Усиленная квалифицированная электронная подпись: просто о сложной

Отвечаем на самые актуальные вопросы по применению усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Какие главные критерии выбора электронной подписи? Какие документы правомерно подписывать УКЭП, как это отражено в российском законодательстве? Как упорядочить применение УКЭП организации?

Какая подпись считается усиленной электронной подписью

Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ[1] усиленная электронная подпись (УЭП) может быть двух видов:

1) усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);

2) усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Для формирования УНЭП используется не просто вход в информационную систему и последующее выполнение в ней подписания, как в случае с простой электронной подписью (ПЭП), а уже средства криптографической защиты информации (СКЗИ), которые обеспечивают большую защиту электронного документа по сравнению с ПЭП. Сертификат УНЭП может создаваться как аккредитованным, так и неаккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), в роли которого порой выступает сама организация при наличии определенных технических возможностей, необходимых для создания УНЭП.

УКЭП формируется строго сертифицированными СКЗИ, и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создает и выдает аккредитованный УЦ.

Четыре критерия выбора выбора вида электронной подписи

От требуемой степени защиты электронного документа, возможности проверки электронной подписи, а также от требований законодательных и нормативных правовых актов будет зависеть выбор электронной подписи для конкретного вида электронного документа.

1. Обязательность использования УКЭП для ряда документов 

Главным критерием выбора вида электронной подписи является обязательность использования УКЭП для ряда документов. Так, передаваемые в электронном виде счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае их нельзя будет предъявить для зачета НДС или защиты интересов организации в суде.

Федеральный закон № 377-ФЗ[2] предписывает подписывать электронные кадровые документы со стороны работодателя всегда УКЭП руководителя или доверенного лица независимо от вида такого документа. При использовании для кадрового электронного документооборота применяется УКЭП или УНЭП работника при подписании трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, заявлений на увольнение, согласий на перевод.

Также УКЭП или УНЭП работника используется при ознакомлении с приказом об увольнении, уведомлении об изменении условий трудового договора, отзыве заявления об увольнении. Остальные кадровые электронные документы могут быть подписаны ПЭП работников.

Совместный приказ Минцифры России и ФСО России[3] предполагает передачу электронных документов по системе межведомственного электронного документооборота, подписанных только УЭП.

УКЭП обязательна и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности.

2. Необходимость отправки или предоставления документа в государственный орган либо в стороннюю организацию 

Следующим критерием выбора УЭП в качестве вида электронной подписи для подписания электронных документов является необходимость отправки или предоставления документа в государственный орган либо в стороннюю организацию.

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная ПЭП или УНЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением между участниками электронного взаимодействия. Данные соглашения между участниками электронного взаимодействия должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Напомним, что ПЭП не имеет сертификата ключа проверки электронной подписи, и, как следствие проверить ее действительность вне информационной системы, где осуществлялось подписание документа, невозможно. По этой причине использование ПЭП не подходит для внешнего обмена электронными документами.

Таким образом, электронный документ, выходящий за рамки организации, должен быть подписан УНЭП при наличии соглашения с контрагентом об ее использовании либо может подписываться УКЭП, поскольку согласно Федеральному закону № 63-ФЗ она приравнивается к собственноручной подписи подписанта, удостоверенной печатью организации, если бы документ подписывался на бумажном носителе.

УКЭП применяется без дополнительных соглашений между участниками электронного взаимодействия, делает документы юридически значимыми и не позволяет внести в них изменения.

Проверка действительности УЭП при получении документа от контрагента может производиться следующими способами.

1. Если электронный документ поступил через оператора внешнего юридически значимого документооборота (далее – оператор ЭДО), то проверку электронной подписи берет на себя оператор ЭДО или информационная система, интегрированная с платформой оператора ЭДО (рис. 1).