Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

«Секретарь-референт» №6 2020 / Делопроизводство

Цикл о работе с документами в соответствии с законодательной базой по делопроизводству и архивному делу продолжаем серией статей о локальных нормативных актах (далее – ЛНА). В этом номере рассмотрим, что такое инструкция, как ее создать, изменить и сколько хранить.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ?

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан[1].

Среди всех видов ЛНА инструкции – самые полезные в работе организации. Это руководства к выполнению производственных и бизнес-процессов, в которых пошагово описаны действия исполнителей этих процессов. Описания самых распространенных инструкций приведены в Таблице 1.

instrukciya

Порядок оформления инструкции, создания ее структуры и размещения реквизитов зафиксирован в следующих делопроизводственных документах:  

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция).

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

РЕКВИЗИТЫ ИНСТРУКЦИИ

Комментарии по оформлению реквизитов инструкции приведены в Таблице 2.

instrukciya

Виза ознакомления

Работник обязательно должен оформлять визу ознакомления (на практике чаще всего ее называют отметкой об ознакомлении) на инструкциях и других ЛНА, действие которых на него распространяется.

На должностных инструкциях отметку об ознакомлении обычно оформляют на обороте последнего листа контрольного экземпляра документа. Количество таких отметок равно числу работников, на которых распространяется инструкция. Именно для должностных инструкций отметка сопровождается текстом «Копию должностной инструкции получил»:

instrukciya

Для инструкций, действие которых распространяется на всю организацию (по охране труда, делопроизводству, конфиденциальному делопроизводству и т.д.), создают листы ознакомления (Пример 1), которые подшивают к контрольному экземпляру документа и хранят вместе с ним.

instrukciya


[1] См. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.


Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2020.