Обязательные документы для архива организации

В конце 2020 года существенно увеличили штрафы за неправильное ведение архива организации – сразу в 10 раз. Из статьи вы узнаете, какие архивные документы должна иметь каждая организация, а также как их правильно вести.

ДЕШЕВЛЕ ВСЕГО – СОБЛЮДАТЬ ОСНОВНЫЕ АРХИВНЫЕ ПРАВИЛА

С 26.10.2020 в 10 раз возросли штрафы за нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: в статью 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Далее – КоАП РФ) внесли соответствующие изменения[1]. Теперь размеры штрафов следующие:

• для граждан – от 1 000 рублей до 3 000 рублей;
• для должностных лиц – от 3 000 рублей до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 5 000 рублей до 10 000 рублей.

Практика применения ст. 13.20 КоАП РФ пока не так обширна (вероятно, из-за того, что до недавнего времени штрафы были незначительными). На деле санкции, предусмотренные ст. 13.20 КоАП РФ, могут наложить в случае, если в результате поверки любыми контролирующими органами обнаружится, что документы организации в наличии, но их хранение осуществляется неправильно: дела, содержащие персональные данные, лежат в общем доступе, документы не упорядочены, приказы по личному составу смешаны с приказа по основной деятельности и т.д. Формально под эту статью также «попадают» такие нарушения, как отсутствие в организации номенклатуры дел, обязательных архивных описей, а также актов об уничтожении документов.

Итак, какие именно правила нужно выполнять? На основании Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Правила 2015) мы составили перечень документов, которые обязательно должны быть в архиве каждой организации, а также описали основные правила их составления и ведения. Все они обязательно должны быть компании независимо от того, действует в ней архив как структурное подразделение или нет. Если в организации есть документы, то они должны храниться правильно!

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел – это перечень всех документов, которые создаются или поступают в организацию, упорядоченный по разделам и с установленными сроками хранения. Разрабатывает сводную номенклатуру дел в компании обычно отдел делопроизводства (или архив, если он есть в организации) на основании перечней дел, полученных от структурных подразделений. Номенклатура отражает актуальный состав дел компании в течение одного календарного года.