Электронная версия журнала

Я всегда с собой беру…

«Секретарь-референт» №6 2019 / Профессия

Вот она, заветная дверь кабинета. Рука вслепую лезет в сумку, в привычном месте нащупывает ключи. Звонок мобильного – шеф уточняет график. Рука дрогнула, ключи упали в недра сумки… Опять доставать. Итак… Нет, это аптечка. А это рулетка. А это портативный набор инструментов. А это футляр с зарядниками всех видов и типов. А это ежедневник и база контактов. И вот спустя пять минут и одну горку вещей на полу ключи найдены на самом дне. Знакомо? Если да, то приветствуем вас, коллега-ассистент! Ситуации, подобные описанной выше, часто встречаются в быту персональных помощников и не только. Разберемся, что чаще всего можно встретить в сумке ассистента.

Прежде всего, что ассоциируется со словом «ассистент»? Помощник, правая рука, палочка-выручалочка. Это тот случай, когда синонимы гораздо лучше описывают понятие, нежели придуманные определения.

Ассистент – тот человек, который помогает работать. Неважно, кому, где, как и в какой сфере. Задача помощника – сделать так, чтобы его подопечные могли легче и быстрее выполнять свою работу.

Именно ассистент снимает непрофильную нагрузку. Он берет на себя организационные вопросы (ведение графика, согласование встреч, регулярные напоминания о мероприятиях и подготовка к ним вместо руководителя), делает рутинные отчеты, которые отнимают много времени и сил (отчет о командировках и статусе выполнения проектов, единый отчет для руководителя, составленный на основе данных, которые получены от подразделений), и т.п. Одним словом, ассистент упрощает офисную жизнь, создает комфортные условия работы. А это, в свою очередь, подразумевает и решение бытовых вопросов.

Не замечали, что очень часто руководители и сотрудники, если сталкиваются с какими-то мелкими проблемами (порвались колготки, испачкался галстук, заклинило замок в портфеле), бегут к ассистенту? И начинается череда «А нет ли у тебя случайно?..» А случайно, между прочим, есть. Почти на все случаи жизни. 

СУМКА ГЕРМИОНЫ ГРЕЙНДЖЕР: ЧТО ВСЕГДА ПРИ НАС?

Помните, в последней части «Гарри Поттера» во время странствий главных героев Гермиона достает из своей маленькой сумки то комплект сменной одежды, то палатку, то какие-нибудь другие полезные девайсы?

Что носят с собой ассистенты? 

1. Много техники.

Уже неоднократно сказано, что ассистент – это тот, кто всегда на связи и кто способен включиться в рабочий процесс в любое время, в любом месте. Инструменты для выполнения столь важной задачи у каждого свои. Кому-то достаточно одного телефона, кто-то предпочитает иметь под рукой планшет или компьютер, а кто-то – все сразу.

2. Набор зарядных устройств.

С нами всегда много проводов, чтобы в случае чего спешно подзарядиться и остаться в строю. Кстати, не замечали, что, договариваясь с ПА о встрече, часто можно услышать фразу: «Сядем вон за тот столик, там розеток много?» Вот-вот.

3. Аптечка.

В нее входят только проверенные средства, способные за пять минут сделать из зомби работоспособного человека. Этот набор подбирается под самого ассистента и рассчитан прежде всего на него.

4. Рабочая база данных.

Чтобы всегда быть в состоянии решить срочные и важные (и не очень) запросы шефа, ассистенты должны быть в полной боевой готовности. А главное наше оружие – информация. Именно поэтому большинство помощников, придя на новое место работы, формируют базу данных, куда, как правило, входят:

  • информация, касающаяся шефа и его семьи (паспортные данные, прописка, фактическое место проживания, данные загранпаспортов, СНИЛСа, ИНН, свидетельств о браке и рождении детей, номеров машин, участия в бонусных программах и т.д.);

  • основные контакты (шефа, его ближнего окружения и всех подчиненных, с которыми он взаимодействует наиболее часто, контрагентов – их контакты отбираются по тому же принципу, что и контакты сотрудников);

  • данные обслуживающих организаций (банков руководителя, автосервиса, где обслуживается машина шефа, стилиста, клининга, который убирается у него дома, любимых ресторанов, магазинов и химчистки);

  • заметки о предпочтениях руководителя (что ест, что пьет, где гуляет, что любит читать, какой столик и в каком ресторане, какое место в самолете предпочитает и т.д.).

Формат хранения такой базы может быть разным и зависит от того, что кому удобнее и что позволяет политика безопасности компании. Кто-то предпочитает иметь данные в облаке, кто-то создает отдельный файл на рабочем компьютере и дублирует сведения в блокнот. Некоторые любят вести информацию в документе и в двух блокнотах сразу: документ нужен, если придется кому-то передавать дела; один блокнот всегда лежит с собой в сумке, другой – остается в офисе, если с первым что-то случится. Главное, что стоит учитывать при подборе техники, – она должна быть на одной операционной системе. То есть если у вас iPhone, постарайтесь пользоваться «яблочными» ноутбуками и планшетами, чтобы не возникало проблем совместимости документов на разных устройствах.

5. Средства для записи.

Они могут быть самыми разными, в зависимости от того, кому и что удобнее. Блокнот и ручка, планшет, еще один телефон или компьютер – неважно. Главное, чтобы с помощью этих девайсов можно было оперативно записать срочную задачу или информацию.

6. Косметичка и другие средства для приведения себя в порядок.

Будем честны, чаще всего ассистентами работают девушки. Каждая, фигурально выражаясь, лицо своего руководителя. Речь здесь идет не о дресс-коде, а об общем внешнем виде – быть всегда опрятной, ухоженной и аккуратной. Неважно, в джинсах ассистент или в костюме, с роскошными локонами или короткой стрижкой. Важно то, что он – ассистент – должен всегда выглядеть хорошо, чтобы, если возникнет необходимость с кем-то встретиться по делам руководителя, не ударить в грязь лицом.

Именно поэтому под руками нужно держать тот минимум средств, с помощью которого можно будет привести себя в порядок и освежить общий вид. Кому-то необходимо, чтобы с собой всегда были любимые духи, кто-то носит «тоналку» и тушь, кто-то – только блеск для губ.

7. Нужные мелочи.

К ним относятся предметы и средства самого разного назначения, которые требуются в работе постоянно (карманный отбеливатель, если босс с завидной регулярностью умудряется посадить пятно на одежде перед важной встречей) или могут пригодиться в текущий период времени (рулетка, если в офисе идет ремонт и нужно быть готовым измерять все вокруг и вносить корректировки в план). 

Л.Л. Гриценко, ассистент family office
Е.Д. Малиновская, помощник директора по правовым вопросам, ОК РУСАЛ

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2019.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.