Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

«Секретарь-референт» №4 2020 / Делопроизводство

Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события[1].

Порядок оформления, создания структуры и размещения реквизитов акта зафиксированы в следующих делопроизводственных документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), пп. 3.51 – 3.57, Приложение № 7;

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);

3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), пп. 5.9, Приложение № 8.

РЕКВИЗИТЫ АКТА

Приведенные в Таблице 1 реквизиты (за исключением реквизитов 19 «Отметка о приложении», 16 «Гриф утверждения документа» и 24 «Печать») являются обязательными при оформлении акта. Прокомментируем особенности их оформления.

akt_2020

Текст акта

Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.

При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:

 

  • нормативный правовой документ;
  • локальный нормативный акт организации;
  • распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
  • факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:

Основание: доставка в ООО «Альтернатива» сопроводительного письма с отсутствующими приложениями к нему.

После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.

О СОСТАВЕ КОМИССИИ

Комиссия – это коллегиальный орган организации, состав которого должен быть установлен в ЛНА. Например, состав комиссии, уничтожающей печать, должен быть зафиксирован в положении о печатях, а состав дисциплинарной комиссии – в положении о соблюдении трудовой дисциплины.

akt_2020

Общие правила указания составителей акта:

  • составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
  • если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
  • если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:

Составлен: председателем ТСЖ «Наш дом» Николенко К.В., старшим контролером ООО «Энергия» Цветковой А.А.

  • если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.

Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:

Составлен: начальником отдела делопроизводства ООО «Ласточка» Мироновой А.Н., помощником генерального директора ООО «Ласточка» Пироговой С.Г., офис-менеджером ООО «Ласточка» Исаевой О.М.

в присутствии курьера ООО «Апельсин» Лапиной А.Н.

Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.

Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!

При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».

После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:

Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отправителю.

Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:

Рекомендовано: внести изменения в приказ от 12.08.2017 № 145 «О назначении работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях филиала “Северный”» АО «Компас» о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля.

Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.


[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[3] ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 15.03.2019).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.