О долговременном хранении электронных документов

«Секретарь-референт» №9 2020 / Архивное дело

Организовать хранение электронных документов (далее – ЭД) можно по-разному. Например, передавать их в архив на обособленных носителях информации – использовать для этого оптические диски. Второй вариант – создать информационную систему архива организации.

Как строится работа с такой системой, что нужно знать делопроизводителю? Сначала приведем определения важных терминов.

dolgovr_hranenie

ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН КОНТЕЙНЕР ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА?

dolgovr_hranenie

Электронные документы создаются, согласуются и подписываются в информационных системах организаций. При этом они «обрастают» дополнительной информацией, называемой метаданными. В результате кроме самого документа в системе хранятся его реквизиты, электронные подписи, история согласования и другая полезная информация.

Когда ЭД передают на архивное хранение, недостаточно просто выгрузить тело документа (например, файл в формате MS Word). Нужно собрать и передать информацию, которая в дальнейшем позволит обеспечить его юридическую значимость, читабельность, да и просто возможность поиска. Но мало того, что информацию нужно собрать, ее нужно куда-то «положить». Для этой цели был придуман контейнер.

ЧТО ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ КОНТЕЙНЕР?

dolgovr_hranenie

Как отмечалось выше, ЭД (в отличие от бумажного документа) не является «единым» объектом. ЭД включает:

  • непосредственно информацию, отражающую какой-либо факт или деятельность в исходном формате системы, в которой создали этот документ;         
  • метаданные, которые появляются в информационной системе в процессе работы с ним.

Состав метаданных зависит от вида документа и определяется самой организацией. Например, в зависимости от предполагаемых вариантов поиска ЭД в архивной системе.

Для воспроизводимости электронных документов в виде, понятном человеку на протяжении всего срока его хранения, рекомендуют использовать специальные форматы. Например, для текстовых – PDF/A.

При формировании контейнера должно выполняться преобразование формата. Правильнее, когда это делает система-источник, где «родился» документ, так как она умеет работать с исходным форматом и отвечает за преобразование в человекочитаемый вид.

Формат архивного хранения (PDF/A) в контейнере обязателен для документов длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения. Для ЭД со сроком хранения до 10 лет риск устаревания формата значительно ниже. Но при этом нужно учитывать, что:

  • есть риски, связанные, например, с изменением срока хранения документа, а точнее с необходимостью его увеличить;
  • в любом случае нужно обеспечить возможность просмотра ЭД.

Эти особенности определяют требования к контейнеру по Рекомендациям ВНИИДАД. Также в него могут быть включены другие файлы. Это могут быть файлы приложений, которые являются неотъемлемой частью документа и листы согласования.

Таким образом, контейнер электронного документа представляет собой ZIP-архив с набором файлов и позволяет обеспечить хранение ЭД отдельно от информационной системы, в которой его создали.


А. Микрюков,

бизнес-аналитик ООО «ДИРЕКТУМ»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2020.