Электронная версия журнала

Билеты под надзором, или Создаем таблицу-реестр

«Секретарь-референт» №5 2016 / Профессия

Отбытие руководителя и работников в командировку – это праздник для секретаря! Собирая их в дальнюю дорогу, мы должны положить им в дорожный чемодан не только зубную щетку, смену белья, туалетную бумагу, свою фотографию и жареную курицу, а потом, прослезившись, с крылечка махать вслед отъезжающим белоснежным кружевным платочком, но и убедиться, что дорогая нашему сердцу персона отбыла, т.е. обеспечить отъезд путем приобретения билетов на тот вид транспорта, который сия особа нам укажет. Ну или на свой вкус – плацкарт вместо СВ и встречающий в аэропорту велорикша вместо персонального автомобиля…

Все наши с вами труды должны быть учтены, зарегистрированы и подсчитаны. Билеты не являются исключением.

Чтобы в любой момент вы могли ответить на какой угодно вопрос по заказанным и приобретенным проездным документам (касающийся даты илихз суммы, заплаченной за них), вам потребуется вести специальную таблицу, которую я называю «Реестр билетов».

«Аделаида, зайдите!», или С чего все начинается

Все начинается с пожелания кого-либо куда-либо поехать. Для высказывания своих пожеланий руководитель вызовет вас в кабинет, или пришлет сообщение по электронной почте, или известит о времени и направлении еще как-нибудь. Насчет иных способов и формы выражения пожелания я рекомендую по возможности придерживаться выполнения следующих требований (и объясню, почему):

  1. Заявка должна быть письменной. Будет это СМС-сообщение, электронная почта или записка от руки на обороте свежего приказа, значения не имеет. Сохраняйте эти записки и заметки в истории переписки или в виде сканов.
  2. Если заявка от руководителя все-таки вам поступает в устной форме, запишите в свой блокнот основные моменты, которые обязательно следует уточнить:
  • дату и время прямого вылета/выезда;
  • пункт назначения;
  • класс билетов (эконом-, бизнес – для авиабилетов; плацкарт, купе, СВ – для железнодорожных билетов и т.д.);
  • дату и время обратного вылета/выезда;

 

Наш совет

По возможности старайтесь заказывать обратные билеты одновременно с билетами «туда» и на рейсы одной и той же авиакомпании (если нет жестких критериев по времени вылета и др.) – это существенно удешевляет билеты, т.к. авиакомпании в этих случаях предоставляют скидку.

 

  • багаж (только ручная кладь или необходимо оплатить 20 кг провозимого груза);
  • нужно ли обеспечить трансфер.

Составляем таблицу-реестр для учета билетов

Вернувшись от начальника окрыленными, создадим таблицу следующего вида (Пример 1).

 

ПРИМЕР 1

Форма реестра учета билетов

 

 

Пояснения по столбцам:

  • – порядковый номер. Требуется справочно, если вы захотите ввернуть кому-нибудь фразу типа «Да через мои руки 912 билетов прошло!».

«Тип билета» – авиа-, железнодорожный или др.

 

«Дата вылета/отправления» – то, что написано. Ни убавить, ни прибавить.

  • – собственно, тоже.
  • – фамилия отбывающего.
  • – номер и дата исходящего письма-заявки.
  • – номер счета к данной заявке.
  • – здесь будет гиперссылка на присланную квитанцию к электронному билету, или e-ticket.

«Сумма за билеты, руб.» – сумма, фигурирующая в счете «К оплате».

«Штраф/доплата за обмен/возврат, руб.» – размер удержанных денежных средств в случае возврата или обмена купленного билета.

  • – графа для ваших пометок.

 

Выше «шапки» таблицы можно увидеть ячейку «Итого:». Рядом будет отображаться сумма денежных средств, потраченных на билеты на текущий момент времени. Для этого в ячейку нужно ввести формулу (рис. 1).

 

 

Рис. 1

 

Кроме того, советую в отдельную ячейку внести контактные телефоны и имя вашего менеджера по продаже билетов, чтобы при открытии таблицы у вас под рукой была вся необходимая информация.

Таблицу поместите на компьютере в какое-нибудь удобное место и помните: перемещать ее, равно как и те файлы, на которые мы будем делать гиперссылки, потом будет нельзя.

Рекомендую сразу же применить автофильтр к строке заголовков (рис. 2).

 

 

Рис. 2

 

Также следует закрепить эту область, чтобы при просмотре в будущем вам не теряться между столбцами (рис. 3).

 

 

Рис. 3

Составляем письмо-заявку на билеты

Если желание отправиться в командировку высказывают рядовые сотрудники офиса, то заведите порядок приема заявок в отпечатанном виде (с подписями составителя заявки и руководителя компании) для приобретения необходимых билетов. Данная заявка может быть составлена в виде служебной записки, адресованной вам (сотруднику, ответственному за приобретение билетов), или исходящего письма в ту организацию, с которой вы сотрудничаете в данном вопросе (Пример 2). Последний вариант предпочтительнее, т.к. это избавит вас от переписывания данных из служебной записки в исходящее письмо-заявку.

 

ПРИМЕР 2

Исходящее письмо-заявка

 

 
   

 

ОАО «Энский сталеплавильный завод»

112000, г. Энск, ул. Парковая, д. 7, офис 114

(444) 44-44-44, info444@mail.ru

ОКПО 22222222, ОГРН 3333333333333, ИНН/КПП 6666666666/555555555

 

30.03.2016 № 118

ООО «Лайк-Тур»

 

 

Заявка на авиабилеты

 

 

 

Прошу выставить счет по реквизитам ОАО «Энский сталеплавильный завод» за авиабилеты с провозом 20 кг багажа на: рейс SU 1420 Москва–Челябинск (вылет 08.04.2016 в 08:35) для работника ОАО «Энский сталеплавильный завод»: Иванова Петра Ивановича, дата рождения 18.04.1986, место рождения: г. Энск, паспорт серии 27 05 № 118245, выдан УФМС Энского района 17.10.2007. Оплату по счету гарантирую.

 

 

С уважением,

 

Директор                   Шурков                     А.А. Шурков

 

 

ГИД:   секретарь Нечаева В.Н.

Тел. 8-999-999-99-99

 

Отправив заявку менеджеру авиакассы, создайте папку с названием, например, «Иванов Москва–Челябинск 08.04.2016», сохраните в нее исходный документ заявки в MS Word, скан заявки и сделайте гиперссылку на него в соответствующей ячейке, созданной нами таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши ячейку, затем выберите Гиперссылка в контекстном меню и прикрепите нужный файл (Пример 3).

 

ПРИМЕР 3

Вставка гиперссылки

 

 

 

После наших манипуляций таблица примет вид как в Примере 4.

 

ПРИМЕР 4

Готовая гиперссылка в реестре

 

 

Сохраните счет

Когда вам пришлют счет, обязательно сохраните его в той же папке «Иванов Москва–Челябинск 08.04.2016». Не забудьте внести в таблицу новую полученную информацию (Пример 5).

 

ПРИМЕР 5

Счет в реестре билетов

 

 

После внесения суммы в соответствующую ячейку, вверху, в ячейке «Итого:» должна появиться новая цифра.

Что делать с билетом?

После оплаты счета (а в иных случаях – и одновременно со счетом) менеджер билетной кассы должен прислать вам т.н. «электронный билет» или маршрутную квитанцию к электронному билету, в которой будет отображена вся информация: Ф.И.О. отъезжающего, дата и время отправления и прибытия, пункты отправления и прибытия, номер рейса, класс купленных мест, номер билета, сумма, за которую приобретался билет.

Первым делом проверьте, все ли правильно там указано. Были случаи, когда неверно указывалась фамилия пассажира (написание Ф.И.О. в паспорте и в билете должно полностью совпадать). Реже ошибаются с датой и временем отправления. При обнаружении несоответствий немедленно свяжитесь с сотрудником, приславшим вам этот документ, и потребуйте переделать.

Как только вы получили правильную маршрутную квитанцию, сразу отошлите ее будущему пассажиру или распечатайте и вручите ему лично, параллельно сохранив в папку со всеми материалами по этому вопросу. Кроме пассажира, квитанцию к билету нужно обязательно переслать вашему бухгалтеру.

После этого уже отработанным до автоматизма действием делаете гиперссылку из реестра (Пример 6).

 

ПРИМЕР 6

Реестр учета с внесенным в него документами

 

 

Предупредите путешественника, что эту квитанцию в распечатанном виде необходимо вместе с паспортом иметь при посадке на рейс (это касается и авиа-, и железнодорожных билетов).

 

Вот и вся премудрость ведения реестра авиа- и железнодорожных билетов.

Л.А. Назарова,
начальник канцелярии

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.