Электронная версия журнала

Новый год – время подведения итогов

«Секретарь-референт» №12 2012 / Корпоративная культура

Новый год для многих традиционно становится временем подведения итогов, как личных, так и рабочих. Все мы, осознанно или нет, размышляем над вопросом: чего же мы добились за прошедший год?

Наиболее продвинутые из нас при этом уточняют: а что из запланированного в начале года удалось осуществить? Другими словами, если в начале года были поставлены конкретные цели и продуманы планы по их достижению, то подвести итоги становится делом техники.

Но зачем, собственно, подводить итоги? Обычно это делается для того, чтобы оценить полученные результаты и сделать выводы на будущее. Выводы при этом могут быть самые разнообразные: от понимания «точек концентрации внимания» (причем как для закрепления и развития успеха, так и для исправления неудач) до полного пересмотра стратегии и даже жизненных ценностей. Только совсем молодые компании могут позволить себе не ориентироваться на прошлый опыт, ставить цели и строить планы с нуля. Если же какая-то история у компании уже есть, то не учитывать ее было бы не только недальновидно, но и неразумно. В данной статье речь пойдет о том, как именно в конце года стоит подводить итоги и что делать с полученными результатами.

Зачем это нужно?

На первый взгляд, подвести итоги для компании не представляет особого труда. Однако на деле возникают различные сложности, которые могут привести даже к полному отказу от такой практики.

Рассмотрим данную ситуацию на примере строительной компании, относящейся к сегменту среднего бизнеса.

Долгое время директор компании проводил подведение итогов в формате обычного оперативного совещания, которое было приурочено к последнему в году совещанию. Он собирал статистические и финансовые данные за год и сам докладывал собравшимся о результатах работы компании за год. При этом он оценивал работу каждого руководителя и ставил цели на следующий год.

Через какое-то время руководитель стал замечать, что его управленческая команда слабо интересуется как успехами, так и неудачами компании за год, порой откровенно скучая на таких итоговых собраниях. Тогда он решил отказаться от практики итоговых совещаний вообще.

Прошло несколько лет, и руководитель стал замечать, что настроение в управленческой команде становится все хуже и хуже. Причем явных жалоб на что-либо ни от кого не поступало, но общий эмоциональный фон стал негативным: часто из-за пустяков разгорались конфликты, руководители спорили друг с другом из-за очевидных вещей, одни и те же вопросы обсуждались по много раз, причем даже если решение было принято всеми, через какое-то время вопрос возникал вновь и дискуссии повторялись. Руководитель побеседовал с несколькими ключевыми руководителями и понял, что им не хватает понимания ситуации, оценки их достижений, четких ориентиров на будущее. Они рассматривали ситуацию как неопределенную и неустойчивую, хотя в действительности практически ничего не изменилось. Руководитель все так же подводил итоги и ставил цели, но не делился полученными результатами с командой, а просто формировал некий ориентир для себя. Для него все было понятно, предсказуемо и четко. Но оказалось, что отказ от практики подведения итогов сыграл с ним (да и с компанией) злую шутку. Однако руководитель понимал, что просто вернуться к прошлой практике нельзя – вернутся и старые проблемы.

В итоге было найдено следующее решение: функции по подведению итогов и постановке целей были делегированы руководителям направлений (за прошедшие годы компания разрослась и отделы превратились в направления). Теперь подведение итогов стало проходить в несколько этапов. В ноябре руководители направлений готовили отчет о проделанной работе и намечали ключевые задачи направлений на следующий год. Далее в индивидуальном порядке они обсуждали свои отчеты с руководителем компании и дорабатывали их с учетом его замечаний. В середине декабря назначалось итоговое совещание, на котором руководители направлений делали презентации и имели возможность задать вопросы друг другу.

Новая практика поначалу вызвала недовольство, т.к. занимала довольно много времени с учетом необходимости подготовить презентацию. Однако уже через год новый порядок стал восприниматься как должное и общая атмосфера заметно улучшилась.

Другая компания среднего бизнеса тоже прошла долгий путь в поисках оптимального способа подведения итогов года.

Пока компания была небольшая и относилась к типу семейного бизнеса, когда все сотрудники знали друг друга вне работы и проводили много времени вместе, итоги подводились чуть ли не ежедневно и все были в курсе происходящих в компании событий. При этом каждое корпоративное мероприятие (Новый год, день рождения компании и даже дни рождения руководителей) использовалось для обсуждения успехов и выработки способов решения проблем. Компания росла, и такая практика становилась слабо реализуемой.

Тогда попробовали на корпоративной новогодней вечеринке сделать две части: официальную и праздничную. Несколько лет это давало хорошие результаты.

Однако и от этой практики пришлось отказаться, когда компания разрослась настолько, что общекорпоративные вечеринки стали невозможны. Был введен формат годовой конференции по подведению итогов года, куда делегировались представители всех подразделений, причем не только руководители, но и рядовые сотрудники. Процедура отбора представителей на конференцию выкристаллизовывалась несколько лет. В итоге делегатами становились сотрудники, имевшие особые достижения в истекшем году, чьи успехи были включены в доклад подразделения. Таким образом, если к докладу руководителя возникали вопросы, то отвечали на них авторы идей или достижений. Также к конференции готовилась брошюра «Итоги года» с более подробными отчетами по всем направлениям. Текст брошюры выкладывался и на корпоративный сайт для всеобщего изучения.

Выводов из этих примеров можно сделать несколько.

  • Формат подведения итогов года в компании должен быть четко закреплен. Сами собой итоги не подведутся, необходимо выбрать наиболее подходящую для конкретной компании процедуру.

Можно использовать следующие виды процедур:

  • письменные отчеты подразделений по выполнению поставленных задач, выпуск брошюры «Итоги года» или размещение итогового отчета на сайте компании;
  • отчетное совещание с презентацией руководителями направлений отчетов о проделанной работе;
  • отчетная конференция с приглашением рядовых сотрудников;
  • выступление или интервью первого лица с подведением итогов года (на страницах корпоративной прессы, в интранете или по корпоративному радио);
  • встречи руководителей компании с трудовыми коллективами;
  • мозговой штурм по подведению итогов года и выработке направлений дальнейшего развития.
  • Если используемая процедура перестала приносить результаты и вызывает неудовлетворение руководителя или работников, то лучше ее пересмотреть и выбрать другую, более адекватную ситуации.
  • Не надо жалеть времени на работу по подведению итогов. Сэкономленное время обернется в будущем необходимостью тратить время на сглаживание конфликтных ситуаций, «успокоение» сотрудников, разъяснения по поводу ориентиров и ситуации.
  • Подведение итогов может стать хорошей командообразующей процедурой: понимание общих успехов сближает и вдохновляет.

Вовлекайте персонал!

Очень важно в подведение итогов работы компании за год вовлекать персонал. Каждый вносит вклад в работу компании, и каждый должен участвовать в подведении итогов. Тогда общий результат будет рассматриваться как сумма усилий каждого. Поэтому подводить итоги стоит не только компании, но и каждому сотруднику. В идеале отчет подразделения должен строиться на отчетах каждого сотрудника, и здесь немаловажным является самооценка персонала. Можно предложить такую форму отчетности:

Поставленная задача

Срок исполнения

Результат

Коэффициент качества

 

 

 

 

Основным нововведением такого отчета является наличие самооценки по качеству выполненных работ. Для этого нужно определить шкалу и критерии для коэффициента качества. Шкала может быть любой, но лучше не использовать пятибалльную шкалу из-за неизбежных ассоциаций со школьными оценками.

Варианты шкал для оценки работы сотрудников

От 1 до 10, где 10 – максимальный уровень качества, а 1 – минимальный.

От 1 до 7, где 4 – средний уровень качества, меньше 4 – ниже среднего, выше 4 – выше среднего.

От 1 до 3, где 2 – на уровне существующих стандартов, 1 – ниже ожидаемого уровня, 3 – выше ожидаемого уровня.

От 1 до 4, где 4 – превосходное качество, 3 – хорошее качество, 2 – удовлетворительное качество, 1 – плохое качество.

От 0,5 до 1,5, где 1 – на уровне предписанных стандартов, меньше 1 – хуже предписанных стандартов, больше 1 – выше предписанных стандартов.

Коэффициент качества будет определяться путем проверки соответствия или несоответствия результатов работы определенным критериям качества, таким, например, как:

  • соблюдение сроков;
  • результативность переговоров (наличие определенных зафиксированных договоренностей);
  • необходимость доработок и переделок и т.д.

Если у сотрудника есть план, по которому он работает в течение года, то можно ввести коэффициенты соответствия и несоответствия результатов работы плану (так называемый процент исполнения). Очень удобно разрабатывать планы в программе Microsoft Project (программа управления проектами, в которой можно разрабатывать планы, распределять ресурсы по задачам, анализировать объем работ и отслеживать исполнение задач).

Показатели анализа

Для подведения итогов по компании в целом важно заранее определиться с показателями анализа. Очень важны количественные показатели и их динамика относительно количественных показателей прошлых периодов. Причем количество таких показателей должно быть относительно небольшим (7 плюс-минус 2), чтобы любой сотрудник мог их запомнить и с гордостью рассказывать, что, например, количество посещений интернет-сайта компании за год выросло в 2 раза и составило в среднем 1000 посещений в день.

Обычно основные показатели анализа делятся на три типа: финансовые, стратегические и качественные. Причем для целей подведения публичных итогов не стоит углубляться и излишне детализировать используемые показатели. Персоналу и руководителям важно прежде всего понимать, насколько компания была успешна в истекшем году и на что стоит обратить внимание в следующем. Конечно, руководители профильных подразделений должны глубоко разбираться в ситуации, но их отчеты не относятся к числу публичных.

Поэтому из финансовых показателей для целей подведения итогов года можно использовать следующие:

  • объем реализации (объем выручки от продаж) за год. Если объем выручки падает, важно понять причины этого, которые могут быть обусловлены, например, следующими факторами:

– неудачным применением маркетинговых инструментов (реклама, каналы распределения, ценовая политика, качество обслуживания и пр.);

– техническими проблемами (с оборудованием, технологиями);

– человеческим фактором (проблемы в коллективе, личные проблемы сотрудников) и т.д.;

  • прибыль, т.е. годовая выручка минус затраты на производство продукции/услуги. Показывает, сколько компания реально зарабатывает.Падение прибыли может быть обусловлено теми же причинами, что и падение выручки, добавим только несколько факторов внешней среды, оказывающих влияние на данный показатель:

– повышение себестоимости продукции за счет повышения цен на закупаемые материалы;

– повышение арендной платы;

– повышение процентов за кредит;

– повышение налогов, штрафов;

– колебание в курсе валют, повышение таможенных сборов, изменение политической ситуации – для компаний, занимающихся внешнеэкономической деятельностью и т.д.;

  • рентабельность – отношение прибыли к объему реализации. Показывает долю прибыли в общем объеме выручки.

Здесь может быть несколько вариантов проблемной ситуации:

– рентабельность нулевая, а выручка растет. Это значит, что расходы компании слишком высоки и не позволяют ей выйти на должный уровень прибыли. Стоит существенно пересмотреть формирование себестоимости продукции/услуг, а также оптимизировать все остальные расходы;

– рентабельность нулевая, а выручка падает. Спрос на продукцию/услуги не сформирован или выбрана неверная ценовая политика;

– рентабельность падает, а выручка растет. Необходимо кардинально оптимизировать все расходы компании, возможно, какую-то часть работ (а может быть и все) отдать на аутсорсинг;

– рентабельность падает, выручка без изменений. Очевидно, что необходимо увеличить объем продаж;

– рентабельность падает, выручка падает. Самый тяжелый случай для компании, требует полного пересмотра ее дальнейшей деятельности, т.к. текущая деятельность приносит компании одни расходы.

Все финансовые показатели необходимо рассматривать в динамике, т.е. в сравнении с показателем предыдущего года или, еще лучше, за несколько лет.

Из стратегических показателей деятельности компании, которые связаны с развитием деятельности, чаще всего используются следующие:

  • число новых клиентов за год;
  • количество точек сбыта продукции;
  • номенклатура ассортимента товара/оказываемых услуг;
  • количество новых разработок/новых стандартов или технологий, в общем, уровень инноваций в компании;
  • уровень текучести персонала.

Данные показатели могут варьироваться в зависимости от отрасли, но объединяет их то, что они могут быть выражены в числовом виде и их выполнение влияет на достижение целей в будущих периодах, т.е. они носят перспективный, стратегический характер.

В заключение рассмотрим качественные показатели:

  • известность компании на рынке;
  • уровень качества обслуживания клиентов, отзывы клиентов;
  • уровень удовлетворенности персонала;
  • уровень качества продукции/услуг.

Данные показатели чаще всего получают из результатов опросов и других исследований, а также путем учета отзывов клиентов, количества и содержания рекламаций и претензий клиентов.

Итоги подведены. Что дальше?

Подведение итогов позволяет получить объективную картину происходящего в компании: что реально было сделано, какие результаты были достигнуты. Кроме того, можно увидеть проблемные зоны, в которых не достигнуты цели и где события разворачиваются не по запланированному сценарию. Анализ таких проблемных зон может выявить, например, что ресурсы, в т.ч. временные, были распределены неверно, что тем областям, где есть проблемы, времени уделялось недостаточно или же было недостаточно выделено других ресурсов.

После заливки фундамента на одном из объектов, постройкой которых занималась строительная компания, обнаружилось, что бетон не набрал прочности, и по истечении времени фундамент разрушился. В итоге стройка приостановилась из-за судебных разборок с производителем бетона, и компания понесла убытки. После этого случая прорабы стали в обязательном порядке брать пробу каждой серии бетона: хотя это и увеличивает в целом подготовительный этап стройки, зато помогает в дальнейшем избежать многих проблем.

Выявление узких мест при подведении итогов может показать и ситуацию, где возможности были явно переоценены.

В той же строительной компании было принято решение помимо строительства и ремонтно-отделочных работ заниматься еще и производством пластиковых окон. Было налажено производство, но конкуренция в этом сегменте была слишком высокой, и компания не смогла выйти на окупаемость затрат даже через два года.

В итоге руководство компании приняло решение свернуть это направление бизнеса и заниматься теми видами деятельности, в которых у нее давно был накоплен опыт и наработана клиентская база.

Подведя итоги года, мы можем с учетом полученной картины внести изменения в дальнейшие планы, что делает их более реалистичными и достижимыми. С другой стороны, если компания ставит перед собой цели на год, то и подвести итоги становится значительно проще. Поэтому самым правильным решением будет совместить работу по подведению итогов года с работой по постановке целей на следующий год.

Е. Скриптунова, И. Аржинт,

компания «АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.