К концу календарного года каждое структурное подразделение должно представить в отдел делопроизводства (службу документационного обеспечения управления, канцелярию, архив компании) свою номенклатуру дел. Из них ответственный работник составит из них сводную на 2026 год. В статье вспомним, что же такое сводная номенклатура дел, и рассмотрим порядок составления номенклатуры дел подразделения на примере раздела «Отдел кадров». Изучим порядок формулирования заголовков дел, чтения и учета примечаний, порядка учета электронных и гибридных[1] дел, оставления резервных строк.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: НАПОМНИМ ТЕОРИЮ

В пункте 7 Правил 2023[2] сказано, что для учета дел, содержащих документы документального фонда[3], составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел — документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке^[4].

Дело, заведенное в соответствии с номенклатурой дел, часто называют номенклатурным. Оно содержит документы документального фонда и будет номенклатурным до момента, пока не завершится в делопроизводстве. Далее документы дела станут архивными.

Когда номенклатура дел составляется в конце текущего года на год будущий, то логично (и верно) рассматривать ее как плановый документ. В течение делопроизводственного года она является рабочим документом для всех структурных подразделений. А вот после завершения года и при заполнении итоговой записи к номенклатуре становится отчетным документом. В нем отражаются количественные — количество томов (графа 3) и качественные — срок хранения (графа 4) характеристики закрытых дел. Такая номенклатура также является основой для дальнейшей обработки дел.

Обратите внимание!

Номенклатура дел составляется на один календарный год. Если в компании утверждена номенклатура дел на 2025 год, то последний день ее действия — 31 декабря 2025 г. Если последняя утвержденная номенклатура датирована 2024 годом, это значит, что в 2025-м в организации номенклатуры дел нет.

Алгоритм составления сводной номенклатуры дел 

В пункте 11 Правил 2023 даны положения, на основе которых составляется номенклатура дел (алгоритм 1).

Шаг 1. Разработайте структуру номенклатуры дел (разделы) и проставьте индексы (работа выполняется в структурных подразделениях)

Шаг 2. Выявите полноту и состав документов, сформулируйте заголовки дел и систематизируйте их в пределах структурных подразделений (раздела номенклатуры дел)

Шаг 3. Определите срок хранения в отношении каждого дела

Шаг 4. Составьте сводную номенклатуру дел организации на основании номенклатур дел структурных подразделений

Шаг 5. Рассмотрите и согласуйте сводную номенклатур дел на заседании экспертной комиссии организации, утвердите приказом руководителя организации и введите в действие

Прокомментируем каждый шаг.

Разработайте структуру номенклатуры дел (разделы) и проставьте индексы (работа выполняется в структурных подразделениях)  

Структура номенклатуры дел — это перечень ее разделов. Перечень заголовков разделов составляется по документу, описывающему организационную структуру компании. Это может быть:

• штатное расписание;
• утвержденная организационная структуру (локальный нормативный акт).

Каждому структурному подразделению необходимо присвоить индекс. Его указывают в графе 1 номенклатуры дел.

Выявите полноту и состав документов, сформулируйте заголовки дел и систематизируйте их в пределах структурных подразделений (раздела номенклатуры дел)  

Выявить состав документов — значит собрать информацию от структурных подразделений. Сбор информации может проходить в три этапа, как представлено в алгоритме 2.

Сбор информации для составления номенклатуры дел

Шаг 1. Разошлите подразделениям фрагменты типовых перечней документов с указанием сроков хранения в соответствии с их деятельностью. Сотрудники должны отметить дела, которые ведутся в их подразделении

Шаг 2.   Выявите отраслевые нормы и требования, устанавливающие сроки хранения для узкоспециальных документов. Источник этой информации — работники структурных подразделений

Шаг 3. Проведите интервью с руководителями структурных подразделений, на котором проговорите каждое дело, отмеченное его сотрудниками. Установите:

• есть ли такие дела в реальности;

• носитель дела;

• копийность дела (если дело представлено в копии, то в каком подразделении находится подлинник)

Определите срок хранения в отношении каждого дела 

Сроки хранения устанавливаются по типовым (прежде всего, по Перечню 2019[5]) и отраслевым перечням и отражаются в графе 4 номенклатуры дел.

Составьте сводную номенклатуру дел организации на основании номенклатур дел структурных подразделений 

Номенклатура дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к Правилам 2023) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к Правилам 2023)[6].

Мы советуем читателям не акцентироваться на рекомендательном характере форм. Ведь, во-первых, рекомендованные формы почти ничем не отличаются от утвержденных прежними нормативными документами, а во-вторых, альтернатив нет и придумывать их нецелесообразно: существующие проверены десятилетиями делопроизводственной практики.

Номенклатура дел состоит из основной части и итоговой записи. Основная (рабочая) часть — это таблица с перечнем всех дел организации с указанием сроков их хранения. При составлении номенклатуры дел заполняются все графы, кроме графы 3. После закрытия года в графу 3 добавляются сведения о количестве дел, образовавшихся за год. Итоговая запись — вторая часть номенклатуры. Ее форма сразу вводится в документ, а заполняется только при закрытии года.

Фрагмент сводной номенклатуры дел дан в примере 1 

Пример 1.

Сводная номенклатура дел на 2026 год (фрагмент)

Общество с ограниченной ответственностью «АБВ»

(ООО «АБВ»)