Электронная версия журнала

Планируем год и уверенно идем к цели!

«Секретарь-референт» №1 2014 / Профессия

Начало года – самое подходящее время для того, чтобы строить планы: как повысить свое профессиональное мастерство, куда поехать отдыхать и т.д. Мы попросили рассказать ваших коллег – секретарей, помощников директоров – о своих планах на этот год и о том, как они достигают поставленных целей, а нашего эксперта – о технологиях, которые позволяют успешно добиваться своих целей.

Марина Вольнова, секретарь компании «Успех» (Санкт-Петербург)

Этот год выдался насыщенным: новое место работы, возможность личностно и профессионально расти. Сейчас я секретарь и помощник директора агентства, которое занимается PR-деятельностью. Поскольку у нас есть иностранные клиенты, в моих планах – выучить английский язык с помощью программы «Полиглот», которая доступна в Интернете. Кроме того, собираюсь закончить курсы скорочтения – мало того, что важны для работы, так еще и моя давняя мечта. Также я бы хотела написать сценарий для проведения корпоративного праздника. Пусть бы все получилось! Это же так интересно!

Анна Коптелова, помощник руководителя ООО «Симона» (Нижний Новгород)

Секретарем я работаю около года. Сначала была «на подхвате» у другого личного помощника, но потом мои обязанности расширились. Даже когда я занимала другие должности, я все равно была в курсе всех дел руководства по вполне объективным причинам (привычка партнеров обращаться к знакомым людям, объемные задачи, которые приходилось выполнять вдвоем).

Планирование какой-либо деятельности – процесс, без сомнения, сложный. Что касается собственных планов, то это достойное образование, рост, как духовный, так и профессиональный, и, конечно же, отпуск.

Анна Барсукова, секретарь компании «Алгоритм» (Москва)

Я уже завела специальную тетрадь, в которой записала мечты, планы и цели на 2014 г. Чем отличается мечта от плана? У мечты нет конкретных сроков исполнения, и мы часто мечтаем, но ничего не делаем, чтобы ее осуществить. А вот когда есть конкретный и четкий план и временной отрезок, шансы осуществить задуманное сильно возрастают. Итак, в моих планах – научиться управлять своим временем (тайм-менеджмент), т.к. в мои обязанности входит планирование рабочего дня директора. Компания обещала оплатить курсы. Кстати, я сама предложила эту идею директору – и он ее поддержал. Также я хочу записаться в школу латиноамериканских танцев, ведь благодаря им можно держать себя в форме, а это очень важно для нашей профессии! И еще запланировала отпуска на будущий год (в Стамбул и Таиланд). Таковы мои мечты и планы, и я постепенно, шаг за шагом, иду к их осуществлению.

Светлана Лапинская, помощник директора компании «Альянс» (Чебоксары)

Планировать надо обязательно – это первый шаг к успеху. Я читала одну книгу, в которой психолог давала советы по грамотному планированию. По ее мнению, все нужно записывать, причем не на компьютере, а на бумаге, и чем подробнее, тем лучше. Даже просто составляя план, мы думаем над реализацией целей. И это первый и очень важный шаг на пути к осуществлению планов.

Мое слабое место – это грамотность, поэтому в будущем году я собираюсь работать над этим: буду больше читать и писать диктанты. Без грамотной письменной речи в нашем деле никуда. Также я планирую в первой половине года пойти на курсы повышения внимательности. Не сомневайтесь, такие курсы есть. Более того, мне их оплатит компания.

Наталья Марсунова, секретарь компании «Тихий дом» (Волгоград)

Каждый из нас ставит перед собой цели в профессиональной деятельности, но далеко не каждый их добивается. Я посетила тренинг и хотела бы поделиться своими знаниями. Для успешного достижения цели достаточно соблюсти несколько правил: поставить цель, понять, что проблемы, возникающие на пути к цели, – это не непреодолимые трудности, а всего лишь шаги на пути профессионального и личностного роста, далее – профессионализм, умение грамотно выстраивать действия и контролировать эмоции. Последнее – надо уметь управлять своей энергией.

Как правильно поставить цель? Самое важное – это увидеть конечный результат. Четко определите, как вы идете к цели и что в итоге получаете. Подумайте, какие блага вы за это получите, как изменится после этого ваша жизнь. Представьте, как вы отметите каждый этап достижения цели. Большим спросом пользуется тренинг, посвященный барьерам, неправильным действиям со стороны человека, который идет к своей цели. Существует шесть факторов, которые влияют на достижение цели. Посмотрите на свою ладонь. Сама ладонь (и первый фактор) – это идеология, база, основа. Пальцы – это факторы: действие, профессионализм, эмоции, описание цели и энергия. Именно эти пять факторов ведут нас к профессиональной и личной цели. Почему именно они? Давайте разбираться. Идеология, философия – это фундамент, мотив. Если цель соответствует вашему прямому назначению, не идет вразрез с вашим мировоззрением и другими личностными ценностями, это станет отличным стимулом к ее достижению.

Если же вы не знаете, чего хотите достичь, какую жизнь построить, или никогда не думали о вашем предназначении в профессиональном плане, вы начинаете хвататься за первое, второе, третье. Вы начинаете, но не заканчиваете, т.к. сначала вами движет вдохновение: «Как интересна эта цель – надо начать действовать!» Но вдохновение всегда заканчивается. Это огонь в печке, который долго не горит без поленьев. Надо, чтобы печка всегда была теплая – тогда она будет отдавать тепло. Так, когда дрова сгорели, вы идете дальше, а поскольку цель идет вразрез с вашим мировоззрением, то начинаются различные сомнения и метания. Настоящая цель от фальшивой отличается наличием сомнений, барьеров, метаний, трудностей. Если у вас есть цель и трудности для ее достижения, то это цель. А если нет никаких трудностей для ее достижения, то это обычное дело, которое нужно сделать. Например, идея – купить дом в Ницце. Для топ-менеджера с окладом $3000 в месяц приобретение дома в Ницце – это цель. Ему надо строить свою карьеру и жить так, чтобы к определенному сроку накопить средства для заветной покупки. И он, преодолевая трудности, постепенно идет к своей цели. Если же речь идет о жене Абрамовича, то для нее покупка такого дома – это не цель, а обычное текущее дело (съездить на место, чтобы выбрать этот самый дом). Как видите, никаких сложностей на пути к достижению этой цели нет.

Когда речь идет о достижении цели, возникают философские вопросы. У каждого есть предназначение: он либо реализовывает его, либо не реализовывает. У человека есть выбор: ставить цели и идти к их достижению или не ставить. При постановке целей возникают проблемы, потому что это цель. Далее – важный момент: как он рассматривает эти проблемы (как сложные и трудноразрешимые или как ступеньки к цели и личностному и профессиональному росту). Если человек выбирает второй путь и, постепенно преодолевая трудности, идет вперед, он внутренне радуется реализации, видит новые открывающиеся перед ним горизонты и ставит новые цели. Если во время этого пути он еще и делает какое-то благо для окружающих, он еще больше внутренне счастлив и горд. Если же человек выбирает первый путь, он говорит, что на пути к цели его ждет слишком много непреодолимых проблем: «Я туда не пойду – страшно, рискованно. А что меня там ждет? А вдруг ничего не получится? Я стал бы хорошим секретарем, но это все так сложно!» В этом случае он начинает искать внешнюю радость – не внутри себя, своих достижений и свершений, а снаружи, во внешнем мире. В этом случае можно говорить о деградации личности.

Как понять, что это ваша цель, что она соответствует вашему мировоззрению и внутренним принципам? Должно быть внутреннее ощущение радости и реализованности во время пути к данной цели. Если человек не реализует свое предназначение в жизни и профессии, он чувствует внутреннее опустошение, дискомфорт, никчемность, скуку, потерю смысла жизни. Поскольку внешняя радость не своя, то он выходит на алкоголь, наркотики, чревоугодие и пр. То есть идеология, база, на которой и строится целеполагание, – когда ощущаешь свои цели и предназначение.

Надеюсь, эта технология достижения цели поможет моим коллегам личностно и профессионально расти. А что касается меня самой, то передо мной в этом году стоят цели: получить второе психологическое образование и стать еще более незаменимым сотрудником для компании и директора.

Светлана Бакунина, секретарь компании «Миражи» (Нижний Новгород)

Я составляю план на будущий год в конце предыдущего, так что план у меня уже есть. Хочу пойти на спортивные танцы и йогу (последняя, по отзывам, позволяет снять напряжение после рабочего дня). В моих профессиональных планах – освоить скоропечатание на курсах, а также прочитать профессиональную литературу (список уже составлен). Осталось только купить книги, т.к. читать электронные я не люблю (глаза сильно устают).

Елена Спирина, секретарь компании «Пес и кот» (Самара)

В моих планах на следующий год – научиться распределять рабочее время, т.к. я работаю помощником директора в крупной компании со штатом в 500 человек и делаю одновременно массу дел.

В конце прошлого года я посетила семинар известного коуча, который рассказывал, что мешает нам достигать своих целей. Поделюсь своими знаниями с коллегами. Итак, важный фактор, который помогает или же, наоборот, мешает на пути к цели, – это эмоции. Нужно уметь управлять своими эмоциями, избавляться от негатива. Как это сделать? Существуют практики уединения (выезд за город), молчания, а также упражнения, которые коучи дают на тренингах. Известный тренинг на эту тему носит название «Пять шагов к радости», когда людей учат через образ работать с негативными эмоциями. Для работы с ними нужны осознанность и любовь к себе. Когда мы избавляемся от негатива, то спокойнее воспринимаем цель и все трудности, возникающие на пути к ней.

Приведу пример из жизни своей коллеги, Натальи.

Наталья пришла работать в компанию со штатом 50 человек на должность помощника директора. Ее целью являлось в будущем занять пост специалиста по связям с общественностью. Предпосылки были: профессиональное образование, год работы в небольшом рекламном агентстве и главное – обещание директора. Он знал, что через пару месяцев штатный специалист по связям с общественностью уйдет в декрет – компании как раз нужен будет новый сотрудник на эту должность. Конечно, проще взять проверенного за время испытательного срока человека. Наталья была исполнительна и креативна, но излишне эмоциональна. Она могла прикрикнуть на коллегу или же целый день отмалчиваться, если была не в настроении. Коллеги закрывали на это глаза. Директор же не знал о ее недостатках, т.к. с ним она была приветлива и мила. Настал час икс: назначению Натальи на новую должность и уходу штатной сотрудницы в декрет была посвящена небольшая пятничная вечеринка. В какой-то момент директор предложил сотрудникам охарактеризовать девушку, оценить, справится ли она (видимо, это была проверка реакции кандидатки). Все коллеги отзывались о Наталье как об общительном, позитивном человеке, умалчивая о ее перепадах настроения. И лишь один из них сказал примерно следующее: «Наташа отлично справится с новой работой, но ей нужно научиться контролировать свои эмоции – иногда она бывает не права». Услышав замечание, девушка выплеснула содержимое бокала в лицо «обидчика» и убежала. Директор был шокирован таким поведением кандидатки. На следующий день Наталья пришла на работу мрачнее тучи. Директор сказал ей: «Во-первых, публично извинитесь перед коллегой. Во-вторых, если вы и в дальнейшем будете неадекватно себя вести, я вас тут же уволю». Извиниться она отказалась и ушла из компании в тот же день, а ведь была так близка к цели.

Важно уметь управлять своими эмоциями. Таких вспышек, как у нашей героини, быть не должно.

 

Наталья Серая, секретарь компании «Волшебная страна»

Хочу рассказать об эффективном способе достижения цели – «лестнице желаний». Поставьте себе цель – например, накопить за год на отпуск в Италии. Что вы можете сделать для ее достижения? К примеру, откладывать четверть каждой зарплаты и все премии. Затем представьте, как вы будете отдыхать во время отпуска: нежиться на песке у Адриатического моря или гулять по Венеции. Важно не торопиться: установите предельный срок достижения цели. Не ставьте нереализуемые цели – это приведет лишь к разочарованию и нервному срыву.

Я очень люблю путешествовать. В начале нового года планирую, какие две или три новые страны хочу посетить. Кроме того, стараюсь, чтобы мой ежегодный доход вырастал процентов на 20–30 %. Эти деньги я всегда откладываю на отпуска. В первый год работы секретарем я закончила курсы скорописи, и директор поднял мне зарплату на 15 %. Затем занялась вязанием на продажу. В этом году я планирую продвинуть свои изделия в социальных сетях, а в профессиональном плане – перейти из подразделения в головной офис.

Лариса Воронова, вдохновляющий коуч по целеполаганию, генеральный директор компании «Мастерская коучинга Ларисы Вороновой»

Определяйте цели! Ко мне постоянно обращаются люди с просьбой помочь им достичь профессиональных и личных целей. Что для этого нужно? Во-первых, понимать, что у каждого свой профессиональный путь, и надо идти по нему, не оглядываясь на других. Для одних людей цель – стать топ-менеджером крупного производственного предприятия, для других – стать хорошим секретарем в небольшой компании. Во-вторых, осознавать, какую пользу принесет достижение поставленной цели. Путь к цели (т.е. ежедневная работа) должен приносить нам радость. Если мы получаем удовольствие от ежедневной работы и осознаем, зачем нам все это надо, тогда легче достигнуть цели.

Пример из профессиональной сферы. Если вы решили стать хорошим управленцем, определите, какую пользу вам принесет достижение этой цели. Например, таким образом можно реализовать свои лидерские качества и больше зарабатывать. Наконец-то вам хватит средств на то, чтобы поменять машину. Следующий момент: определите, чего вам не хватает для достижения цели. Итак, личностные качества есть, не хватает профессиональных навыков управления. Решено – надо получить бизнес-образование. Цель поставлена, польза определена и понятна. В путь!

Цель определили! Теперь действуем! Переходим к следующему важному пункту на пути к цели – действиям. Все в России очень любят сказки про Емелю, скатерть-самобранку, сапоги-скороходы и миф про халяву, которую студенты активно призывают в форточку в каждую сессию. Предполагается, что печь поедет сама – цель будет достигаться сама по себе.

Но так не бывает: чтобы чего-то достичь, нужно обязательно действовать. При этом важно помнить, что действия бывают трех видов:

  1. собственно действия, когда мы проявляем активность, что-то делаем;
  2. размышления, планирования по разнообразным методикам;
  3. медитации, когда ты определил задачу и больше не думаешь о ней, а ответ приходит через некоторое время. В самых непонятных, пиковых ситуациях работает именно медитация.

Когда вы не знаете, что делать, вместо того, чтобы суетиться и паниковать, планировать, надо отложить все дела и отключить голову. Можно побыть в одиночестве в своем рабочем кабинете и минут десять не шевелиться, затем встать и навести порядок на рабочем месте. И дальше придут правильные решения и действия. Когда мы выключаем радио, которое постоянно поет у нас в голове, тихий голос обязательно скажет, что нужно сделать, – и это будет правильное решение. Тело же быстро отреагирует на решение головы и сердца, души. Так и выстраивается цикл действий к цели.

Не забудем о профессионализме. Следующий важный момент на пути достижения цели – это профессионализм. Если мы что-то делаем, это надо делать профессионально. Неважно, кто вы – менеджер, балерина, вахтер, уборщица, секретарь, вы должны быть профессионалом. Кроме того, для успешного достижения целей, выстраивания карьеры нужно обладать еще двумя умениями. Первое – надо овладеть умением выстраивать отношения, потому что мы живем в социуме. Второе – умение достигать целей. Для этого нужно знать технологии их достижения. Известно множество отработанных технологий, разобраться с которыми помогает коуч. Они едины от начала до конца, помогают достичь поставленных целей максимально эффективным способом. Выстраивание отношений происходит через себя (работа с собой, примирение с самим собой), и тогда наступает мир снаружи. То есть это подход от внутреннего к внешнему, а не наоборот.

Благодаря этим трем умениям вы сможете достигать целей и быть успешным.

М. Сипатова

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2014.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.