Секретарь + руководитель = команда? Развенчиваем мифы. О том, как все на самом деле

«Секретарь-референт» №8 2019 / Профессия

Рано или поздно почти любой секретарь или помощник сталкивается с ситуацией, когда работа полностью занимает его время и мысли, отнимает все силы и в итоге становится его жизнью. Неудивительно, если учесть, что хороший помощник не просто те самые время и сила – это нервы и душа, вложенные в дело. В то, чтобы не только отлично выполнить свои обязанности, но и создать с руководителем единую непобедимую команду. Вот только на практике вместо команды часто в лучшем случае – два человека, которые находятся в одно и то же время в одном и том же месте, в худшем – раб и рабовладелец. Насколько это плохо? И стоит ли мифическая команда того, чтобы положить на ее создание жизнь и здоровье? Что необходимо учитывать, прежде чем приступать к поиску работы, предаваться мечтам об «успешном успехе» или начинать лепить себе идеального шефа из того, что прямо сейчас требует у вас кофе с пятью ложками сахара?

До трудоустройства

Чтобы оказаться на карьерном Эвересте, любому не помешало бы просчитать все шаги по его покорению. И конечно, быть готовым к преградам, которые могут встретиться на этом пути.

О чем не мешало бы поразмыслить тому, кто еще только собирается совершить восхождение на заветную гору или кто уже прошел определенный участок и столкнулся с непредвиденными сложностями? Например, думал, что стал незаменимым помощником в команде альпинистов, потому побывал на разных вершинах в разное время года, а на самом деле не тут-то было?

Почему руководителю не нужна команда

Создание команды, налаживание совместной работы, поиски психологической и прочих совместимостей в случае босса и помощника всегда игра в одни ворота. Вы заинтересованы в выстраивании здоровых деловых отношений гораздо больше, чем он. Если вам некомфортно работать с начальником – это ваша проблема. Если ему сложно взаимодействовать с вами – он найдет нового помощника.

При этом что бы вы ни делали, какими бы компетенциями ни обладали, начальник может просто не захотеть создавать с вами команду. Почему? Причины самые разные. Вот пять основных:

1. Боссу это просто не нужно.

2. Он не хочет работать в команде со своим помощником, а хочет быть владыкой морским / маменькиным сынком / суперзвездой.

3. Он никому не доверяет и не хочет доверять.

4. Специфика его работы такова, что создавать команду просто незачем.

5. Вы ему не нравитесь.

Самое интересное, что непосредственно к вам пятый пункт не имеет почти никакого отношения. Корень зла кроется совсем в другом.

Как отмечают специалисты по подбору персонала, большинство руководителей плохо понимают, чего они хотят от помощника. Они не могут или не желают озвучить реальные требования к человеческим и профессиональным качествам кандидата, умалчивают важные детали об условиях работы, стесняются признаваться в том, что для них важна внешность будущего сотрудника. А в тех редких случаях, когда понимают, какой ассистент им нужен, и даже говорят правду, оказываются не готовы платить специалисту столько, сколько он на самом деле стоит.

Все это сильно осложняет работу HR-менеджеров. Поиски идеального помощника затягиваются, и в итоге руководитель останавливает свой выбор на ком-то, чьи компетенции его впечатлили (все остальное при этом может раздражать), или, наоборот, на том, кто хотя бы не действует на нервы. Так себе начало продуктивных рабочих отношений, будем честны.

Чек-лист вопросов для помощника

Не стоит забывать и о самом помощнике. Мало кто из нас готов себе честно ответить на такие важные вопросы:

•Какой режим работы мне подходит? Могу ли я физически трудиться годами без выходных, отвечать ночами на телефонные звонки, приезжать в офис к семи утра и покидать его после полуночи? А если могу, то хочу ли этого?

•Что я готова терпеть от своего руководителя: крики, издевки, пошлые шутки, публичные унижения? Если готова, то что может этот кошмар компенсировать?

Одна коллега мне рассказывала, что прежний работодатель могла на нее публично орать и бросать предметы, звонила ночами, требовала ходить с ней в бары и рестораны (неудивительно, с таким характером друзья у нее наверняка не водились и больше идти было не с кем). Но она хорошо платила, брала своего помощника в заграничные командировки, летали они на частном самолете. И в целом обеих все в этой ситуации устраивало.

С одной стороны, отдает психопатологией. С другой стороны, похоже, что их патологии оказались комплиментарны друг другу. 

•Готова ли я отказаться от карьеры ради служения руководителю и работать с ним, пока пенсия не разлучит нас?

•Готова ли я вступать в личные отношения с руководителем и его семьей: быть вхожей в дом, общаться с женой и детьми, обсуждать личные темы, помогать в решении бытовых задач?

•Чего я хочу от этой работы? Рутинных повторяющихся обязанностей, возможности уходить ровно в 18:00, отпуска по графику или творческих задач, интересных проектов, участия в международных выставках и конференциях, заграничных командировок, сопровождения стрессовых переговоров и невозможности даже завести кота, потому что кто же будет его кормить?

 

Пожалуй, это самое главное. Хорошо, если вы в процессе размышлений честно ответите себе на вопросы, для чего именно вам нужна командная работа с руководителем? Чтобы быть наиболее продуктивной и лучше справляться со своими обязанностями? Чтобы перестать его бояться и иметь возможность ему доверять? Для того чтобы им манипулировать? Чтобы набраться новых знаний и умений и построить успешную карьеру?

Или все это вам не нужно? Просто книги, фильмы и статьи в глянце сформировали у вас романтическое представление о профессии секретаря, и теперь если вы всего лишь выполняете определенный круг обязанностей каждый день с 09:00 до 18:00, вам неприятно поддувает из незакрытого гештальта?

Продолжаем разбираться с собой дальше.

•Что вы будете делать, если команда так и не сложится? Искать другое место? Не прекращать попытки создания рабочего тандема? Смиритесь и будете спокойно выполнять свои обязанности? Не смиритесь и будете работать, постоянно нервничая и волнуясь?

•На какие подвиги и свершения вы готовы, если все-таки командная работа – цель и смысл вашей жизни? Сможете ли вы переехать в другой город? Выучить еще один иностранный язык, окончить курсы, получить очередное высшее образование, работать без отпусков и выходных, стучать на коллег, выполнять самые идиотские поручения шефа?

Кстати, получить удовольствие от жизни и работы можно, независимо от того, что вы ответили на эти вопросы. Да-да! Главное, чтобы условия работы подходили под ваши требования. А здесь важно быть честными перед самими собой. Надо четко сформулировать для себя эти требования, получив ответы на вопросы, и искать место работы, которое будет соответствовать вашим представлениям.

Разные сценарии

Лучше один раз подняться на вершину, чем постоянно слушать невероятные истории о восхождениях опытных альпинистов. Так-то оно так, вот только не нужно забывать о своих возможностях и желаниях: «Могу или не могу, потому что…», «Хочу или все же нет, ведь…». К себе нужно прислушиваться всегда. Как все это связано с работой секретаря?

Приятный компромисс

В современном мире все много говорят про лояльность, любовь и уважение к компании и руководителю. На самом деле совершенно непонятно, зачем босса любить?

Более того, может оказаться, что вам его и уважать необязательно. И при желании реально выстроить работу по разным сценариям.

Если вы не жаждите славы и признания, а хотите спокойно проводить вечера в кругу семьи, забыв об обязанностях помощника, как только встанете из-за стола, то лучше всего вам подойдет руководитель, который не станет посвящать вас в свою личную жизнь, звонить ночами, нагружать трудновыполнимыми псевдотворческими задачами.

Да, возможно, это не самая интересная работа и не ежедневный трудовой подвиг, зато и стресса мало, и время на себя остается. Нужно ли вам в таком случае испытывать к своему шефу уважение? И зачем? Достаточно того, что вы не мешаете друг другу. А уже что им движет, почему он делает из вас свою правую руку и где история из кинофильма «Дьявол носит Prada», не имеет никакого значения.

Когда энергии много

Ситуация усложняется, если вы хотите трудовых подвигов и свершений, чтобы каждый день готовил новый бой, а приходится приносить чай и кофе, писать одни и те же письма, принимать посетителей и контролировать исполнение задач. Нереализованный потенциал точно так же, как и постоянные перегрузки, может быть причиной и депрессии, и иных заболеваний, и просто недовольства собой и жизнью.

Решить эту проблему можно только одним способом: честно поговорить со своим руководителем, сообщить ему о своих желаниях, перечислить умения, еще лучше – предложить варианты обязанностей, которые готовы взять на себя.

Не ждите моментальной реакции. Боссу понадобится время, чтобы ваше предложение обдумать. И скорее всего, не один день, даже не одна неделя.

Если же руководитель отнесется к вашим откровениям без энтузиазма, то вариантов только два:

1. Смириться.

2. Искать другую работу (лучше предварительно пробежаться по приведенному выше чек-листу).

Неразрешимые противоречия

Как видим, и второй вариант решаем. Хуже, когда помощник хочет покоя и хотя бы в выходные высыпаться, а руководитель желает подвигов в режиме нон-стоп и, кажется, ночами не спит – придумывает новые, все более невыполнимые задачи.

К сожалению, единственный способ справиться с этой ситуацией – поменять работу.

В теории все легко, но на самом деле мы часто не может позволить себе выбрать себя, просто «потому что жизнь».

Какими бы ни были ваши амбиции, чтобы работать в международной компании, придется выучить хотя бы английский язык. Тратить на это время, силы и деньги. Параллельно работать там, где не нравится.

Если вы хотите уйти в более крупную компанию, выполнять более сложные обязанности, то придется постоянно клянчить у руководителя новые задания, читать литературу и блоги по теме, искать онлайн- и офлайн-курсы. И снова выкраивать деньги и время на обучение.

Хотите вы спокойной жизни или нет, это становится неважным перед лицом экономического кризиса, когда другую работу найти непросто и ваш руководитель тоже в курсе событий. Поэтому вам придется решать деловые вопросы по выходным, задерживаться в офисе вечерами, если повезет, тратить свободное время на сон. Из школы будут звонить, потому что вы не приходите на родительские собрания, дети будут обижаться, потому что не помогаете им с уроками (и не только с этим – вообще ни с чем, ведь в ваши обязанности входит делать домашку с сыном или дочкой своего начальника), кот перестанет вас узнавать. А вы, независимо от своих мечтаний и расставленных приоритетов, продолжите ездить на работу к семи утра.

Все ваши успешные попытки создать команду со своим руководителем могут превратиться в ноль, когда ваш начальник уйдет в другую компанию, а его место займет новый человек, с другими привычками, вкусами, ритмом работы, амбициями и представлениями о прекрасном. Весь многолетний опыт придется отринуть и заново налаживать процесс. Возможно, в этот раз ваши усилия желаемого результата не принесут.

Как выстраивать отношения с руководителем: 6 правил

Что же делать, если у вас нет выбора?

1. Не прекращать попыток наладить отношения с боссом. Читайте статьи в журнале «Секретарь-референт», книги по психологии, ищите советы на форумах.

 

2. Будьте готовой к тому, что ни один из этих советов не сработает, а сработает что-то совсем неожиданное. Или не поможет ничего.

Скажем, если руководитель не хочет делиться с вами информацией, то никакие ваши трюки и аргументы не изменят его позицию. Почему он должен делать то, что ему не нравится, если и так всем доволен?

Вас и вашу работу босс в расчет не берет. Результат все равно спросит, а что этот результат зависит в том числе и от сведений, которые грамотный руководитель обязательно бы предоставил, не его проблема, а ваша.

А начальник, который кричит на вас и унижает перед сотрудниками и посетителями, не прекратит это делать никогда, как бы грамотно вы ни научились общаться и каким бы идеальным работником ни были. Потому что ему помощник нужен именно для того, чтобы орать и оскорблять, а не для того, чтобы письма составлять и готовить аналитические отчеты. Самое обидное: чаще всего это не компенсируется ничем – никаких заграничных командировок, частных самолетов и премий в конвертах.

3. Запасайтесь терпением. Советы, найденные в книгах и на форумах, применяйте в том числе и по отношению к себе. Чаще повторяйте: работа – это только часть жизни, но никак не вся жизнь. Позволяйте себе ошибаться, ведь все, кто хоть что-то делает, рано или поздно обязательно допускают промахи. Признавайте свои чувства. Найдите возможность поплакать, если плакать хочется.

4. Не покупайтесь на легкие способы изменить свою жизнь. Если вы действительно хотите это сделать – придется работать. Чтобы наладить диалог с начальником, мало просто прочитать список советов в журнале. Придется еще и воплощать их в жизнь. Учиться новому или искать другую работу, что тоже непросто. С некоторыми из нас происходят чудеса, но на поверку оказывается, что каждый из этих «некоторых» годами тяжело, упорно и честно трудился.

 

5. Хорошо выполняйте свои обязанности. Вот мы и подобрались к главному. Старайтесь делать все на совесть, как правило, установление контакта с любым руководителем начинается именно с этого. К тому же блестящие результаты вашей работы видите не только вы и ваш начальник, но и многие окружающие люди. И если вы не будете их подводить, они всегда придут вам на помощь.

6. Никто из нас не обязан сутками излучать позитив и быть добрым, как Арина Родионовна к маленькому Пушкину. Тем не менее мы обязаны всегда и со всеми быть вежливыми.

Во-первых, потому что вежливость – лучшее оружие в борьбе против любого хамства. Оборону воспитанного и учтивого человека не пробить брошенным в него мобильным телефоном.

Во-вторых, большинство из нас, и руководители в том числе, уже привыкли к постоянному хамству, ругани и тому, что все время приходится с боем отстаивать свои интересы. Обращаясь с окружающими не так, как это модно у популярных блогеров, а так, как это делают воспитанные люди, вы создаете свое безопасное пространство. Возможно, и ваш руководитель расслабится, и наладить с ним работу станет гораздо легче.

В-третьих, во время поисков работы хороши все средства. Первоклассного помощника с удовольствием «уведут» и партнеры, и конкуренты. Так что если нынешняя работа вас не устраивает, не экономьте на вежливости.

Резюме

•Командная работа – один большой плюс. Это бесценный опыт, комфортная обстановка на работе, сэкономленные нервы и новые профессиональные вершины. А еще возможность не только стать своему руководителю партнером и учиться у него новому, но и обрести настоящего друга. Но это – очень редкая история.

•Прежде чем расстраиваться, что у вас пока не получается, подумайте о том, действительно ли это так плохо. Захотите ли вы заниматься всю жизнь одним и тем же, работать с одним руководителем? Будете ли готовы к тому, что когда захотите уйти, он откажется вас отпускать? И просто хороших помощников руководители держат при себе и всячески мешают их дальнейшему профессиональному росту. А уж если речь идет о команде, придется забыть о том, чтобы строить карьеру в той же компании. И как скоро вы оправитесь от того, что смена работы в этом случае повлечет за собой потерю друга?

•Команда как эталон способа взаимодействия с шефом, взаимные любовь и уважение, конечно, очень хороши. Любой помощник, да, пожалуй, каждый человек назовет такую «троицу» среди ключевых составляющих «работы мечты». Но их важность в нашей жизни и работе сильно преувеличена. Порой нужно отказаться от идеи создать команду любой ценой, особенно если эта цена – вы сами.

М.А. Юдакова

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2019.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.