Удаленная работа: как достичь эффективности

«Секретарь-референт» №5 2020 / Профессия

udalennaya_rabota

Удаленная работа. Большинству уже не кажется это словосочетание пугающим, ведь сейчас множество компаний перешло на такой режим. Однако поздно или рано пандемия закончится, а руководители, скорее всего, поймут все прелести удаленки и не захотят возвращать часть сотрудников в офис. Конечно, босс должен понять, что вы отлично справляетесь с задачами, выполняя их дистанционно. А для этого вам нужно правильно организовать себя, свое пространство и деятельность. Я подскажу, как отстроить все процессы, поскольку имею большой опыт работы именно в дистанционном формате.

Итак, 2020 год, весна. Кто бы мог подумать, что большинство компаний (даже тех, кто никогда не признавал удаленную работу) будут вынуждены в срочном порядке выдавать сотрудникам ноутбуки и созваниваться через Zoom, а не встречаться в переговорках? Однако таковы реалии. И секретарям как правой руке руководителя необходимо оперативно перестроиться на удаленные рельсы. Ведь от того, как быстро мы сможем адаптироваться и показать свою эффективность даже на удаленке, зависит, останемся ли в нашей компании. Для некоторых неприятным открытием станет тот факт, что они не столь ценные сотрудники, а значит, их неминуемо ждет сокращение и увольнение.

Удаленная работа сама по себе мало чем отличается от офисной. Вы точно так же сидите перед ноутбуком, только не в офисе, а дома. Точно так же отвечаете на почту и звонки. Да, не видите коллег (для многих это проблема), но, может, оно и лучше: так вы меньше отвлекаетесь на разговоры не по делу.

Без чего не обойтись при такой форме организации труда? Эффективность удаленной работы зависит от четырех факторов:

  • Мотивация.
  • Самоорганизация и дисциплина.
  • Инструменты.
  • Порядок и правила.

Чем организованнее и строже мы сами с собой, тем продуктивнее наше время. Чем более грамотно организуем свое рабочее место, тем больше задач сможем выполнять. Чем больше полезных программ и приложений используем, тем быстрее справляемся с делами.

Рассмотрим каждый из четырех факторов подробно.

МОТИВАЦИЯ

Когда я в свое время переходила на удаленную работу, несколько лет благополучно протрудившись в офисе, мне было очень сложно. Мешала собака, хотелось попить, посмотреть соцсети, разумеется, в разгар рабочего дня. «Всего-то на 5 минут отвлекусь. Подумаешь…» – стучало в моей голове. Однако сначала 5 минут прокрастинации[1], потом еще 10. В итоге результата от такой работы ждать не приходится, ты испытываешь чувство вины и неудовлетворенности собой. Какой-то порочный круг!

Почему же так происходит? Потому что мы, офисные сотрудники, привыкли к контролю – как со стороны начальства, так и коллег. В офисе ты лишний раз боишься открыть женский онлайн-журнал – вдруг кто-то увидит… Поэтому прокрастинировать на работе особо и не приходится. Другое дело дома.

Чтобы справиться с прокрастинацией и мотивировать себя, я советую использовать пять принципов:

  1. Поймите: если не вы, то никто.
  2. Работайте «помидорами».
  3. Планируйте с вечера.
  4. Вознаграждайте себя.
  5. Наведите порядок в телефоне.

Какие действия предполагает каждый принцип?

Поймите: если не вы, то никто

Секретарь, помощник или ассистент – это главное доверенное лицо шефа, которое должно быть еще и надежным защитником его интересов, и ответственным сотрудником. У вас просто нет права бездельничать в нелегкое для руководителя и бизнеса в целом время. Кто в назначенный час организует встречу в «Скайпе», закажет продукты шефу домой или напишет письмо-поздравление партнеру? Да никто, если не вы. Не теряйте мотивации! Помните: вы все тот же незаменимый сотрудник, как и ранее, только на удаленке.

Работайте «помидорами»

Для концентрации на больших, проектных задачах, которые содержат множество мелких, можно использовать технику помидоров (Pomodoro). Помидором называют отрезок в 25 минут.

Для удобства скачайте на телефон приложение Be Focused. Оно совмещает в себе функции менеджера задач и таймера с отрезками по 25 минут. Правило простое: 25 минут работаете усердно, 5 минут отдыхаете. И так 4 раза. После четвертого круга можно позволить себе отдохнуть и дольше, даже уделить 15 минут просмотру соцсетей на своем любимом балконе. Это будет как вознаграждение после продуктивной работы.

Таймер концентрирует и контролирует. Единственный момент: отложите все соцсети и по возможности телефоны подальше, вас ничто не должно отвлекать.

Планируйте с вечера

Это тоже один из методов мотивации, потому что когда вы встаете утром, вас ждет четкий план на сегодня. В такой ситуации расслабиться не получится. Если планировать утром, то можно что-то забыть, поскольку вы еще не вошли в рабочий ритм.

udalennaya_rabota

Вознаграждайте себя

Придумайте себе систему поощрений. Например, сделали корпоративную рассылку на весь офис – съешьте любимое лакомство или порадуйте себя еще чем-то: примите ванну, полистайте женский журнал, в конце концов скажите себе комплимент, а лучше запишите его на стикер, который прикрепите там, где будете натыкаться на него постоянно.

udalennaya_rabota

Наведите порядок в телефоне

Мы склонны прокрастинировать в том числе и потому, что сами облегчили себе доступ к социальным сетям, играм, развлекательным приложениям на телефоне. Поэтому соблюдайте правило первого экрана: разместите на первом экране вашего телефона только рабочие приложения. Все развлекательные утилиты расположите по возможности дальше.

udalennaya_rabota

САМООРГАНИЗАЦИЯ И ДИСЦИПЛИНА

Немалое значение при удаленной форме деятельности играют самоорганизация и дисциплина. И здесь я имею в виду и рабочее место, и график. Если вашим офисом стала любимая кровать, а режим не налажен или попросту сбит – ничего толкового не получится.

Вообще, одна из основных трудностей, с которой поздно или рано сталкиваются удаленные сотрудники, – разграничить отдых и работу. Ты все время дома, здесь и трудишься, и отдыхаешь. Как перестроиться с рабочего на домашний лад и наоборот? Помогают простые принципы самоорганизации.

  1. Продумайте график.
  2. Организуйте рабочее место по принципам эргономики.
  3. Одевайтесь удобно, но по-деловому.
  4. Наведите порядок на компьютере.
  5. Фокусируйтесь на одной задаче и делите ее на блоки.
  6. Проводите для коллег корпоративные рассылки.
  7. Ведите здоровый образ жизни находясь дома.

Расшифруем, что следует подразумевать под каждым принципом самоорганизации.

Продумайте график 

Ваш рабочий график дома должен не отличаться от того, что был установлен для вас в офисе. Сразу отметьте в своем календаре перерывы на обед и кофе-паузы. Пусть они будут в одно и то же время: и для здоровья полезно, и система есть. Хаотичность в питании и перерывах – плохая затея.

udalennaya_rabota

Организуйте рабочее место по принципам эргономики

Эргономика – принципы расположения предметов в пространстве для эффективного труда. А еще это про то, насколько вам удобно сидеть, как далеко от ваших глаз должен находиться монитор и т.д.

Рабочее место при отсутствии письменного стола можно организовать, например, на подоконнике (светло и удобно), туалетном столике, за кухонным столом. Рядом кладите только предметы, напрямую связанные с офисом: телефон, ежедневник и др. Самые часто используемые вещи поместите со стороны преобладающей руки.

Не надо работать полулежа на любимой кровати или диване: это расслабляет. Пусть ваша постель ассоциируется только с отдыхом, а не с работой.


[1]Прокрастина́ция (англ. procrastination — задержка, откладывание) — в психологии склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.

А. Сосновая, основатель и руководитель бизнес-школы помощников и ассистентов, сертифицированный специалист Learning and Knowledge Management, победитель в номинации «Наставник года» PA (Personal Assistant) Awards 2019

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.

Скачать бесплатно демо-номер журнала

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.