Электронная версия журнала

Опись дел для передачи документов в архив организации

«Секретарь-референт» №6 2018 / Архивное дело

Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.

 

 

ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:

Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:

1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, – приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).

2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.

Форма описи

Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе) (Пример 1).


[1] Утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.