Отдаем журнал бесплатно!

Простая электронная подпись: что ей можно подписывать

Нам в редакцию пришел вопрос. Читатель спрашивал: какие документы в делопроизводстве можно подписывать простой электронной подписью? Чем это регламентируется? Давайте разберемся.

Что такое простая электронная подпись

Прежде всего напомним, что такое простая электронная подпись (далее – ПЭП). Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ[1] ПЭП является одним из видов электронной подписи, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Из определения следует, что ПЭП имеет четыре ограничения:

1) создается и используется только в рамках конкретной информационной системы, например системы электронного документооборота организации (далее – СЭД);

2) в отличие от усиленной электронной подписи (далее – УЭП) не имеет сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) подтверждает только факт формирования подписи и не позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

4) документ, подписанный ПЭП, имеет низкий уровень защиты в отличие от высокого уровня защиты, обеспечивающейся УЭП.

 

Таким образом, первое и второе ограничения:

  • не позволяют передавать электронный документ, подписанный ПЭП, в стороннюю организацию, например по электронной почте или через оператора юридически значимого электронного документооборота. Исключением является возможность применять ПЭП для документов, передаваемых в рамках группы компаний при условии работы в единой СЭД и заключения соглашения между организациями об обмене документами, подписанными ПЭП;
  • в случае представления электронного документа, подписанного ПЭП, надзорным, судебным органам есть риск непризнания юридической значимости электронного документа.

Третье и четвертое ограничения:

  • не позволяют подписывать ПЭП документы, имеющие долговременный или постоянный срок хранения, в том числе ввиду невозможности совершенствования ПЭП путем добавления меток доверенного времени, как это реализуется для УЭП;
  • не сохраняется информация, какие конкретно данные подписал пользователь, и в дальнейшем это можно установить только косвенно по данным из СЭД.

Электронный документ считается подписанным ПЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

1. ПЭП содержится в самом электронном документе. Действительно, при подписании ПЭП отдельного файла подписи не образуется. Информация о том, кем и когда подписан электронный документ, содержится в служебных таблицах в СЭД (рис. 1).

Сведения в СЭД о подписании документа ПЭП

2. Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа. В созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

На практике документ, подписанный ПЭП, обязательно содержит составные элементы реквизита «Подпись» Это наименование должности подписанта и расшифровка его подписи.

Кроме того, при подписании документа ПЭП СЭД автоматически создает визуализированную копию электронного документа в формате PDF/A, фиксирующую вид электронной подписи, которой был подписан документ («Документ подписан простой электронной подписью») (рис. 2).

Визуализация ПЭП

При необходимости информация о подписании ПЭП может формироваться в отдельный файл произвольного формата, например, на стадии передачи электронного документа на оперативное хранение в систему хранения электронных документов. Подобным образом эта процедура реализована при передаче документа из «1С:Документооборота» в «1С:Архив» (рис. 3).

Файл ПЭП в карточке электронного документа в «1С:Архив»

Регламентация использования ПЭП в компании

В ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ говорится о необходимости издания нормативного правового акта или соглашения об использовании ПЭП. Этот акт или соглашение закрепляют признание электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, которые подписаны собственноручной подписью.

В нормативных актах или соглашениях должны быть предусмотрены:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;

2) обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Примерное положение об использовании ПЭП (рис. 4), включающее форму соглашения об использовании ПЭП, входит в методический продукт фирмы «1С» «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой».

Фрагмент Положения об использовании ПЭП

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

Таким образом, ПЭП имеет смысл использовать в случаях, когда издержки при компрометации подписи невелики (например, при подписи внутренних документов временного срока хранения) и стороны (сотрудник/организация или организация/организация) используют одну и ту же информационную систему.

Случаи, когда можно использовать ПЭП, мы свели в Памятку.

ПАМЯТКА

Когда документы можно подписывать простой электронной подписью

  • При составлении первичных документов бухгалтерского учета[2].
  • При дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг».
  • Для подписания исковых заявлений, заявлений, жалоб и иных документов, которые подаются через портал госуслуг либо информационную систему, определенную Верховным Судом Российской Федерации, Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации[3].
  • При подписании второстепенных кадровых документов со стороны сотрудников в рамках кадрового электронного документооборота[4].
  • При подписании документов в рамках взаимодействия с дистанционными работниками[5].
  • При подписании приказов и распоряжений по административно-хозяйственным вопросам (АХВ). Тут важно не перепутать такие приказы с приказами по основной деятельности (которые хранят постоянно), поэтому вопросы, относящиеся к категории приказов по АХВ, необходимо сверять с Перечнем 2019[6].
  • При подписании протоколов оперативных совещаний, заседаний рабочих групп.
  • При подписании внутренних информационно-справочных документов. Это документы, сообщающие определенные сведения, которые побуждают принимать какие-либо решения или доносят информацию от одного адресата до другого. К ним относятся служебные записки, заявки, заказы и др.

Рекомендуем на уровне организации разработать Реестр видов документов, в котором для каждого вида/разновидности электронного документа установить вид используемой электронной подписи (Пример).

Реестр видов документов (фрагмент)

При выборе вида электронной подписи для того или иного вида документа можно руководствоваться следующими критериями (Таблица).

Критерии при выборе вида электронной подписи

В дальнейшем при настройке СЭД для каждого вида/разновидности/тематики электронного документа определяется вид электронной подписи в соответствии со сведениями из Реестра видов документов (Рис. 5).

Настройка вида электронной подписи в СЭД

Резюме

ПЭП имеет ряд функциональных ограничений, в связи с чем определение перечня документов, подписываемых этой разновидностью электронной подписи, требует предварительной методической проработки со стороны службы делопроизводства и дальнейшего отражения в локальных нормативных актах и методических документах организации.


[1] Здесь и далее – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 04.08.2023).

[2]Часть 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 05.12.2022); письма ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@; Минфина России от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456.

[3] Часть 7 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1.1 ст. 3 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 2.2 ст. 45 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

[4] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).

[5] Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

[6] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Л.А. Иванова,
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2023.

Отдаем журнал бесплатно!

Простая электронная подпись: что ей можно подписывать

Нам в редакцию пришел вопрос. Читатель спрашивал: какие документы в делопроизводстве можно подписывать простой электронной подписью? Чем это регламентируется? Давайте разберемся.

Что такое простая электронная подпись

Прежде всего напомним, что такое простая электронная подпись (далее – ПЭП). Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ[1] ПЭП является одним из видов электронной подписи, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Из определения следует, что ПЭП имеет четыре ограничения:

1) создается и используется только в рамках конкретной информационной системы, например системы электронного документооборота организации (далее – СЭД);

2) в отличие от усиленной электронной подписи (далее – УЭП) не имеет сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) подтверждает только факт формирования подписи и не позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

4) документ, подписанный ПЭП, имеет низкий уровень защиты в отличие от высокого уровня защиты, обеспечивающейся УЭП.

 

Таким образом, первое и второе ограничения:

  • не позволяют передавать электронный документ, подписанный ПЭП, в стороннюю организацию, например по электронной почте или через оператора юридически значимого электронного документооборота. Исключением является возможность применять ПЭП для документов, передаваемых в рамках группы компаний при условии работы в единой СЭД и заключения соглашения между организациями об обмене документами, подписанными ПЭП;
  • в случае представления электронного документа, подписанного ПЭП, надзорным, судебным органам есть риск непризнания юридической значимости электронного документа.

Третье и четвертое ограничения:

  • не позволяют подписывать ПЭП документы, имеющие долговременный или постоянный срок хранения, в том числе ввиду невозможности совершенствования ПЭП путем добавления меток доверенного времени, как это реализуется для УЭП;
  • не сохраняется информация, какие конкретно данные подписал пользователь, и в дальнейшем это можно установить только косвенно по данным из СЭД.

Электронный документ считается подписанным ПЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

1. ПЭП содержится в самом электронном документе. Действительно, при подписании ПЭП отдельного файла подписи не образуется. Информация о том, кем и когда подписан электронный документ, содержится в служебных таблицах в СЭД (рис. 1).

Сведения в СЭД о подписании документа ПЭП

2. Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа. В созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

На практике документ, подписанный ПЭП, обязательно содержит составные элементы реквизита «Подпись» Это наименование должности подписанта и расшифровка его подписи.

Кроме того, при подписании документа ПЭП СЭД автоматически создает визуализированную копию электронного документа в формате PDF/A, фиксирующую вид электронной подписи, которой был подписан документ («Документ подписан простой электронной подписью») (рис. 2).

Визуализация ПЭП

При необходимости информация о подписании ПЭП может формироваться в отдельный файл произвольного формата, например, на стадии передачи электронного документа на оперативное хранение в систему хранения электронных документов. Подобным образом эта процедура реализована при передаче документа из «1С:Документооборота» в «1С:Архив» (рис. 3).

Файл ПЭП в карточке электронного документа в «1С:Архив»

Регламентация использования ПЭП в компании

В ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ говорится о необходимости издания нормативного правового акта или соглашения об использовании ПЭП. Этот акт или соглашение закрепляют признание электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, которые подписаны собственноручной подписью.

В нормативных актах или соглашениях должны быть предусмотрены:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;

2) обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Примерное положение об использовании ПЭП (рис. 4), включающее форму соглашения об использовании ПЭП, входит в методический продукт фирмы «1С» «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой».

Фрагмент Положения об использовании ПЭП

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

Таким образом, ПЭП имеет смысл использовать в случаях, когда издержки при компрометации подписи невелики (например, при подписи внутренних документов временного срока хранения) и стороны (сотрудник/организация или организация/организация) используют одну и ту же информационную систему.

Случаи, когда можно использовать ПЭП, мы свели в Памятку.

ПАМЯТКА

Когда документы можно подписывать простой электронной подписью

  • При составлении первичных документов бухгалтерского учета[2].
  • При дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг».
  • Для подписания исковых заявлений, заявлений, жалоб и иных документов, которые подаются через портал госуслуг либо информационную систему, определенную Верховным Судом Российской Федерации, Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации[3].
  • При подписании второстепенных кадровых документов со стороны сотрудников в рамках кадрового электронного документооборота[4].
  • При подписании документов в рамках взаимодействия с дистанционными работниками[5].
  • При подписании приказов и распоряжений по административно-хозяйственным вопросам (АХВ). Тут важно не перепутать такие приказы с приказами по основной деятельности (которые хранят постоянно), поэтому вопросы, относящиеся к категории приказов по АХВ, необходимо сверять с Перечнем 2019[6].
  • При подписании протоколов оперативных совещаний, заседаний рабочих групп.
  • При подписании внутренних информационно-справочных документов. Это документы, сообщающие определенные сведения, которые побуждают принимать какие-либо решения или доносят информацию от одного адресата до другого. К ним относятся служебные записки, заявки, заказы и др.

Рекомендуем на уровне организации разработать Реестр видов документов, в котором для каждого вида/разновидности электронного документа установить вид используемой электронной подписи (Пример).

Реестр видов документов (фрагмент)

При выборе вида электронной подписи для того или иного вида документа можно руководствоваться следующими критериями (Таблица).

Критерии при выборе вида электронной подписи

В дальнейшем при настройке СЭД для каждого вида/разновидности/тематики электронного документа определяется вид электронной подписи в соответствии со сведениями из Реестра видов документов (Рис. 5).

Настройка вида электронной подписи в СЭД

Резюме

ПЭП имеет ряд функциональных ограничений, в связи с чем определение перечня документов, подписываемых этой разновидностью электронной подписи, требует предварительной методической проработки со стороны службы делопроизводства и дальнейшего отражения в локальных нормативных актах и методических документах организации.


[1] Здесь и далее – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 04.08.2023).

[2]Часть 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 05.12.2022); письма ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@; Минфина России от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456.

[3] Часть 7 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1.1 ст. 3 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 2.2 ст. 45 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

[4] Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).

[5] Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

[6] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Л.А. Иванова,
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2023.

Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам