Электронная версия журнала

Компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя

«Кадровые решения» №1 2018 / Бухгалтерия и кадры

Возможность использования работником своего личного имущества в интересах работодателя закреплена в ст. 188 ТК РФ. Работник может использовать личное имущество:

  •  с согласия работодателя (это предполагает предварительное письменное соглашение между работником и работодателем об использовании имущества работника);
  •  с ведома работодателя, когда письменного соглашения между сторонами нет, но работодатель знает, что работник при выполнении трудовой функции вынужден использовать свое имущество, и допускает это.

В служебных целях работники чаще всего используют мобильные телефоны, компьютеры (ноутбуки), принтеры, автомобили.

Из норм ст. 188 ТК РФ следует, что работодатель обязан:

  •  выплачивать работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  •  возмещать расходы, связанные с использованием личного имущества.

ОФОРМЛЯЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА

Заключаем соглашение о выплате компенсации и возмещении расходов

Стороны трудового договора должны заключить письменное соглашение, в котором определяются условия выплаты компенсации и возмещения расходов.

Такие условия можно предусмотреть:

  •  в трудовом договоре при его заключении;
  •  дополнительном соглашении к трудовому договору (пример 1 на с. 76);
  •  отдельном документе — соглашении о выплате компенсации и возмещении расходов в связи с использованием личного имущества работника.

В соглашение следует включить следующие сведения и условия:

  •  сведения о сторонах соглашения;
  •  наименование имущества, его марка, модель (например, «мобильный телефон Samsung Galaxy S7», «ноутбук ASUS K501UQ-DM036T»);
  •  размер компенсации за использование личного имущества;
  •  срок использования личного имущества;
  •  виды возмещаемых расходов;
  •  порядок определения размера возмещаемых расходов;
  •  порядок и сроки выплаты компенсации и расходов работнику.

Размер компенсации можно установить любой, поскольку законодательство не ограничивает эти выплаты.

Рекомендуем указать в соглашении, что в периоды, когда работник фактически не использует свое личное имущество в служебных целях (например, в связи с временной нетрудоспособностью, в период нахождения в отпуске, служебной командировке и др.), компенсация ему не выплачивается и расходы не возмещаются. Чем подробнее будут описаны эти условия, тем меньше будет риск возникновения споров с работником.

Соглашение нужно составить в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны. При этом на экземпляре работодателя работник должен поставить подпись, которая подтвердит факт получения им второго экземпляра соглашения (по аналогии с трудовым договором).

Издаем приказ о выплате компенсации

Руководитель организации (или иное уполномоченное должностное лицо) издает приказ о выплате работнику компенсации за использование, износ (амортизацию) личного имущества и о возмещении расходов, связанных с использованием личного имущества.

Работника нужно ознакомить с приказом под роспись.

И. Г. Умяров,
юрист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2018.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.