Электронная версия журнала

Уроки вежливости для секретаря

«Секретарь-референт» №2 2019 / Профессия

Секретарь обязан быть вежливым всегда – это показатель профессионализма. Но сложно оставаться учтивой, когда на работе аврал, когда начальник орет, а клиенты хамят, когда волнуешься или оказываешься в неловкой ситуации. Помогают правила этикета, ведь они описывают поведение в самых разных обстоятельствах. В статье мы собрали этикетные нормы, которые применяются в повседневной работе секретаря чаще всего.

 

Несколько лет назад в интернете набрала популярность фраза: «Каждый человек сражается на войне, о которой ты ничего не знаешь. Поэтому будь добр. Всегда». На первый взгляд это очень хороший призыв, но выполнить его практически невозможно. Работающий человек, живущий на зарплату, пользующийся общественным транспортом, воспитывающий детей, заботящийся о родителях, не может быть добрым всегда и со всеми. И не должен. Не так давно на тех интернет-просторах мне встретился другой вариант этой фразы: «Каждый человек сражается на войне, о которой ты ничего не знаешь. Будь вежлив. Всегда». Этот постулат куда ближе к истине. Никто из нас не может рассчитывать на безусловное уважение, любовь и доброе отношение. И мы, в свою очередь, не обязаны ни к кому испытывать хорошие чувства. Но мы можем вести себя с другими вежливо. И вправе ждать от них такого же отношения.

А если все будут друг с другом вежливы, то на наши жизни, работу, настроение никак не будет влиять чье-то предвзятое отношение. Вежливость, правила хорошего тона, помогают нам держать контроль над своими чувствами и эмоциями. Помогают хорошо выполнять свою работу, сохраняя в порядке здоровье и нервную систему. Помогают отделять личное от дел, важное от второстепенного.

Для этого существуют правила этикета. Они описывают поведение практически во всех жизненных и рабочих ситуациях и существуют для того, чтобы помочь вам быть действительно вежливой. При этом не нужно перегружать оперативную память попытками понять, как действовать в том или ином случае. Кто с кем должен здороваться первым? Подавать ли руку для приветствия? Стучать ли, прежде чем войти к кабинет к руководителю?

Разберем наиболее частые рабочие ситуации с точки зрения этикета.

ПРИВЕТСТВИЕ

С этого начинается каждый рабочий день. Кто с кем должен здороваться первым? Какие фразы при этом допустимо произносить?

В русском языке закреплены устойчивые выражения для приветствия: «доброе утро/день/вечер» (утро до 11:00, вечер после 17:00), также «здравствуйте». «Привет» – для друзей, коллег, которых вы давно знаете и находитесь с ними примерно на одной профессиональной ступени. «Доброго времени суток» – ужасное выражение. Если вы не можете точно назвать время суток, то стоит пойти к врачу, а не на работу.

В офисе мы руководствуемся правилами делового этикета, а не светского. Поэтому в нашем случае должность имеет приоритет над полом и возрастом. В разумных пределах, естественно.

В чем это выражается на практике? В том, что секретарь первым здоровается со всеми сотрудниками и, конечно, посетителями офиса. Впрочем, хозяин всегда первым приветствует гостей.

Нужно ли вставать, когда вы кого-то приветствуете? Если речь идет о рядовых сотрудниках, то делать этого не стоит. Вставать нужно лишь один раз – когда в приемную входит руководитель. И только если это впервые в течение дня. Впрочем, многие руководители сейчас считают, что вставать при приветствии – что-то из прошлого века. Если ваш шеф относится к их числу, не нужно настаивать на своем.

Всегда вставать необходимо лишь в одном случае – когда в приемную входят гости, т.е. не сотрудники компании. Здесь одним приветствием не обойтись: вам ведь нужно показать посетителям, куда повесить верхнюю одежду, проводить их в кабинет к руководителю или комнату переговоров. Так что вставать в любом случае придется.

А что делать, если вы с человеком здороваетесь, а он ваше приветствие игнорирует? Нужно ли продолжать здороваться с таким сотрудником?

Поскольку нормы этикета предполагают, что люди, встретившись впервые за день, обмениваются приветствиями, от вас требуется соблюдать свою часть этого общественного договора. А вот выполняет ли вторая сторона свою – не имеет к вам никакого отношения. Вы не несете никакой ответственности за воспитание, манеры, настроение другого человека. Если он не отвечает на приветствие, это очень много говорит о нем, но ничего не говорит о вас. Лучше всего не копировать дурную манеру поведения и продолжать здороваться. Ничего плохого с вами при этом не произойдет. А вот если перестанете, то ответственность будет уже ваша.

Надо ли здороваться в офисе с людьми, которых вы не знаете? Например, вам часто приходится ездить в лифте вместе или регулярно сталкиваться в очереди в кафе. На этот счет нет никаких четких этикетных правил. Если хотите, можете здороваться. И уж точно не стоит игнорировать, если человек поприветствовал вас первым. Самое смешное – для того чтобы ежедневно приветствовать друг друга, знакомиться совершенно не обязательно.

ОБРАЩЕНИЕ

На «вы» или на «ты»? По имени-отчеству или имени будет достаточно? В русском языке есть «вы-форма» для обращения к одному человеку. Что это значит на практике? Пока не достигнуты иные договоренности, ко всем людям, независимо от возраста, пола, должности, следует обращаться на «вы». О переходе на «ты» договариваются. Предложить это может женщина мужчине или старший по должности младшему по должности. То же самое касается обращения по имени-отчеству. Чтобы начать называть человека только по имени, нужно предварительно с ним об этом договориться. Обращение на «вы», употребление отчества помогают даже не выражать уважение, а просто держать дистанцию. На работе это необходимо. Можете ли вы отказаться, если руководитель или кто-то из сотрудников предлагает перейти на «ты» или отбросить отчество? Конечно. Объяснять при этом что-либо не нужно. Встречаются ситуации, когда секретарь долго работает со своим руководителем, и они обращаются друг к другу на «ты» и по имени. Если обоих данная ситуация устраивает, это допустимо. Но нужно помнить о том, что делать так вы можете только в отсутствии посторонних. То есть руководитель может называть вас Аня/Маша/Даша при гостях и сотрудниках (хорошо воспитанный начальник вести себя подобным образом не станет), но вы не вправе отвечать ему тем же. Неважно, что он уже пять лет для вас просто Саша. Важно, что как только кто-то заходит в его кабинет или приемную, Саша превращается в Александра Петровича.

Многие сотрудники и секретари, когда упоминают в разговоре руководителя, называют его только по имени, да еще и в уменьшительно-ласкательной форме: «Я уточню у Сережи, когда он будет в офисе». Сознательно или нет, но это делается для того, чтобы подчеркнуть свою близость к начальнику. И если коллегам-мужчинам (при условии, что руководитель тоже мужчина) подобное обращение еще можно простить и списать на незнание элементарных правил поведения, то в случае с женщиной такой прием может стать поводом для различных домыслов и сплетен. А ведь речь идет не только о репутации секретаря, но и о репутации руководителя компании. Поэтому подобные приемы недопустимы, даже если вы с начальником друзья. Особенно если вы лучшие друзья.

М.А. Юдакова

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2019.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.