Перевод в электронный вид распорядительных документов и внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

С чего начать перевод в электронный вид распорядительных документов организации? Как регламентировать новые правила оформления документов? Как внести изменения в инструкцию по делопроизводству? Ответы на эти вопросы – в статье.

Электронные документы в организации

К электронным служебным запискам все уже привыкли. Теперь все чаще встречаются электронные приказы и распоряжения. Многие организации экспериментируют, полностью или частично переводя в электронный вид свои распорядительные документы.

Можно «потренироваться» на некоторых видах распорядительных документов, если организация практикует их разделение. Например, в 2022 году перевести в электронный вид только распоряжения руководителей по направлениям деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам. А если эксперимент удастся, то с 2023 года можно будет сделать электронными и приказы по основной деятельности.

Таким образом, перед секретарем стоит задача подготовить перевод в электронную форму некоторых разновидностей распорядительных документов организации и внести соответствующие изменения в инструкцию по делопроизводству, чтобы они вступили в силу с 01.01.2022. Расскажем, как последовательно подойти к ее решению.

Определение категорий распорядительных документов

Если в электронный вид переводят не абсолютно все распорядительные документы, а только некоторые их разновидности, то эти разновидности нужно установить и определить. Что такое распоряжение именно в этой организации и что его отличает от приказа? Какие вопросы относятся к административно-хозяйственным? О носителе документа пока речь не идет. Задача – уточнить, есть ли в инструкции по делопроизводству соответствующие определения, и если нет, подготовить их.

Традиционно в инструкции по делопроизводству распорядительным документам посвящается соответствующий подраздел. В нем раскрывают особенности оформления приказов и, если организация их использует, распоряжений. Определения терминов вносят в раздел «Термины, определения и сокращения». Необходимо проследить, чтобы:

• в разделе «Термины, определения и сокращения» были определения приказа, распоряжения и административно-хозяйственных вопросов, а среди сокращений – аббревиатура АХВ;
• в разделе «Распорядительные документы» был приведен конкретный перечень ситуаций, при которых издают приказы и распоряжения.

Обратите внимание на то, что при формулировании определений нужно учитывать особенности именно вашей организации. Так, если общее определение распоряжения подразумевает только издание в целях разрешения оперативных вопросов[1], то в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) конкретной организации нужно адаптировать его и написать, кто, например, имеет право издавать распоряжения (Таблица).

Перевод распорядительных документов в электронный вид: на что обратить внимание

При переводе распорядительных документов в электронный вид нужно обратить особое внимание на некоторые очень важные процессы их создания. 

К таким процессам относятся:

• оформление;
• подписание;
• ознакомление;
• хранение.

Оформление

Бланки распорядительных документов утверждены на локальном уровне инструкцией по делопроизводству – той самой, что предстоит изменить. До сих пор эти бланки были рассчитаны на бумажный носитель. Предстоит внести бланк в систему электронного документооборота (далее – СЭД) и, возможно, изменить его под электронный формат. Также в СЭД нужно задать настройки для автоматического заполнения полей бланка. За это несет ответственность техническая поддержка СЭД или ИТ-отдел.

В инструкции по делопроизводству после изменений должны остаться утвержденные бланки:

• приказа по основной деятельности (для подготовки на бумажном носителе);
• распоряжения (электронный);
• приказа по административно-хозяйственным вопросам (электронный).