Секретарь Лариса, не первый год трудящаяся в компании «Черное золото», всегда знала, что работа в системе корпоративного электронного документооборота – это довольно сложный бизнес-процесс. Чтобы его описать, нужно создать пакет руководящих документов. Эти документы будут содержать порядок действий, сроки и формы взаимодействия подразделений и работников определенных должностей при выполнении описываемого бизнес-процесса, входные и выходные формы документов, информацию об ответственности за выполнение.
Мы подготовили материал, в котором рассказываем о системе корпоративного электронного документооборота, а также приводим примеры локальных нормативных актов, обеспечивающих работу в этой системе.
На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота идет семимильными шагами, и, как следствие, появляются новые вопросы об интеграции централизованных информационных систем и/или различных систем электронного документооборота (далее – СЭД).
Варианты систем, которые можно интегрировать в СЭД, довольно обширны. Рассматривая задачу обмена данными межведомственных СЭД, важно понимать, какими сведениями они могут/должны обмениваться с точки зрения пользователя, на какие локальные нормативные акты (далее – ЛНА) опираться в работе с системой корпоративного электронного документооборота (далее – СКЭД).
СКЭД компании предназначена для обеспечения обмена электронными документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня. Каждая СЭД, являющаяся участником СКЭД, должна обработать поступившие документы и сформировать исходящие документы в требуемой форме и формате.
Основные задачи СКЭД:
- полный отказ от бумажного обмена документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня;
- качественное управление документами;
- повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы документационного обеспечения управления;
- снижение трудоемкости процесса создания документов;
- полная унификация документов;
- безопасное размещение документов;
- оперативный обмен данными;
- экономия денежных средств;
- сокращение количества случайных ошибок (так называемый человеческий фактор) и пр.
Главная задача СКЭД – объединить как можно больше разнородных документов в единую корпоративную базу электронных документов организации.
Так какие же ЛНА должны быть разработаны на предприятии для работы в СКЭД? Это:
- регламент подготовки документов с использованием СКЭД;
- методические рекомендации по организации обмена электронными документами с использованием СКЭД.
Регламент подготовки документов с использованием СКЭД
В организации с налаженным документооборотом уже должны быть введены в работу инструкции или положения по документационному обеспечению управления. Например, инструкция по документационному обеспечению управления может иметь такую структуру (Схема 1).
Работа в СКЭД может быть зафиксирована в отдельном пункте этого документа.
Чтобы не загромождать инструкцию по документационному обеспечению управления, стоит издать отдельный ЛНА, который определит основные принципы и правила работы с документами именно в электронном виде на этапах их разработки, согласования, подписания и регистрации.
Как вариант, возможно внедрить регламент подготовки документов с использованием СКЭД.
Наш словарик
Регламент – документ, устанавливающий порядок взаимодействия отделов и служб компании и описывающий по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса. Регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы.
Регламент может стать как самостоятельным документом, так и приложением и/или дополнением к инструкции по документационному обеспечению управления.
Регламент подготовки документов с использованием СКЭД может иметь такую структуру (Схема 2).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам