Курьерские отправки – 2021. Как выбрать курьерскую службу и выстроить с ней работу. Часть 1

«Секретарь-референт» №8 2021 / Профессия

Как выбрать курьерскую компанию по экспресс-доставке? Какие критерии использовать для поиска надежного поставщика услуг? Как выстроить стратегию работы с курьерскими службами? Как избежать конфликтных ситуаций при сотрудничестве с ними? Ответы найдете в статье.

Еще 10–15 лет назад системы электронного документооборота были чем-то диковинным. Сегодня уже никого не удивишь внешним документооборотом, обеспечивающим обмен электронными документами между предприятиями и компаниями. Но традиционные каналы передачи не сдают свои позиции. Услуги Почты РФ по-прежнему востребованы. Если же необходимо доставить документы срочно – без курьерской доставки не обойтись.

Курьерская (экспресс-) доставка – услуга, которая позволяет быстро доставить в любую точку земного шара корреспонденцию или груз небольшого размера.

Транспортировка отправления осуществляется по принципу «от двери до двери»:

  1. Курьер забирает готовый пакет документов (или груз) в удобном для клиента месте.
  2. Отправление перевозят в пункт назначения авто- или авиатранспортом, в зависимости от расстояния и срочности доставки.
  3. В пункте назначения сотрудник службы экспресс-доставки вручает корреспонденцию (или груз) адресату дома или в офисе под подпись.

К услугам курьерских компаний чаще всего обращаются коммерческие компании, государственные учреждения и физические лица. Службы экспресс-доставки максимально эффективно используют временной ресурс – обеспечивают отправку документов и грузов в кратчайшие сроки. Особенно популярна эта услуга в мегаполисах: курьера можно вызвать и днем и ночью, а значит, документы организации могут быть переданы получателю даже в час ночи. В большинстве городов (некрупных) такие службы имеют нормированный рабочий день, доставка возможна только до 18:00, реже до 19:00.

КАК ВЫБРАТЬ ПОСТАВЩИКА УСЛУГ ЭКСПРЕСС-ДОСТАВКИ

Хороший поставщик услуг:

  •  максимально оперативно отправит важные письма и небольшие грузы (а в мегаполисах – в любое время суток);
  •  гарантирует сохранность и конфиденциальность доставки;
  •  передаст отправляемые ценные документы строго в руки получателю;
  •  обеспечит оперативные сроки доставки без задержек;
  •  транспортирует хрупкие и особо важные предметы в специальном упаковочном материале.

Алгоритм поиска надежной курьерской службы


Чтобы выбрать надежного поставщика, надо тщательно изучить рынок услуг компаний экспресс-доставки. Задача эта не из простых: Интернет перенасыщен предложениями, курьерских служб великое множество. Секретарю, который должен найти партнера, чей сервис будет внушать доверие, а доставка срочных и важных документов компании – осуществляться максимально качественно, предлагаем следовать такому алгоритму.

1. Проанализируйте потребность компании в услугах курьерской доставки.

А именно – выявите:

  • что вам требуется доставлять (ценные грузы, поздравления и подарки, документы, посылки);
  • какие услуги вам требуются (экспресс-доставка и пр.);
  • насколько вам необходима доставка в выходные дни;
  • выявить актуальные для компании географические направления.

Нужно понимать, что экспресс-доставка не пересылка грузов (контейнеров и пр.) и доставка любых видов отправлений, например еды, опасных грузов и подарков (не как посылки, а курьером с элементами торжественности, поздравлениями и т.д.). Это другие виды услуг. В рамках статьи речь пойдет о срочной доставке документов, куда могут входить и поздравления (имейте в виду: торжественности не будет, адресату просто вручат поздравительные открытки, запакованные в фирменный конверт), и срочной доставке грузов. Под грузами следует подразумевать отправления не очень большого размера: посылка, мешок, подарок (опять же, без торжественности), лекарство.

 


2. Изучите рынок и выберите компанию по определенным критериям. Ответственная курьерская служба должна отвечать пяти критериям:

  1. Надежность, ответственность, хорошая репутация.
  2. Гарантированные сроки доставки и удобные условия приема документов (грузов).
  3. Гибкие тарифы.
  4. Широкий территориальный охват и представительства в разных городах.
  5. Налаженная обратная связь, т.е. удобный сайт и сеть операторов, которые отвечают в любое время.  

   Разберемся, почему эти критерии так важны.

 Надежность, ответственность, хорошая репутация

В идеале курьерская компания должна гарантировать безукоризненное выполнение взятых на себя обязательств: доставить пакет адресату в целости и сохранности в установленные сроки. Но на деле все не так радужно.


Какую ответственность со своей стороны несут курьерские службы и почему они часто от нее уклоняются?


Ответственность за утрату или повреждение отправления. Как поставщик услуг гарантирует доставку отправления без повреждений, в целости и полной комплектности? Он обеспечивает качественную упаковку (от бумажных и пластиковых пакетов для корреспонденции до спецтары для стекла и фарфора). Но случается всякое. И даже компании ВИП-уровня не могут гарантировать доставку документов (груза) без порчи, не говоря уже про их утрату.

Компенсация, которую предлагают курьерские службы по этому случаю, зависит от того, была / не была объявлена ценность отправления. Если утрачен пакет документов или груз без объявленной ценности, выплаты невелики: часто это денежное возмещение в двукратном размере суммы тарифной платы за его пересылку.

Стоимость потерянного вложения не компенсируется. Стоимость услуги отправки пакета документов из г. Новокузнецка в г. Москву составила 681 рубль. Документы на этапе доставки были утрачены. Курьерская компания по условиям договора должна в качестве компенсации за причиненные неудобства выплатить 1362 рубля.

Некоторые службы в случае утраты или повреждения документов предлагают фиксированную сумму компенсации – порядка 3000 рублей. При утрате отправлений с объявленной ценностью курьерские ком-
пании берут на себя обязательства по возмещению денежных средств на сумму объявленной ценности и сумму тарифа за пересылку. Важно понимать, что при высокой объявленной ценности (часто это более 3000 рублей) они страхуют груз в страховой компании за счет заказчика услуг перевозки, т.е. за ваш счет. Поэтому бюджет такой пересылки возрастет. Возникшие в случае утраты или повреждения груза (документов) упущенная выгода и любые другие косвенные убытки вашей компании курьерская служба возмещать не будет.


Ответственность за нарушение сроков доставки (превышение максимальных сроков доставки). Как поставщик услуг гарантирует доставку в установленные сроки? Часто только на словах. В тексте договора, который предлагает курьерская служба, как правило, отсутствует ответственность за срыв сроков доставки по вине поставщика услуг или прописаны минимальные санкции. Редко, но возможен другой «сценарий». Некоторые компании в случае несвоевременной доставки берут на себя ответственность уплачивать пеню от стоимости оказанных услуг. Часто это 0,1 % за каждый календарный день просрочки, при условии что задержка произошла по его вине. Но эта сумма будет ничтожной в случае возникновения упущенной выгоды от несостоявшейся сделки или иных событий.

Доставка с опозданием образцов продукции сорвет участие в тендере. Компания не получит контракт. Сумма упущенной выгоды может исчисляться десятками и сотнями миллионов рублей.

Ни одна курьерская служба не будет компенсировать упущенную выгоду или убытки ни при каких обстоятельствах, даже при форс-мажоре.

Последнее условие фиксируется в договоре: «Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, вызванное обстоятельствами непреодолимой силы (стихийные бедствия, забастовки, военные действия, бандитские нападения и т.д.)».

Например, задержка рейса самолета – это форс-мажор, который может повлиять на сроки доставки срочной документации, сорвать сделку и испортить репутацию вашей компании. Предъявить претензии в этом случае будет некому.

Как показывает практика, на этапе выбора курьерской компании услуг не всегда просто выявить ее надежность. В договоре многие службы экспресс-отправки либо избегают прописывать ответственность, либо указывают такие минимизированные санкции, что в случае возникновения прецедента они бессмысленны.

Что делать? Уповать на репутацию компании и собственную интуицию! Так уж сложилось, что понять, насколько порядочен, ответствен и заботлив ваш партнер, можно будет только в процессе совместной работы. К сожалению, подбор надежного поставщика услуг экспресс-доставки – это путь проб и ошибок, но его можно сделать более простым. Воспользуйтесь нашими советами.

 

Е.П. Заверткина,
помощник генерального директора

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.