О реквизите 19 «Отметка о приложении»

«Секретарь-референт» №9 2020 / Делопроизводство

ЧТО ТАКОЕ ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ?

Реквизит 19 «Отметка о приложении» – один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ 7.0.97-2016. В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно описаны правила оформления реквизита 19 «Отметка о приложении» к двум видам документов. К первому виду относятся информационно-справочные документы, то есть сопроводительные письма, акты, справки, служебные записки. В них реквизит 19 оформляют для того, чтобы обеспечить целостность (полноту) комплекта документов при их пересылке. Ко второму виду относятся так называемые «основные» документы, то есть распорядительные документы (распоряжения, приказы), договоры, акты, планы и т.д. В них реквизит 19 оформляют для того, чтобы обозначить, какой именно документ взаимосвязан с тем или иным пунктом.

otmetka_o_prilozhenii

Отметка о приложении на бланке документа

Напомним, что в утратившем силу стандарте ГОСТ Р 6.30-2003[1] аналогичный реквизит имел порядковый номер 21 и назывался как «Отметка о наличии приложения». Рассмотрим, как рекомендуется располагать реквизит 19 «Отметка о приложении» в новом стандарте, а также сравним, как требовалось размещать аналогичный реквизит в утратившем силу стандарте.

Согласно рисунку А.1 из Приложения А к ГОСТ Р 6.30-2003 (рис. 1) реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» следовало размещать на одном уровне с реквизитами 22 «Подпись» (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 этот реквизит сохранил свой номер и название) и 25 «Оттиск печати» (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 этот реквизит получил номер 24 и новое название – «Печать»). Согласно рисунку Б.1 из Приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016 (рис. 2) реквизит 19 «Отметка о приложении» необходимо размещать над реквизитами 22 «Подпись» и 24 «Печать».

otmetka_o_prilozhenii

Кроме этих отличий, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендовал размещать реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» не выше 80 мм и не ниже 60 мм от нижнего края листа. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 уже нет точных рекомендаций, которые определяли бы зону размещения реквизита 19 «Отметка о приложении». Отмечено лишь, что его нужно располагать под реквизитом 18 «Текст документа», но над реквизитами 22 «Подпись», 23 «Отметка об электронной подписи», 24 «Печать». В новом стандарте четырем реквизитам (19 «Отметка о приложении», 22 «Подпись», 23 «Отметка об электронной подписи», 24 «Печать») отведено общее пространство высотой 20 мм.                   

Отметим, что вопреки рекомендациям старого и нового стандарта на практике зону размещения реквизитов почти всегда определяли и определяют «на глаз». Например, если реквизит 18 «Текст документа» занимает немного места, то реквизит 19 «Отметка о приложении» часто оказывается гораздо выше, чем того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Считаем, что в таком случае размещать реквизит выше вполне разумно: это позволит защитить текст документа от нежелательных дополнений, которые могут внезапно появиться уже после оформления и подписания документа. По этой же причине практики рекомендуют размещать реквизит 22 «Подпись» под реквизитом 19 «Отметка о приложении» через 2–4 межстрочных интервала.

ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ В «ОСНОВНЫХ» ДОКУМЕНТАХ

Как оформлять приложения, когда основной документ и приложение связаны и являются частью друг друга? Например, к ним можно отнести:

  • распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения;
  • любые виды договоров, особенно гражданско-правовых;
  • различные акты – проверок, ревизий, экспертизы;
  • планы, программы, отчеты и т.д.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Н.В. Артонкина,
документовед, архивист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2020.