Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: тонкости создания, ознакомления, регистрации

«Секретарь-референт» №6 2020 / Отдел кадров

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

Главным нормативным документом, который регламентирует процесс уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Федеральный закон № 439-ФЗ).

В части первой ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ установлен ряд обязанностей, которые работодатели должны исполнить в связи с формированием сведений о трудовой деятельности (далее – СТД) в электронном виде. Одна из обязанностей – уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием СТД в электронном виде, и что он вправе выразить свое мнение о способе фиксации сведений о трудовой деятельности в заявлении.

uvedomleniya_trudovye_knizhki

Также Федеральный закон № 439-ФЗ устанавливает обязанность и для работников: выразить свой выбор в письменном заявлении и подать его работодателю до 31 декабря 2020 года.

uvedomleniya_trudovye_knizhki

Напомним, что подать заявление об отказе от бумажных трудовых после 31 декабря 2020 года имеют право:

  • работники, которые сначала выбрали бумажный вариант трудовой книжки, а потом передумали;
  • работники, которые в 2020 году не подали заявление, потому что находились в отпуске, болели, были отстранены от работы или по каким-то другим причинам не выполняли свои трудовые обязанности при сохранении за ними рабочего места;
  • лица, которые имеют трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.

Анализируя эти нормы, а также разъяснения Минруда России и Роструда, постараемся с практической точки зрения взглянуть на процесс подготовки такого документа, как уведомление.

КОМУ ВРУЧАТЬ УВЕДОМЛЕНИЯ?

Уведомление нужно вручить каждому работнику – именно такое требование содержится в законодательстве, однако есть иное мнение. Так, на вопрос о том, нужно ли уведомлять внешнего совместителя, заданный на сайте на сайте онлайнинспекция.рф, чиновник Роструда ответил[1], что работодатель не обязан уведомлять внешнего совместителя об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием СТД в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки и предоставлением ему работодателем СТД. Свою позицию он аргументировал тем, что такой работодатель не ведет трудовую книжку совместителя.

Вроде бы все понятно, правда? Но взглянем на ситуацию с юридической точки зрения. Норма федерального закона приоритетнее, чем ответ некоего чиновника на сайте, и в случае спора с инспектором опираться мы будем только на норму законодательства, которая гласит: «уведомление каждого работника». В ней нет оговорки, что не нужно уведомлять совместителей и иных лиц, трудовые книжки которых не ведут в организации. Безопаснее уведомить всех работников, с которыми вы заключили трудовые договоры, в том числе о работе по совместительству. Помните: главная цель уведомления – рассказать об изменениях в трудовом законодательстве.

Вручать уведомления нужно также работникам, которых примут на работу по 30 июня 2020 года, если:

  • с января по июнь 2020 года они не работали по трудовому договору;
  • они работали, но на прежнем месте работы не получили уведомление;
  • на прежнем месте работы они получили уведомление, но решили продолжить вести бумажную трудовую книжку (у такого работника есть право изменить свой выбор).

Вопрос

Я увольняюсь в мае 2020 года, но уведомление о переходе на электронные трудовые книжки еще не получила. Должен ли работодатель уведомить меня перед увольнением?

Ответ

У работодателей есть достаточно большой срок для подготовки такого уведомления – до конца июня 2020 года. Если уведомления уже готовы, работодатель вправе его вручить работнику. Если документ в организации еще не подготовили, работодатель не обязан уведомлять работника перед увольнением.

Получить уведомление и сделать выбор работник вправе у следующего работодателя. Согласно п. 6 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ подать письменное заявление о выборе между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением СТД работник имеет право при трудоустройстве по основному месту работы.

КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ УВЕДОМЛЕНИЕ?

Федеральный закон № 439-ФЗ и Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) не уточняют, как именно нужно составить уведомление и какую именно информацию в нем разместить. Каждая организация вправе разработать свой текст документа. Многие уже составили уведомления. У кого-то оно уместилось на полстранички, а у кого-то растянулось на два листа. Некоторые кадровики, перестраховываясь, пытаются чуть ли не дословно перенести в уведомление текст Федерального закона № 439-ФЗ. Этого делать не нужно, ведь цель уведомления – помочь работнику сделать осознанный выбор. Излагайте информацию простым языком, доступно объясните все нюансы выбора. Если вы еще не составили уведомление, воспользуйтесь опубликованным в журнале Алгоритмом.


[1] Подробнее: https://clck.ru/NdRxh.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам,
преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2020.