Как передать документы в архив

«Секретарь-референт» №9 2019 / Архивное дело

Журнал регистрации – это единый документ, поэтому каждый лист в описи отражать не нужно. В сдаточную опись дел с постоянным сроком хранения журнал регистрации приказов вносите одной строкой.

Дело «Приказы по основной деятельности» вносят в сдаточную опись по томам. В одном томе дела должно быть не более 250 листов. Томов может быть неограниченное количество, в опись каждый из них вносите отдельной строкой.

При полном оформлении нужно:

  1. систематизировать документы в деле (приказы расположить в порядке возрастания дат и номеров);
  2. удалить из дела скрепки, скобы, черновики, копии (если в деле есть подлинники; если подлинника документа нет, в деле оставляют копию), дублетные экземпляры документов;
  3. пронумеровать листы простым карандашом в правом верхнем углу;
  4. составить внутреннюю опись документов дела;
  5. составить лист-заверитель дела;
  6. сшить дела нитками в обложку из твердого картона на 4 прокола.

 

Для журнала регистрации и приказов не нужно составлять внутреннюю опись. Журнал – одновременно и документ, и дело, поэтому внутренняя опись ему не нужна. А приказы расположены хронологически, и найти документ в деле будет легко и без описи. Все остальные действия из списка сделать необходимо.

Форму листа-заверителя дела можно найти в Приложении 8 к Правилам 2015. Правильно заполненный документ приведен в Примере 1.

К делу с приказами лист-заверитель подложите к каждому тому после последнего документа и сшейте. Если журнал регистрации и так имеет картонную обложку, то лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону задней крышки. Если вы сшиваете журнал, то лист-заверитель подкладывайте последним, после чего сшейте и журнал, и лист вместе в обложку.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.