Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек: что изменилось?

«Секретарь-референт» №7 2021 / Отдел кадров

Минтруд России наконец реализовал свою давнюю задумку: актуализированы нормы, регламентирующие ведение трудовых книжек. С 01.09.2021 работать с трудовыми книжками мы должны уже с учетом новых требований. Рассмотрим основные изменения, которые нас ожидают.

О НОВОМ ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

Первая попытка заменить морально устаревшую во многом Инструкцию по заполнению трудовых книжек[1] была сделана еще в 2018 году: 23.04.2018 на сайте Минтруда России был опубликован проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который так и не был принят – по всей видимости в связи с тем, что как раз вскоре после этого началось активное внедрение электронных трудовых книжек и проект в части некоторых своих положений перестал быть актуальным, не успев родиться…

 

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ?

Напомним, «электронные трудовые книжки» – это разговорный эвфемизм правового термина «Сведения о трудовой деятельности» (далее – СТД).

 

Теперь Минтруд России разработал новый вариант нормативного документа с тем же названием: «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок), в котором более-менее учтены последние изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ):

  • электронные трудовые книжки и
  • специфика удаленных работников.

Порядок утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320, был зарегистрирован в Минюсте России 01.06.2021, вступает в силу 01.09.2021 и будет действовать, как и все принимаемые ныне подзаконные нормативные правовые акты, в течение шести лет – до 01.09.2027 (то есть по 31.08.2027 включительно).

В Порядок частично инкорпорированы нормы Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] (далее – Правила). При этом сами Правила продолжают действовать. В первоначальной редакции проекта Порядка момент вступления его в силу был привязан к дате отмены Правил, чтобы вместо двух документов – Правил и Инструкции – кадровикам можно было руководствоваться только одним – Порядком. Однако отменить свою собственную Инструкцию Минтруд России может легко, а вот «пробить» отмену правительственных Правил оказалось, по-видимому, весьма непросто. Минтруд России, судя по всему, разуверился в реальности скорой отмены Правил и стремился как можно скорее отменить Инструкцию. Поэтому если Правила так и не будут отменены, с 1 сентября мы будем, как и раньше, работать по двум документам: Правилам и Порядку.

 

Это означает, что идея Минтруда России освободить нас от обязательного ведения бумажных личных карточек пока, к сожалению, не заработает: разделы формы № Т-2 либо формы, самостоятельно утвержденной работодателем, куда вносятся сведения о приеме, постоянных переводах и увольнении, подлежат заполнению записями, дублирующими информацию в трудовых книжках, и к ним должны быть автографы работников – вплоть до отмены Правил.

 

НА КОГО НЕ ТРЕБУЕТСЯ ВЕСТИ ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ?

Обязательность ведения личных карточек основывается только на одной правовой норме – п. 12 Правил, который обязывает знакомить работников с записями в трудовых книжках о приеме на работу, постоянных переводах на другую работу и об увольнении под роспись в личной карточке. Внесение в личные карточки прочих записей для целей кадрового учета является добровольным (не обязательным, факультативным). Поэтому на работников, на которых трудовые книжки для кадрового учета не ведутся, вести личные карточки не требуется. К их числу относятся:

– совместители;

– работники, подавшие заявления о переходе на СТД в электронной форме;

– работники, впервые трудоустроившиеся после 2020 года.

ЧТО МЕНЯЕТСЯ В ФОРМЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК? 

1. Собственно говоря, в общем и целом утвержденные Порядком формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку почти не претерпели изменений, а те, что есть, – весьма незначительны:

  • Титульный лист:

– для указания профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предусмотрена одна. Так что полученную работником новую профессию или специальность вписать будет некуда;

– на строке «Дата заполнения» больше нет заготовленных мест для указания числа, месяца (явно прописью) и года — просто чистая строка, где дату нужно будет указывать цифровым способом в формате «ХХ.ХХ.ХХХХ»;

  • Раздел «Сведения о работе»:

– количество разворотов раздела увеличено с 10 до 14;

  • Раздел «Сведения о награждении»:

– количество разворотов раздела уменьшено с 10 до 7;

– в третьей графе вместо множественного числа («Сведения о награждениях (поощрениях)») использовано единственное число («Сведения о награждении (поощрении)»);

  • Вкладыш в трудовую книжку:

– обложка для вкладыша не предусмотрена;

– для сведений о работе установлено 12 разворотов, для сведений о награждении – 5;

  • Нумерация бланков:

– Ни в форме книжки, ни в форме вкладыша, которые приведены в Порядке, не предусмотрено (!) указание их серий и номеров.

2. Как и прежде, бланки трудовой книжки и вкладыша должны храниться работодателями как документы строгой отчетности и выдаваться ответственному лицу по его заявке. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, прилагая приходный ордер кассы организации.

Весьма странный факт: в новом нормативном документе не учтено, что сейчас у подавляющего большинства работодателей отсутствуют наличные расчеты и приходных кассовых ордеров у них быть не может ввиду отсутствия кассы.

3. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, как и ранее, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и без возложения материальной ответственности на работника, испортившего бланк строгой отчетности.

 

 

[1] Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

[2] Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013).

И.В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2021.