Виртуальные совещания: как их проводить и протоколировать

«Секретарь-референт» №8 2020 / Профессия

Андрей Канашин, директор по персоналу ОАО «ВЕсна» (Киров)

Главная цель и задача протоколирования дистанционного совещания – подведение его итогов. Нужно грамотно зафиксировать высказанные мысли участников, чтобы они не потерялись. Важны именно результаты, т.к. на основе полученной информации можно делать выводы.

Если мы говорим про онлайн-совещание, то нужна запись и дальнейшая расшифровка, чем зачастую и занимается помощник директора или секретарь. Второй вариант – все сказанное во время встречи фиксируется на бумаге. Это довольно тяжелый труд. На мой взгляд, расшифровка – более правильная вещь. Секретарь может не присутствовать на совещании лично, достаточно оперативно и грамотно снять запись. Если мероприятие техническое, со специализированными терминами, расшифровку лучше поручить человеку, который в теме.

У дистанционного совещания есть правила.

  1. Изначально нужно задать тему. То есть все участники знают вопросы, которые будут озвучены, и готовы их обсуждать.
  2. Желательно фиксировать тех, кто задавал вопросы в ходе мероприятия.
  3. Надо записывать, какое решение по данному вопросу было принято.
  4. В обязательном порядке нужно согласовать протокол совещания с участниками, т.к. иногда приходится вносить уточнения.

К сожалению, во время дистанционных совещаний возникают и ошибки. Например, итоговый текст протокола не был согласован участниками встречи, указаны неточные цифровые данные, допущены смысловые неточности (неправильно выбрано слово для описания процесса и др.).

Что касается хранения протоколов. В этом вопросе нужно отталкиваться от того, какой тип мероприятия в них будет фиксироваться: например, проектное онлайн-совещание или типовое. В первом случае документ хода мероприятия сохраняют на время действия проекта, во втором – в течение года, ведь потом они не имеют смысла.

Протоколы совещаний должны быть в любом бизнесе, в любой компании, будь то даже стартап или короткий проект. Без упорядочивания данного вопроса – это бессмысленные посиделки бабушек или приятелей за кружкой пива в хорошей компании либо, если хотите, базары. Кто-то о чем-то поговорил – все вместе убили время и разошлись. Так быть не должно. Перед участниками должны стоять задачи, чтобы они понимали, о чем и в каком формате пойдет обсуждение. Если нет четких вопросов, не подведены и не зафиксированы итоги мероприятия, то из этого вытекает низкое качество исполнения решений, а на выходе практически нулевой результат.

Совещания нужно анализировать, этим должны заниматься те люди в компании, которые отвечают за оценку эффективности работы сотрудников. Кто-то на таких собраниях молчит, отсиживается, со всем соглашается, т.е. просто присутствует, а другие активно участвуют. Соответственно, можно изучить поведение человека (что будет частью общей оценки мероприятия): по расшифровке сразу видно, кто заинтересован в результатах бизнеса, а кто – нет.

Любое онлайн-совещание – история компании. А значит, протоколирование – важный инструмент в этом деле, ведь оно позволяет фиксировать промежуточные и итоговые результаты, анализировать их и естественным путем уменьшить количество ошибок.

Могу сказать, что серьезного опыта и особенных навыков для грамотного ведения протокола не требуется, если компания более-менее долго существует на рынке. Отмечу пару важных моментов.

  1. В каждой компании должен быть принят некий стандарт протокола. Все-таки это внутренний распорядительный документ, поэтому следует уделить особое внимание составу информации, которая в нем размещается (основные и дополнительные реквизиты, их количество и оформление).
  2. Человек, который ведет протокол, должен быть хотя бы немного погружен в бизнес. Для этих целей не подойдет сотрудник, работающий в офисе и не выходящий ни в цех, ни в магазин. Если человек просто сидит на месте, условно, бухгалтер, то для ведения протокола он точно не пригоден (разве что вопросы совещания будут касаться сферы его деятельности). Помощник директора по крайней мере погружен в бизнес. Он должен разбираться в терминах, которые используются в ходе совещания, знать присутствующих на нем людей, уметь раскладывать на части то, что они говорят, и выделять главное.

Ольга Ямаева, менеджер по качеству компании «МФИ Софт» и «Гарда Технологии», аудитор «Бизнес&Качество» (www.bqexpert.com) (Нижний Новгород)

Начну с одного из законов бизнеса: «Что не записано, того не существует». Уже полгода, в связи с эпидемической обстановкой, в нашей компании сотрудники работают удаленно. Руководство решило для контроля дисциплины, исполнения задач и сохранения управляемости бизнес-процессами регулярно проводить онлайн-совещания. При этом такие встречи фиксируются, а записи сохраняются.

При переводе совещаний в онлайн-формат важно сгруппировать участников по направлениям деятельности и этапам решения задач. Даже при выполнении одного задания порой требуется разделить его на блоки и этапы. Это позволяет сохранить заинтересованность, вовлеченность участников и сберечь самый ценный ресурс – время. Согласно статистике оптимально, если на такой встрече присутствует 8 человек, лучше, когда сформирована команда из 5–11 членов, которые выдают наиболее точные решения.

Чтобы продуктивно провести совещание, желательно распределить участников по ролям: председатель, секретарь, участник.

Председатель ставит цели, мотивирует обсуждение вопросов, определяет состав участников и регламент выступлений, отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний, обеспечивает принятие решений.

Секретарь (администратор) отвечает за организационные моменты и протоколирование совещания.

Участник готовит актуальную информацию для присутствующих, аргументированное выступление, основанное на фактах, слушает и уважает мнение остальных.

Дополнительно из категории участник можно выделить такие важные и полезные специализации, как:

Timekeeper (англ. – букв. хронометр; хранитель времени) отвечает за соблюдение регламента совещания, предупреждает о временных рамках выступлений и мероприятия в целом.

Фасилитатор (от англ. facilitate – помогать, направлять, облегчать) – тренер, обученный технологиям эффективной коммуникации, который структурирует дискуссию и направляет ее в нужное русло, оказывает одинаковое внимание всем участникам обсуждения, не вступая в него, помогает собеседнику самому найти верное для себя решение.

Залог успеха совещания – зафиксировать решения и договоренности в протоколе. Как этого добиться? Проводить совещание поэтапно.

1. Обычно составлением протокола занимается секретарь совещания. Он должен фиксировать тезисы или решения максимально близко к тексту. Для этого необходимо уметь быстро писать или печатать и разбираться в обсуждаемой теме. Желательно, чтобы секретарь не был участником совещания . Его внимание должно быть сфокусировано на одной задаче.

2. Формирование протокола и согласование итогов совещания может происходить непосредственно в ходе него или в ближайшее время после окончания:

  • если проводится онлайн-протоколирование, часто используется шаблон (например, MindJet MindManager): он выводится на экран и заполняется в ходе совещания. При этом для согласования итогового варианта документа участникам выделяется отдельное время – для уточнения формулировок принятых решений и поручений;
  • если протокол составляет секретарь после проведения совещания, он делает это самостоятельно либо запрашивает основные тезисы у докладчиков.

Считаю, что быстрее и корректнее сформулировать решения совещания смогут именно участники. Секретарь не настолько компетентен в вопросе, который обсуждался на встрече, поэтому продуктивнее говорить ему, что именно следует записать.

3. Финал любого совещания это перечень решений и договоренностей, которые можно разделить на типы:                  

  • решения, которые касаются всех (переход компании на дистанционный режим работы);
  • задачи, назначенные конкретным исполнителям;
  • вопросы, по которым не удалось прийти к определенному решению (обычно они не были запланированы в повестке или недостаточно проработаны во время совещания).

4. После итогового согласования протокола секретарь или иное ответственное лицо назначает задачи в системе контроля задач с установлением сроков (например, в Microsoft Outlook). Если совещания имеют регулярный характер – проверка хода реализации поставленных вопросов осуществляется на следующих встречах.

Для оформления протокола совещания обычно используется фирменный бланк компании, может быть также разработан шаблон.

Структура протокола в нашей организации состоит из:

  • шапки с указанием необходимых реквизитов: названия организации, даты проведения и времени начала совещания, номера протокола (нумерация обычно сквозная, последовательная с начала каждого календарного года), повестки (цели), заголовка;
  • списка присутствующих и отсутствующих участников (фамилия, инициалы). Отдельно принято указывать председателя и секретаря комиссии;
  • списка выступавших (Ф.И.О., должность, тема, выдвинутые предложения). Важно зафиксировать основную мысль доклада, а также факты, цифры, предложения;
  • решений протокола и лиц, ответственных за их выполнение;
  • подписей председателя и секретаря (других участников – при необходимости), расшифровок подписей (фамилия и инициалы);
  • приложения (по необходимости). Там указывают документы, которые прикрепляются к материалам собрания, аудио- или видеофайлы.

Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле, без эмоциональной окраски. Для этого используется косвенная речь, статусы пишутся в прошедшем времени: «И.Г. Смирнов отметил, что...»

Галина Сартан, кандидат психологических наук, СЕО компании Katarsis Business Group, эксперт по онлайн-обучению (Москва)

Главное отличие дистанционных совещаний от привычных нам офисных вижу в том, что их намного проще протоколировать, т.к. они могут быть зафиксированы буквально дословно. Возможен и такой вариант: мероприятие записывается на видео (допустим, в Zoom), которое затем рассылается тем, кто принимал в нем участие или отсутствовал. Важно – донести до всех информацию.

Несомненный плюс онлайн-совещаний, а по сути базовый их инструмент – более подробный сбор мнений участников. Это может быть обратная связь в чате, обсуждение в малых группах и др.

Из минусов – затянутость таких мероприятий. Поэтому когда вы проводите онлайн-встречу, обязательно задавайте ограничения по времени. О том, сколько она будет длиться, сотрудникам должен сообщить помощник директора. Само собой, нужно напомнить всем о том, что совещание записывается, а значит, они обязаны тщательно к нему все подготовить (камеру, доклад, дополнительный визуальный материал, карточки и пр.).

Деловые удаленные мероприятия лучше проводить на интерактивных площадках типа Zoom. Когда сотрудники видят друг друга, они более активно вовлекаются в процесс: высказывают мнения, оценивают выдвигаемые идеи и т.п. Сейчас популярен онлайн-сервис Miro. Его используют для командной работы, в частности, для проведения виртуальных встреч. Свои мнения в ходе обсуждения вопросов и идей участники пишут на карточках. При таком формате встречи отвлечься не получится: нужно следить за дискуссией, быть в теме, что, несомненно, сказывается на результате.

Обычная практика, когда совещание протоколирует секретарь / помощник директора непосредственно в ходе его проведения или более опытный специалист после окончания, которому предоставляют запись встречи. Но возможны и варианты. Если в организации есть администратор онлайн-площадки, то, как правило, он и отвечает за проведение онлайн-мероприятий, включая фиксацию решений, принятых в ходе обсуждения. В том случае когда такого человека нет, запись делает тот, кто инициировал совещание, и он же по окончании заполняет протокол. При подобной организации процесса участники не отвлекаются от предмета обсуждения, время расходуется рационально.

Говорить о том, что секретарь или помощник директора, который протоколирует совещания, должен уметь пользоваться современными техническими средствами и технологиями обработки информации, пожалуй, не стоит. Очевидно: если он в этом несилен, то провалит все мероприятие. Так что если вам предстоит столкнуться с такой работой впервые, осваивайте Zoom или «Skype для бизнеса», учитесь включать видео, сохранять запись и т.д.

Сейчас секретари часто выступают и как модераторы: распределяют участников по разным вебинарным комнатам для обсуждения вопросов в малых группах, переводят их на «белую доску», чтобы там они записывали или заполняли подготовленные формы и сохраняли эти данные. Опять же, если ничего из описанных обязанностей вы не умеете, учитесь.

Исходя из своего опыта, могу сказать, что для грамотного проведения дистанционных совещаний нужно выполнить несколько пунктов.

1. Обеспечить хорошую связь. Если в ходе встречи вам придется без конца отвлекаться на то, чтобы восстановить интернет-соединение, то ее едва можно будет считать успешной. Лучше всего иметь помощника. Допустим, заместитель генерального директора является модератором совещания. Его помощником может быть секретарь или ассистент, который при возникновении проблем со связью подстрахует его.

2. Следить за качеством записи. Увы, зачастую про это забывают, и затем приходится вспоминать, что же было на совещании. Казалось бы, такие мелкие вещи, но они серьезно влияют на качество протоколирования.

3. Записывать информацию по существу. Если у вас совещание:

  • тактическое – протоколируется то, что надо сделать, в какой последовательности, кто отвечает за каждое действие;
  • стратегическое – записываются все возникающие идеи, выводы и длительность, на которую будет рассчитана выработанная стратегия.;
  • рабочее (планерка) – фиксируются задания на день и сроки сдачи отчетности. Здесь может использоваться программа Trello: основные задачи пишут на карточках и отслеживают (передвигают) до той поры, пока они не попадут в разряд выполненных.

Марина Мелентьева, помощник директор компании «Альянс» (Самара)

Я научилась вести протоколы дистанционных совещаний буквально четыре месяца назад, когда мы перешли на «удаленку». Перед этим почитала статьи, посмотрела примеры. Затем написала своим коллегам по электронной почте и задала им интересующие вопросы, также собрала информацию через соцсети – все охотно поделились опытом.

Ничего сложного в протоколировании нет. Главное – обладать навыком скоропечатания и грамотной письменной речью. А еще уметь делить тексты на смысловые куски. Я, например, к каждому придумываю название и выделяю основные тезисы жирным шрифтом. Когда выступающих много и совещание насыщенное, все записываю на диктофон и в течение суток расшифровываю аудиофайл.

Оксана Гайдук, эксперт по административным и кадровым вопросам (Самара)

Не думаю, что протоколирование дистанционного совещания – самое любимое занятие секретаря. Скорее, наоборот – особенно когда руководство не обозначает четко задачу, а говорит завуалированно: «Ну, ты трубу перемести туда, куда показывал, срок до четверга». А секретарь ломает голову, о чем это. Но не стоит пугаться таких задач.

Любому специалисту, назначенному модератором и протоколистом совещания, необходимо:

  • знать время и место его проведения;
  • знать участников совещания (и лишний раз напомнить им о совещании любым удобным и утвержденным в компании методом);
  • ознакомляться с повесткой дня (или формировать ее совместно с руководителем – организатором совещания) и направлять участникам;
  • за час до назначенного времени проверять техническую возможность для организации дистанционного совещания (если это видео-конференц-связь (ВКС)), чтобы у специалистов службы поддержки была возможность устранить неполадки;
  • за 30 минут до совещания готовить все необходимые материалы для ознакомления (презентации загружать на диск, в облако либо систему электронного документооборота и т.д.; каждого участника обеспечивать раздаточным материалом (раздаткой));
  • за 15 минут до совещания проводить экспресс-опрос участников по готовности и уточнять у айти-службы, выполнена ли настройка всех технических средств для корректной работы;
  • за 10 минут до совещания проверять готовность своих устройств, необходимых для ведения протокола (диктофон, ноутбук и т.д.).

Если в организации заведено, что совещание начинается с пунктов исполнения протокола предыдущего заседания, то здесь несколько вариантов.

  • Секретарь в устной форме докладывает о выполнении или невыполнении предыдущих поручений/задач.
  • Секретарь заранее готовит таблицу – презентацию по исполнению пунктов протокола предыдущего совещания.
  • Ответственные сотрудники сами отсчитываются о том, что сделано по ранее назначенным задачам (их выступления могут быть довольно продолжительными, поэтому необходимо регулировать время каждого докладчика).

В разных организациях протоколы ведут по-своему. Например, применяют следующие два варианта:

1. В протокол вносят тезисы докладов выступающих и поручения/задачи, которые были даны, с обязательным указанием ответственных и сроков исполнения.

2. В протоколе вносят только поручения/задачи, где также указываются сроки и ответственные сотрудники.

Сроки подготовки окончательного протокола в каждой организации также свои: от дня до нескольких минут.

1. Протокол готовится в течение дня после совещания, согласовывается со всеми участниками (лично, через электронную почту, СЭД и т.д.). Далее передается на утверждение руководителю.

2. Протокол готовится в течение часа после совещания. В телефонном режиме у участников уточняются какие-то моменты (если что-то непонятно), после чего документ передается на утверждение руководителю.

3. Протокол пишется сразу в ходе совещания. По окончании мероприятия дается время (не более 10 минут) на изучение документа (выводится на экран либо направляется каждому участнику на планшет, смартфон, ноутбук), при необходимости вносятся правки и дополнения. Далее протокол отдается руководителю на утверждение и после направляется всем участникам.

Дмитрий Лицентов, директор ТД «Галерея» (Москва)

Протоколы онлайн- и офлайн-совещания формируются по одним и тем же принципам, кардинальных различий не существует. И в том и в другом случае половина успеха зависит от того, насколько тщательно проведена подготовка. Для этого в нашей компании до начала совещания участникам рассылается заранее приглашение, список присутствующих, повестка собрания.

Во время проведения онлайн-встречи мы выводим еще одно окно (в зависимости от рода совещания). На дополнительном экране модератор демонстрирует повестку дня. Все вопросы должны помещаться на одну страницу. Далее, в процессе обсуждения, модератор записывает или рисует ключевые решения.

Мы не компания, которая бежит за прогрессом, а самая обычная, занимающаяся продажами. Вопрос с дополнительным экраном таблиц технически решили просто: взяли отдельно планшет, запустили на нем таблицы или программу для рисования и подключили его как участника конференции.

По окончании дистанционного совещания модератор сразу получает готовый протокол собрания. Подписывать его нет необходимости, потому что он все время находится в общем доступе для просмотра. Если по принятым решениям нет возражений, то нет больше и обсуждений.

По завершении онлайн-собрания протокол в виде картинки или таблицы помощник директора рассылает участникам совещания по электронной почте.

Опрос провела М. Сипатова,
редактор журналистского агентства СС 20

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2020.