Электронная версия журнала

Изменения и исправления в трудовой книжке

«Кадровые решения» №10 2004 / Трудовая книжка

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) (с изм. от 06.02.2004) (далее — Правила) определен порядок внесения изменений в трудовые книжки, согласно которому зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается (абз. 1 п. 30 Правил).

  Изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей (абз. 2 п. 30 Правил).

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным (абз. 3 п. 30 Правил).

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится (п. 27 Правил):

– по месту работы, где была внесена соответствующая запись;

– либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. В случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Документом, подтверждающим ликвидацию организации, является выписка из Единого государственного реестра юридических лиц. В настоящее время этот реестр ведется налоговыми органами.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил). Это могут быть личные карточки, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и т.п.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах (абз. 2 п. 29 Правил).

Форс-мажорные обстоятельства, их еще называют непреодолимой силой, — обстоятельства, характеризующиеся своей чрезвычайностью и непредотвратимостью.

К ним относятся:

– природные явления, имеющие стихийный характер (пожары, наводнения, землетрясения и т.д.);

– экстремальные ситуации общественной жизни: военные действия, массовые заболевания (эпидемии), забастовки и т.д.;

– и др.

В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате таких чрезвычайных обстоятельств записи в трудовой книжке работника восстанавливаются на основе свидетельских показаний. В этом случае трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. На основании акта комиссии работодателем выдается работнику дубликат трудовой книжки. В случае если работник не согласен с решением комиссии, он может обратиться в суд. В суде также можно в качестве доказательств приводить свидетельские показания.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается (п. 30 Правил, абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее — Инструкция)).

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (абз. 2 п. 1.2 Инструкции).

Запись может быть оформлена следующим образом:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Общество с ограниченной ответственностью «Организация»

12

10

01

2004

Принят в отдел аудиторских проверок на должность аудитора

Приказ от  10.01.2004 № 1

13

12

01

2004

Запись за № 12 недействительна

14

12

01

2004

Принят 10.01.2004 в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора

Приказ от 10.01.2004 № 1

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (абз. 3 п. 1.2 Инструкции).

Запись может быть оформлена следующим образом:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

4

20

01

2004

Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 20.01.2004 № 7–к

5

21

05

2004

Запись за № 4 недействительна, восстановлена на прежней работе

Приказ от 21.05. 2004 № 8–к

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (п. 23 Правил, п. 3.4 Инструкции).

Запись может быть оформлена следующим образом:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

18

21

04

2004

Непрерывный трудовой стаж восстановлен с 05.05.2000

Акт комиссии от 20.04.2004[1]

Изменение наименования организации-работодателя

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись, а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Внесение каких-либо записей в графы 1 и 2 раздела «Сведения о работе» в связи с изменением наименования организации-работодателя Инструкцией не предусмотрено.

Запись может быть оформлена следующим образом:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Общество с ограниченной ответственностью «Путь коммунизма»

1

13

01

2003

Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера

Приказ от 13.01.2003 № 9/к

Общество с ограниченной ответственностью «Путь коммунизма» с 20.02.2004 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь»

Свидетельство ЕГРЮЛ от 27.01.2004

Если, например, закрытое акционерное общество меняет организационно-правовую форму на открытое, то это считается реорганизацией. Можно сделать следующую запись:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество «Собр»

1

13

01

2003

Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера

Приказ от 13.01.2003 № 9/к

Закрытое акционерное общество «Собр» с 20.02.2004 преобразовано в Открытое акционерное общество «Собр»

Свидетельство ЕГРЮЛ от 27.01.2004

Обратите также внимание на то, что и переименование, и реорганизация наступает (считается осуществленной), не с момента принятия решения учредителями (участниками), а с момента внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц. То есть в графе 3 должна быть указана дата не протокола собрания учредителей (или решение единственного учредителя), а дата внесения записи в ЕГРЮЛ, указанная в соответствующем Свидетельстве[2].  

Внесение изменений в раздел «Сведения о работнике»

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов (п. 26 Правил).

При изменении в трудовой книжке записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения прежние записи зачеркиваются и на основании соответствующих документов записываются новые данные.

Изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).



[1] Имеется в виду Акт комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

[2] Соответствующие формы Свидетельств утверждены в постановлении Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 26 февраля 2004 г.). Об этом также смотри Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 23 декабря 2003 г.); постановление Правительства РФ от 17 мая 2002 г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» (в ред. 16 сентября 2003 г.); постановление Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц» (в ред. от 26 февраля 2004 г.).

О.В. Попова, ведущий аудитор аудиторской и консалтинговой фирмы ООО «Финаудитсервис»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 10, 2004.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.