организационно-правовые документы (устав организации, свидетельства о регистрации и постановке на учет и др., т. е. все то, что обозначается понятием «учредительные документы»);
• ЛНА (положения, инструкции, регламенты, правила);
• личные дела работников;
• материалы к судебным делам по трудовым спорам;
• переписка с конкретными адресатами по отдельным вопросам;
• учетные формы, которые ведутся в течение нескольких лет.

Дополнительно по теме:

– Приказы по личному составу: важные особенности подготовки и хранения

– Передача документов в архив организации

– Новые архивные Правила: раздел II. О номенклатуре дел и не только