Нам в редакцию пришел вопрос. Читатель спрашивал: какие документы в делопроизводстве можно подписывать простой электронной подписью? Чем это регламентируется? Давайте разберемся.
Что такое простая электронная подпись
Прежде всего напомним, что такое простая электронная подпись (далее – ПЭП). Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ[1] ПЭП является одним из видов электронной подписи, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Из определения следует, что ПЭП имеет четыре ограничения:
1) создается и используется только в рамках конкретной информационной системы, например системы электронного документооборота организации (далее – СЭД);
2) в отличие от усиленной электронной подписи (далее – УЭП) не имеет сертификата ключа проверки электронной подписи;
3) подтверждает только факт формирования подписи и не позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;
4) документ, подписанный ПЭП, имеет низкий уровень защиты в отличие от высокого уровня защиты, обеспечивающейся УЭП.
Таким образом, первое и второе ограничения:
- не позволяют передавать электронный документ, подписанный ПЭП, в стороннюю организацию, например по электронной почте или через оператора юридически значимого электронного документооборота. Исключением является возможность применять ПЭП для документов, передаваемых в рамках группы компаний при условии работы в единой СЭД и заключения соглашения между организациями об обмене документами, подписанными ПЭП;
- в случае представления электронного документа, подписанного ПЭП, надзорным, судебным органам есть риск непризнания юридической значимости электронного документа.
Третье и четвертое ограничения:
- не позволяют подписывать ПЭП документы, имеющие долговременный или постоянный срок хранения, в том числе ввиду невозможности совершенствования ПЭП путем добавления меток доверенного времени, как это реализуется для УЭП;
- не сохраняется информация, какие конкретно данные подписал пользователь, и в дальнейшем это можно установить только косвенно по данным из СЭД.
Электронный документ считается подписанным ПЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).
1. ПЭП содержится в самом электронном документе. Действительно, при подписании ПЭП отдельного файла подписи не образуется. Информация о том, кем и когда подписан электронный документ, содержится в служебных таблицах в СЭД (рис. 1).
2. Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа. В созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
На практике документ, подписанный ПЭП, обязательно содержит составные элементы реквизита «Подпись» Это наименование должности подписанта и расшифровка его подписи.
Кроме того, при подписании документа ПЭП СЭД автоматически создает визуализированную копию электронного документа в формате PDF/A, фиксирующую вид электронной подписи, которой был подписан документ («Документ подписан простой электронной подписью») (рис. 2).
При необходимости информация о подписании ПЭП может формироваться в отдельный файл произвольного формата, например, на стадии передачи электронного документа на оперативное хранение в систему хранения электронных документов. Подобным образом эта процедура реализована при передаче документа из «1С:Документооборота» в «1С:Архив» (рис. 3).
Регламентация использования ПЭП в компании
В ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ говорится о необходимости издания нормативного правового акта или соглашения об использовании ПЭП. Этот акт или соглашение закрепляют признание электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, которые подписаны собственноручной подписью.
В нормативных актах или соглашениях должны быть предусмотрены:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
2) обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.
Примерное положение об использовании ПЭП (рис. 4), включающее форму соглашения об использовании ПЭП, входит в методический продукт фирмы «1С» «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).
Таким образом, ПЭП имеет смысл использовать в случаях, когда издержки при компрометации подписи невелики (например, при подписи внутренних документов временного срока хранения) и стороны (сотрудник/организация или организация/организация) используют одну и ту же информационную систему.
Случаи, когда можно использовать ПЭП, мы свели в Памятку.
ПАМЯТКА
Когда документы можно подписывать простой электронной подписью
- При составлении первичных документов бухгалтерского учета[2].
- При дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг».
- Для подписания исковых заявлений, заявлений, жалоб и иных документов, которые подаются через портал госуслуг либо информационную систему, определенную Верховным Судом Российской Федерации, Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации[3].
- При подписании второстепенных кадровых документов со стороны сотрудников в рамках кадрового электронного документооборота[4].
- При подписании документов в рамках взаимодействия с дистанционными работниками[5].
- При подписании приказов и распоряжений по административно-хозяйственным вопросам (АХВ). Тут важно не перепутать такие приказы с приказами по основной деятельности (которые хранят постоянно), поэтому вопросы, относящиеся к категории приказов по АХВ, необходимо сверять с Перечнем 2019[6].
- При подписании протоколов оперативных совещаний, заседаний рабочих групп.
- При подписании внутренних информационно-справочных документов. Это документы, сообщающие определенные сведения, которые побуждают принимать какие-либо решения или доносят информацию от одного адресата до другого. К ним относятся служебные записки, заявки, заказы и др.
Рекомендуем на уровне организации разработать Реестр видов документов, в котором для каждого вида/разновидности электронного документа установить вид используемой электронной подписи (Пример).
При выборе вида электронной подписи для того или иного вида документа можно руководствоваться следующими критериями (Таблица).
В дальнейшем при настройке СЭД для каждого вида/разновидности/тематики электронного документа определяется вид электронной подписи в соответствии со сведениями из Реестра видов документов (Рис. 5).
Резюме
ПЭП имеет ряд функциональных ограничений, в связи с чем определение перечня документов, подписываемых этой разновидностью электронной подписи, требует предварительной методической проработки со стороны службы делопроизводства и дальнейшего отражения в локальных нормативных актах и методических документах организации.
[1] Здесь и далее – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 04.08.2023).
[2]Часть 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 05.12.2022); письма ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@; Минфина России от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456.
[3] Часть 7 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1.1 ст. 3 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 2.2 ст. 45 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.
[4] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).
[5] Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».
[6] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).