Электронная версия журнала

Предновогодние размышления: итоги и планы

«Секретарь-референт» №12 2015 / Профессия

Елки в витринах магазинов и прочие атрибуты приближающегося праздника начинают появляться еще в ноябре. Все чаще слышны обсуждения, где и как встретить Новый год, мысли о работе уступают место мыслям о подарках, и в расписании на неделю появляются связанные с этим планы. Я люблю последние полтора месяца перед Новым годом: в это время почти все окружающие меня люди много думают о том, как порадовать себя и своих близких.

Конец года – традиционное время подведения итогов. Каждый из нас, даже если не пишет список, нет-нет да и прикидывает в уме, что из задуманного удалось ему в этом году, от каких надежд и чаяний пришлось отказаться, с удивлением вспоминает внезапно случившуюся удачу и с особым трепетом перебирает результаты своих трудов. Итоги года подводят компании (большие и маленькие) и целые страны (тоже большие и маленькие). В этом нет ничего удивительного не только потому, что по этим итогам выплачиваются годовые премии, но и потому, что человек так устроен: ему просто необходима точка сборки, или точка отсчета. Смена цифр календаря как раз для этого подходит.

Кроме того, в нашей стране к Новому году приурочены еще и каникулы, а это значит, что будет время провести инвентаризацию: вот это у меня есть, и вот это есть, а вот этого нет, но надо, а с другим что-то придется делать, потому что нет, а надо / очень хочется. Мы бережно, с некоторой тревогой пересчитываем и ранжируем приобретения и потери, прикидываем, как мы можем выйти из сложившейся ситуации.

Минусы «инвентаризации»

В целом это неплохая стратегия: знать свои активы и пассивы хорошо и правильно (равно как знать, сколько денег осталось на карте до зарплаты). Но у такой концепции есть скрытые минусы, которые далеко не всегда нам очевидны:

 

  1. Подводя итоги определенного периода, мы вспоминаем не только свои достижения, но и неудачи. Традиционно нас учат тому, что детальный анализ провалов помогает предотвратить их повторение. Вот только никто не говорит о том, что, сколько бы шишек вы ни набили, в новых обстоятельствах вполне возможен новый провал. Кроме того, такой акцент на пережитых неудачах не на всякую самооценку влияет хорошо. Если вам слишком неприятно вспоминать что-либо, лучше использовать тактику «закрыли и забыли», чем раз за разом переживать неприятные эмоции из-за события, которое больше никогда не повторится.
  2. Фиксация на прошлых успехах не намного лучше фиксации на неудачах. По большому счету это тот же уход в прошлое. От чего? От настоящего и будущего.
  3. И самое печальное: мы подводим итоги и проводим «инвентаризацию» имеющегося для того, чтобы понять, куда нам идти дальше и стоит ли вообще это делать (возможно, лучше оставаться на месте). По сути, нас с детства учат делать именно так. Но проблема в том, что из существующей ситуации мы не всегда можем попасть туда, куда хотим. То есть мы собираем свои активы, неудачи, сводим баланс и понимаем, что своей цели нам не достичь, поскольку для этого не хватает ресурсов. Здесь, конечно, большинство из нас как люди проактивные начинают составлять список того, что необходимо еще приобрести (деньги, знания, знакомства, должность), чтобы приблизиться к мечте. И снова кроме (а то и вместо) возможностей мы получаем еще и трудности. В итоге решаем… Да, правильно. А откуда, вы думали, растут ноги у отказов от мечты? Именно отсюда.

Поэтому поступим несколько иначе: в данной статье мы поговорим о планировании будущего (не слишком отдаленного – всего лишь на следующий год). Что? О каком планировании на год можно говорить, когда наша профессия и на день спланировать ничего не дает, не говоря уже о ситуации в стране? Будущее не то что планировать, о нем и думать-то страшно!

Особенности долгосрочного планирования

Наверняка вы видели людей, которые очень любят наводить порядок, или сами в стрессовой ситуации принимаетесь раскладывать бумаги, вытирать пыль, чистить почту. Это такой способ тревожных людей договариваться с миром: в непредсказуемом пугающем мире можно организовать окружающее тебя пространство, и это успокаивает, потому что дает иллюзию контроля. С долгосрочным планированием этот трюк тоже работает: мы живем в такое время, что никогда не угадаешь, чего ждать буквально через минуту. А события последних полутора лет показывают, что ничего хорошего ждать не приходится. Тем не менее когда вы составляете план, то не только упорядочиваете свою жизнь и работу, но и организуете сами себя. Ничто так не дисциплинирует, как поставленные цели.

В чем основная особенность планирования на год или на другой длительный срок? В этом случае мы планируем дела на долгосрочный период. К слову, такая продолжительность не всегда означает большую важность или значимость. Но зачастую означает, что в течение длительного периода вы будете регулярно отдавать часть своего времени и сил определенному занятию. А это, в свою очередь, приведет к тому, что вам придется так или иначе внести изменения в свою жизнь (пусть даже они будут минимальными, но будут непременно).

Краткосрочное и долгосрочное планирование: сравним?

В краткосрочном планировании вы решаете пойти на семинар, который длится неделю. На работе вам оформляют командировку. Все это время вы активно посещаете занятия, учитесь или общаетесь с коллегами, а может, просто по городу гуляете – так или иначе «корочку» вам все равно отдадут, а курсы оплатил ваш работодатель. То есть фактически вы выпадаете из привычного ритма жизни и выполняете краткосрочную задачу.

Иная ситуация возникает, если вы решаете получить высшее образование или закончить какие-либо продолжительные курсы, например выучить язык. Вы понимаете, что несколько месяцев вам придется по вечерам или выходным ходить на занятия, уделять внимание подготовке домашних заданий, чтению литературы, решению организационных вопросов, написанию различных работ и т.д. И все это будет требовать вашего времени и сил, а в сутках по-прежнему останется только двадцать четыре часа (к огромному сожалению, ни один человек на планете не может обойтись без нескольких часов сна в сутки).

Следовательно, такой длительный и энергозатратный проект требует серьезной перестройки образа жизни. Придется отказаться от других дел или досуга, а может, научиться использовать время и другие ресурсы более эффективно. В любом случае такое мероприятие требует серьезной подготовки.

Долгосрочное планирование = планирование на один день

Планирование на год вполне можно сравнить с планированием на один день. У нас есть список задач, из которых мы сначала выделяем важные и срочные, затем важные и менее срочные и распределяем их во времени, исходя из этих критериев. Когда вы составляете список задач на год, действует тот же принцип: какое из дел нужно сделать раньше? Что можно начать в апреле? Что требует подготовки уже первого января, чтобы к декабрю вы точно успели?

Учет дополнительных параметров. Помните объявление: «Выполняем работы быстро, качественно, недорого (выберите любые два пункта)»? При распределении задач действует тот же самый принцип: не успеете подготовиться к экзамену, если хотите получить высшее образование, придется идти на платное отделение (т.е. платить деньги). Если планируете отдых на сентябрь, билеты и гостиницы лучше бронировать в январе, а не в апреле, – цены на раннее бронирование значительно ниже.

Но деньги не всегда являются самым ценным ресурсом – иногда нам куда важнее освободить время для более важных задач или просто сохранить силы, чтобы избежать выгорания, в этом случае лучше переплатить (лечение все равно обойдется дороже). Секрет в том, что при таком планировании вы сами расставляете приоритеты и решаете, что для вас более ценно: сэкономить средства или себя.

Сейчас все специалисты по тайм-менеджменту советуют составлять план работы на день с учетом суточной активности, которая у каждого из нас разная. Эту рекомендацию можно применить и к годовому плану. Вы ведь знаете себя лучше, чем кто бы то ни было. Если весной вы «просыпаетесь» и бегаете сутки напролет, не зная, куда девать энергию, то лучше запланировать на это время самые сложные и важные дела или начало новых проектов.

Вы планируете начать бегать. Можно начать и в ноябре, но будет зябко, темно и с каждым днем все холоднее. Весной ситуация обратная: каждый день будет теплее и светлее предыдущего, а ваши результаты – все более впечатляющими. Да и к ноябрю вы это занятие уже не бросите. Почему? Потому что будет жаль «расставаться» с достигнутым уровнем.

Распределение дел в зависимости от их продолжительности. Здесь все просто.

У вас есть три задачи:

1) получить водительское удостоверение;

2) сертификат TOEFL;

3) ввести в свою жизнь спорт на регулярной основе (скажем, трижды в неделю ходить в спортклуб).

Теоретически можно попытаться решать эти три задачи сразу и скоро разорваться на части. На практике выполнение всех трех задач одновременно трудно выполнимо, поскольку требует:

  • очень большого количества времени и сил;
  • денежных вложений.

Поэтому придется определить очередность воплощения. Итак: курсы вождения длятся три месяца, для получения сертификата вам потребуется полгода или год (может, и больше, это зависит от уровня ваших знаний и от того, с какой интенсивностью вы готовы заниматься). А вот занятия спортом фактически бессрочны. Правда, если вы не намерены участвовать в конкурсе бикини, то и жесткого временного лимита, и критериев получения результата здесь нет. Поэтому в первую очередь лучше будет закончить курсы вождения. Вы быстро получите необходимый результат и сможете переключиться на другие задачи. Во вторую очередь следует пойти на курсы. И когда вы будете понимать, сколько реально времени отнимают у вас занятия, какие дополнительные расходы придется нести (возможно, вам не хватит курсов, чтобы получить сертификат через год, и придется нанимать репетитора), остается ли у вас в результате время на сон и на занятия спортом. Будете вы ходить раз в неделю в бассейн или трижды в неделю в хороший спортклуб? Или в итоге ограничитесь утренней гимнастикой дома на коврике? Это не требует никаких дополнительных расходов и время на дорогу не надо тратить, а все же лучше, чем ничего.

Группировка задач по общему признаку. У вас есть определенная большая задача, вы составляете список более мелких задач, которые необходимы для достижения цели и их также распределяете во времени.

Задача на будущий год – поступление в университет. В этом случае вы выбираете вуз и специальность, исходя из заданных целей и своих возможностей. Затем узнаете, когда будут проходить вступительные испытания и что они будут из себя представлять. Начинаете к ним подготовку, собираете необходимые документы, если решили поступать на платное отделение, копите деньги. А также выясняете у работодателя, каким образом будете сочетать обучение и работу. Никто не может запретить получить вам высшее образование, но вы можете договориться о том, что не будете брать положенный вам отпуск для сдачи сессии, а только уходить в определенные дни, чтобы сдать экзамены.

Возможно, работодатель за это компенсирует вам часть расходов на обучение. Как вы понимаете, это принципиально важный момент, потому что распределять свое время в ближайшие два-три года вы будете в соответствии с этой договоренностью. Но тем не менее, мы не поставили данный пункт первым в плане, потому что действовать не всегда нужно от желания или намерения. Порой можно это делать, исходя из факта. Кто сказал, что ставить работодателя перед фактом некорректно? Вы трудитесь на благо компании, ради нее, любимой, и затеяли эту эпопею. Придумывать доводы и объяснения того, почему что-либо хорошо и полезно, у нас получается куда лучше, когда мы это «что-либо» уже сделали.

Учет внешних обстоятельств. Наши планы на будущее могут быть личными и не очень, но в любом случае у каждого взрослого человека есть необходимость подумать о них, поэтому в планирование на год необходимо заложить важные события, которые вы можете предугадать заранее.

В следующем году у вашего шефа юбилей, и он, скорее всего, будет праздновать событие. А это означает, что вам придется принимать участие в подготовке, т.е. на определенный период у вас будет дополнительная нагрузка. Возможно, придется задерживаться на работе, выполнять задачи, в которых вы ничего не понимаете. Думаете, так просто выбрать банкетный зал или организовать развлекательную программу? Вам придется поднять целый пласт новых знаний и нарастить огромное количество компетенций.

Влияет ли сезонность работы и регулярно повторяющиеся события на распорядок дня и планы?

В дальневосточных филиалах нашей компании есть такое понятие, как «навигация». Это период, когда возможна доставка груза на месторождения. Он длится от четырех до пяти месяцев в году, и в эти месяцы все сотрудники филиалов работают практически круглосуточно, и никто из них не уходит в отпуск. Если подобная сезонность есть и в вашей компании, придется ее учитывать. Если с мая по октябрь ваш рабочий день превращается в двенадцатичасовой, то вряд ли стоит планировать на этот период пойти на курсы или начать, наконец, высыпаться. Потому как не получится.

Общие правила составления планов

При составлении планов, какими бы грандиозными или, наоборот, скромными они ни были, можно руководствоваться следующими общими правилами:

  1. Обязательно запланируйте отпуск (даже если вы понимаете, что у вас не будет возможности уехать на море ни при каком раскладе). Человеку необходимо отдыхать, менять занятие, делать небольшую перезагрузку. Кроме того, отпуск может и не требовать материальных затрат. Например, можно провести время на даче у друзей или поехать волонтером в какой-нибудь детский лагерь. Денег в лагере вам не заплатят, но оплатят дорогу и будут регулярно кормить, а вы приобретете новый опыт и знания, а возможно и друзей.
  2. Начните откладывать деньги. Если у вас нет никакой определенной цели, для которой они вам нужны, и кажется, что нет совсем никаких возможностей. Здесь важна не сумма, а сам факт наличия накоплений – это ритуал. В условиях кризиса он действует очень терапевтично.
  3. Не ограничивайте себя только денежным фактором не каждое большое предприятие является дорогостоящим. Например, язык можно выучить и минимальными средствами. Заниматься спортом на самом деле можно дома: каналы на YouTube, фитнес-блоги и прочее – вам в помощь*.
  4. Оставьте себе место и время для творчества. И вообще, не лишайте себя радостей, даже если у вас три работы и великая цель купить квартиру, помните о том, что человеку очень важно получать от жизни удовольствие. Да, труд сам по себе – очень большая радость. Труд результативный – радость еще большая. Но мало кто из нас устроен так, чтобы быть счастливым только работой и экономией средств. Большинству нужно все-таки хотя бы немного тратить: на развлечения, походы с друзьями, хобби, просто приятные вещи. Поэтому находите время на любимые занятия: прогулки в парке, походы в театр или плетение макраме.

Кстати, необходимость экономить тоже можно использовать творчески и начать находить альтернативные – менее затратные – способы получения удовольствия. Например, вместо похода с друзьями в ресторан можно собраться у кого-нибудь дома и приготовить новое вкусное блюдо. Или разузнать, в каких театрах перед началом представления идет распродажа непроданных билетов по сниженным ценам. В больших городах, кстати, проводится множество бесплатных лекций и семинаров на самые различные темы – это прекрасный способ совместить приятное с полезным.

  1. Не пугайте никого грандиозностью своих замыслов. Люди не любят перемены. Не только ваше начальство, но и ваша семья могут не поддержать вас в тех или иных начинаниях. Почему? Потому что новое занятие будет означать, что вы будете уделять им меньше времени, чем раньше. И если после работы вы будете спешить на курсы, то забирать ребенка из детского сада придется вашему мужу. А кому такое понравится? Нет, конечно, придется согласовывать свои планы, особенно если вам нужна помощь (посидеть с тем же ребенком, разрешение уходить с работы пораньше), но выдавайте информацию дозированно. Так окружающие будут меньше пугаться, а постепенно они к переменам привыкнут, никуда не денутся.
  2. Помните про точку отсчета – ради чего мы это затеваем все. Что вы хотите получить в итоге? Новая специальность и должность – это самоцель или одна из ступенек лестницы, ведущей к вашей мечте? Каждый раз, выстраивая эту лестницу, помните про точку отсчета. «Хочу оказаться там, поэтому буду делать следующее». А не: «Сейчас делаю это, вот это, и здесь на всякий случай тоже, вдруг получится прийти, куда не хочется». Не получится. При таком раскладе получится прийти только туда, куда получится (что не всегда плохо).
  3. Делайте. Обязательно делайте что-то для того, чтобы получить желаемое. Пусть это будут не курсы английского, а двадцать минут в день с учебником самостоятельно, притом в метро по дороге на работу. Но они должны быть непременно и регулярно. Если вы будете уделять достижению своей цели немного времени, но делать это систематически, вы неуклонно будете к ней приближаться. Да, медленно. Да, тяжело. Но дорогу осилит идущий, и никто ничего другого пока не придумал.

Что бы ни советовали психологи, как бы мы сами ни развивали в себе стрессоустойчивость, страх будущего остается абсолютно естественным. Человека всегда пугало неизвестное, поэтому тысячелетиями люди обращались к гадалкам, астрологам и прочим предсказателям в попытке узнать, что их ждет. Но ведь можно взять и самому написать план своей жизни. На ближайший день. Или неделю. Или год. Взять и самому предсказать свое будущее таким, каким вам хочется его видеть. Сбудется ли предсказание? Это зависит от миллиона разных факторов, но больше всего – от вас самих.

 

*Подробнее см.: Крылова О.Г. Спортивный интерес. Как вести здоровый образ жизни не выходя из офиса // Секретарь-референт. 2015. № 11. С. 90–96.

М.А. Юдакова

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2015.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.