Использование СЭД для сопровождения оперативного хранения бумажных документов

Из статьи вы узнаете, как с помощью СЭД «1С:Документооборот». автоматизировать создание номенклатуры дел, учет заведенных в течение года дел (томов), формирование итоговой записи к номенклатуре дел, учет мест хранения.

Несмотря на рост количества электронных документов, образующихся в деятельности организаций, на сегодняшний день 100-процентного показателя объема электронных документов не достигла еще ни одна организация. А это значит, что документы на бумажном носителе продолжают создаваться во всех организациях.

Кроме того, организации, соблюдая требования законодательства о хранении документов, в частности, Федерального закона № 125-ФЗ[1], обладают значительными массивами бумажных документов, которые образовались в предшествующие годы. И чем старше организация, тем больше объем сохраняемых документов.

Среди этих массивов большую часть составляют:

• кадровые документы, сохраняемые в силу их социально-правового значения;
• организационно-распорядительные документы – приказы, протоколы по основной деятельности, документы по корпоративной деятельности, имеющие правовое и экономическое значение;
• производственные, технологические документы, имеющие научно-техническое и историческое значение. 

Закон, который позволил бы организациям создавать электронные дубликаты и сохранять их вместо бумажных документов, пока не принят и остается в статусе законопроекта (проект Федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”»). Он прошел первое чтение в Государственной Думе и направлен на доработку.

Этот законопроект был внесен в Государственную Думу Правительством Российской Федерации еще в мае 2021 года как отклик на потребности крупных финансовых структур. В частности, по данным 2020 года, Сбербанк хранит более 12 миллиардов листов бумажных документов, которые занимают более 70 тысяч квадратных метров складских площадей. Ежегодные траты банка на хранение бумажных документов составляют порядка 2,5 миллиардов рублей.

Таким образом оцифровать и хранить электронные образы документов взамен бумажных, даже подписав их электронной подписью (далее – ЭП), пока нелегитимно, и организациям необходимо искать пути оптимизации хранения бумажных документов и снижения затрат по ведению бумажного архива. С этой задачей справляются системы электронного документооборота (далее – СЭД) и системы хранения электронных документов (далее – СХЭД).

В этой статье попробуем разобраться с функционалом СЭД, которые делопроизводители и архивисты могут использовать в своей повседневной работе для снижения трудозатрат на работы по обеспечению сохранности бумажных документов организации в течение срока их оперативного хранения.

В качестве примера приведем скриншоты из СЭД «1С:Документооборот».

Варианты оперативного хранения бумажных дел

Отличие оперативного хранения от архивного

Напомним, что хранение документа начинается с момента завершения его исполнения или окончания использования в документообороте. Начальный период хранения документов является оперативным хранением. Для документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения оперативное хранение длится до момента окончания срока их хранения и заканчивается уничтожением.

Оперативное хранение для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения длится до момента проведения их экспертизы ценности, осуществляемой экспертной комиссией организации. После этого они передаются на архивное хранение, которое продолжается до окончания срока хранения и последующего уничтожения либо до передачи документов постоянного хранения в государственные и муниципальные архивы, если организация является источником их комплектования.

Для целей учета бумажных документов и сопровождения их оперативного хранения можно использовать СЭД, в которой эти документы создавались. Если бумажный документ создавался посредством иной информационной системы (бухгалтерского, кадрового, складского учета и др.), то документы из этих систем могут быть переданы в СЭД или СХЭД для оперативного хранения, ведь именно СЭД и СХЭД позволяют систематизировать документы в дела, вести учет мест хранения дел, отслеживать срок хранения и формировать учетные и отчетные документы по единицам хранения.

Так, СЭД позволяет, к примеру, вести номенклатуру дел организации. Напомним, что номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения[3].

Оперативное хранение бумажных документов может быть организовано одним из трех способов:

1) классическое оперативное хранение – в подразделениях;

2) централизованное оперативное хранение документов;

3) оперативное хранение в бумажно-облегченном офисе с помощью СХЭД.

Рассмотрим каждый способ подробно.