Электронный кадровый документооборот: новые надежды

ЦИФРОВИЗАЦИЯ – ДЕЛО НАШЕГО ВРЕМЕНИ

Всеобщий уход на самоизоляцию показал, что выстроить оптимальные цифровые процессы «в пару кликов» не получится. При внедрении технологий нужно помнить о соблюдении прав работников, а этот аспект важно учесть и в ситуации экстренного перевода бумажных процессов в цифровой вид. Стало очевидно, что необходимость перевода документов HR в «цифру» назрела уже давно. За рубежом многие компании обмениваются юридически значимыми документами по электронной почте. Даже уволить работника можно буквально по СМС. Это кажется крайним проявлением цифровизации, однако стоит понимать, что тотальная информатизация – дело времени. Нашего времени.

В России запускают целые национальные программы по построению цифровой экономики, развитию технологий уже набившего оскомину искусственного интеллекта. Сегодня на рассмотрении находятся законодательные инициативы, направленные на устранение правовой неопределенности в части электронного кадрового документооборота. Среди них законопроект о юридически значимых сообщениях[1], законопроект о внесении изменений в федеральные законы, которые касаются использования и хранения электронных документов[2], и другие инициативы. То есть именно сейчас происходят те цифровые изменения, которые приведут компании к использованию кадровых электронных документов и процессов.

Почему вести бумажное делопроизводство не выгодно?

Сегодня объемная и ресурсоемкая сфера кадрового делопроизводства до сих пор лежит в бумажной плоскости. Однако это не выгодно ни компаниям-работодателям, ни работникам, ни государству. Есть две причины, почему это так.

Причина 1. Работодатели несут огромные расходы на печать, транспортировку и хранение бумажных документов. В реальности, когда многомиллионные сделки проводятся в электронном виде, обеспечивать бумажный документооборот в кадровой сфере кажется абсурдным.

Причина 2. Взаимодействие с сотрудниками осуществляется неэффективно: бумажная бюрократия требует больших временных затрат как со стороны работника, так и со стороны HR-специалистов.

Проблемы работы в цифровом пространстве

Даже несмотря на явную выгоду, которую сулит цифровизация, некоторые компании не спешат внедрять технологии для перехода на безбумажный вариант HR-процессов. Основной аргумент в пользу отказа от цифры со стороны работодателей – отсутствие твердых законодательных гарантий правомочности перехода на электронный документооборот в кадровой сфере, которые были бы закреплены в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Например, несмотря на то, что Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[3] признает электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, в ТК РФ нет ни прямого разрешения, ни прямого запрета вести кадровые процессы в электронном виде.

Также законодатель устанавливает, что ключевые кадровые документы необходимо вести в письменной форме. Под «письменной формой» некоторые специалисты понимают в том числе и электронный документ, что не лишено смысла, так как кадровые события зафиксированы в документах (а не устно) и документы подписаны (есть электронная подпись). Однако большинство организаций-работодателей под «письменной формой» понимают именно бумажный носитель.

Конечно, все эти проблемы создают барьеры для развития цифровизации кадровой сферы. Однако большое количество компаний уже сегодня работают в цифровом режиме даже в условиях правовой неопределенности, поскольку экономическая выгода от электронных процессов значительно превышает некоторые неудобства.

О ВТОРОМ ЭКСПЕРИМЕНТЕ МИНТРУДА РОССИИ

У экспертов есть надежда, что кадровые процессы вскоре можно будет вести полностью электронно. 05.05.2020 вступил в силу Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее – Федеральный закон № 122-ФЗ). Это уже второй эксперимент Минтруда России в сфере электронного кадрового документооборота. Согласно п. 5 ст. 1 Федерального закона № 122-ФЗ он продлится по 31.03.2021 включительно.

Напомним, что первый эксперимент Минтруда России заключался в переводе в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений[4] и проводился в период с 23.03.2018 по 01.10.2018. Его результат – законодательные изменения, регламентирующие формирование и ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Рассмотрим важные особенности Федерального закона № 122-ФЗ.

Цель эксперимента – закрепить использование электронных документов на законодательном уровне

В п. 2 ст. 3 Федерального закона № 122-ФЗ упоминается цель проведения эксперимента: с помощью нового законодательного акта планируют подготовить предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой. То есть уже после завершения эксперимента произойдут долгожданные изменения, которые будут способствовать введению электронного кадрового документооборота на территории всей страны.

Дистанционным работникам не позволили участвовать в эксперименте

В п. 3 ст. 2 Федерального закона № 122-ФЗ закреплено понятие «лицо, поступающее на работу». Под этим понятием следует понимать физическое лицо, с которым работодатель заключает трудовой договор во время проведения эксперимента. При этом в п. 3 ст. 3 Федерального закона № 122-ФЗ уточнено, что дистанционные работники не могут являться участниками эксперимента.

Так, на период эксперимента образовался некоторый дисбаланс. В случае с дистанционными работниками все законодательные положения уже содержатся в ТК РФ, причем для подписания трудовых документов применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП). В рамках эксперимента разрешается использование простой электронной подписи.

Непонятно, для чего нужно было исключать дистанционных работников из эксперимента. Ситуация усугубляется тем, что в условиях пандемии многие работодатели уже заключили дополнительные соглашения о переходе на дистанционную работу с сотрудниками, и теперь не смогут взаимодействовать с ними в рамках эксперимента.