Электронная версия журнала

Корпоративные поздравления с Новым годом и Рождеством

«Секретарь-референт» №11 2017 / Корпоративная культура

В канун Нового года и Рождества одна из самых ответственных задач секретаря – подготовить подарки и пожелания для партнеров и клиентов компании. В статье расскажем, как оформить сувениры в корпоративном стиле, какие виды поздравлений лучше использовать – электронные или бумажные, приведем примеры удачных и неудачных текстов деловых поздравительных писем.

 

Поздравлять партнеров и клиентов с Новым годом и Рождеством – важнейшая традиция и правило делового этикета.

Новогодние праздники – отличный повод продемонстрировать высокую корпоративную культуру, надежность компании, внимательное отношение к представителям различных организаций.

Грамотно составленное и вовремя отправленное новогоднее поздравление приятно удивит партнеров и клиентов, напомнит о важных результатах вашего сотрудничества.

НОВЫЙ ГОД И РОЖДЕСТВО В РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ

Новый год широко отмечают в России и во многих странах мира. Но праздничные даты совпадают лишь в некоторых из них. Если по григорианскому календарю Новый год наступает 1 января, то по восточному, которого придерживаются, например, Китай, Вьетнам, Сингапур, Малайзия, Монголия, – в промежутке с 21 января по 20 февраля.

В странах с персидским календарем (Таджикистан, Иран, Пакистан, Афганистан) Новый год отмечают с 21 на 22 марта. А в Индии есть несколько подобных праздников, которые приходятся на разные дни в году (в феврале, апреле, мае, октябре).

Рождество, в отличие от Нового года, исключительно христианский праздник. По католической традиции его отмечают 25 декабря, а по православной – 7 января.

В католических странах Европы (Германия, Австрия, Франция и др.) именно перед Рождеством открывается огромное количество ярмарок, люди тщательно выбирают и упаковывают рождественские подарки. Новый год в Европе отмечают гораздо скромнее.

Составляя открытки, учитывайте даты и последовательность упомянутых праздников. Например, пишите «С Новым годом и Рождеством!» в поздравлении для православных партнеров; «С Рождеством и Новым годом!» –в поздравлении для представителей католической веры.

Поскольку данные праздники следуют друг за другом, вполне достаточно отправить одно поздравление.

КОГДА ГОТОВИТЬ ПОДАРКИ И РАССЫЛАТЬ ПОЗДРАВЛЕНИЯ

Подарки и открытки для партнеров и контрагентов лучше готовить заранее, чтобы лишний раз не нервничать из-за несвоевременной доставки в канун праздников.

Если вы решили подарить клиентам полезные памятные сувениры с логотипом компании (термокружки, пледы, сумки-холодильники и др.), закажите брендирование подарков за месяц-полтора до праздников – в предновогодний период в типографиях много заказов.

Чтобы сэкономить время и деньги на нанесении логотипов, можно заказать наклейки с эмблемой организации и разместить их на всех подарках и конвертах. Фирменные знаки придадут подаркам законченный вид и помогут идентифицировать отправителя. Дизайн наклеек можно разработать на заказ.

Для новогодних торжеств также пригодятся наклейки для подарочных бутылок. За счет такого решения можно сэкономить средства на покупке новогодних версий шампанского. Бутылка с логотипом компании и новогодними пожеланиями будет смотреться ничуть не хуже купленной в магазине и обойдется дешевле.

Многие компании хотят порадовать своих партнеров непосредственно перед праздником – 29–30 декабря. Но если в этот период курьерская служба будет перегружена, то о своевременном поздравлении придется забыть. Чтобы избежать накладок, начните узнавать адреса для доставки подарков и открыток заранее – примерно за неделю до отправки. В российских компаниях принято начинать отправлять поздравления в 20-х числах декабря.

Если ваша организация ограничивается электронной рассылкой открыток-поздравлений, их можно отправить 28–30 декабря.

КОГО ВКЛЮЧИТЬ В СПИСОК АДРЕСАТОВ

Чтобы электронная рассылка поздравлений прошла успешно, составьте список адресов ключевых партнеров и клиентов.

С новогодними праздниками принято поздравлять зарубежных и российских партнеров, поставщиков, VIP-клиентов и постоянных покупателей, директоров и руководителей филиалов (Пример 1). Если для рассылки поздравлений вам понадобятся адреса организаций или филиалов, уточните их заранее.

При отправлении массовой e-mail-рассылки не вставляйте электронные адреса всех получателей в поле «Кому:». Чтобы не акцентировать внимание на количестве адресатов и в целях конфиденциальности, используйте скрытую копию.

КАК ОФОРМИТЬ НОВОГОДНЕЕ ПОЗДРАВЛЕНИЕ

Первое, на что обращают внимание при получении новогоднего поздравления, – это его дизайн. Даже самое оригинальное пожелание важно красиво преподнести.

Во многих современных организациях разработан специальный внутрикорпоративный документ – брендбук, который содержит раздел гайдлайн, регламентирующий использование основных элементов фирменного стиля бренда (логотипа, сочетания цветов и т.д.). Например, в компании «Лаборатория Касперского» фирменными цветами считаются зеленый и красный. Они обязательно присутствуют на праздничных открытках и новогодней упаковке подарков от этой компании.

Если в вашей организации не разработан брендбук и требований к оформлению новогодних открыток нет, то выберите цвета для оформления исходя из своих предпочтений.

Рассмотрим самые распространенные способы оформления новогодних поздравлений.

Новогоднее поздравление на бланке письма или специальной бумаге

Это, пожалуй, самый простой и наименее креативный способ. Письма-поздравления, оформленные на бланке письма, могут содержать следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

• «Государственный герб Российской Федерации»;

• «Герб субъекта Российской Федерации»;

• «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

• «Наименование организации – автора документа»;

• «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

• «Наименование должности лица – автора документа»;

• «Справочные данные об организации»;

• «Дата документа»;

• «Регистрационный номер документа»;

• «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

• «Адресат»;

• «Заголовок к тексту»;

• «Подпись» и др.

Письма-поздравления составляют в свободной форме. Их объем варьируется от одного-двух предложений до нескольких развернутых абзацев.

Такого рода письма можно оформлять не только на бланках письма организации (Пример 2), но и на специальной бумаге различных оттенков, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д. (Пример 3).

Новогодняя открытка ручной работы

Несмотря на то что современные организации в большинстве случаев для внутренних и внешних коммуникаций используют электронную почту, многим приятнее получить красивую бумажную открытку. Такой способ поздравления становится редкостью и ценится больше на фоне теряющей актуальность бумажной переписки.

При выборе новогодней открытки обратите внимание на ее дизайн. Несколько лет назад в магазинах был огромный выбор открыток с золотым тиснением, блестками, выпуклыми буквами. Сейчас актуален более лаконичный стиль. Популярны открытки ручной работы с использованием экологичных материалов (крафтовой бумаги, бечевки, растительных красок и т.п.). Такая открытка даст понять клиенту или партнеру, что вы готовили подарок специально для него.

Открытки ручной работы чаще всего продают в специализированных магазинах, салонах цветов. Также их можно заказать у различных мастеров, например на сайте-агрегаторе «Ярмарка мастеров» – livemaster.ru.

Личный опыт 

В прошлом году наш учебный центр заказывал для поздравления партнеров и клиентов открытки ручной работы. Каждая из них была уникальной. Мы только вклеили пожелания и отправили открытки адресатам. А в ответ получили слова восхищения и благодарности. Например: «Большое спасибо за поздравления и сувениры! Мы тронуты вашим вниманием, сердечным отношением и надеемся на продолжение сотрудничества!»

Новогоднее электронное письмо

Его оформление соответствует тематике праздника. В новогоднее письмо можно добавить изображение брендированной новогодней шапки, елочных игрушек, подарков.

Лучше всего с разработкой оформления для новогодней рассылки справятся профессиональные дизайнеры, которые создадут стиль по вашим пожеланиям.

Добавляя текст в электронное поздравительное письмо, используйте универсальные шрифты – Arial, Courier, Georgia, Tahoma, Times New Roman, Verdana*, чтобы адресат смог прочитать послание как с монитора компьютера, так и с планшета или смартфона.

Новогодняя электронная открытка

Это самый удобный способ поздравлений. Сделать электронную открытку несложно. Ее изготовление займет около 10 минут.

Для разработки электронной открытки понадобятся:

• Adobe Photoshop – многофункциональный графический редактор. Его можно установить или использовать онлайн-версию программы.

• Шаблон новогодней открытки из интернета, на который нужно нанести текст в онлайн-фоторедакторах, например picmonkey.com, avatan.ru.

В фоторедакторе можно добавлять необходимые фильтры, изменять цвет и размер шрифта, чтобы сделать открытку более привлекательной. Готовую открытку сохраните на вашем компьютере и отправьте с электронным письмом.

Для электронной открытки не обязательно использовать шаблон. Ее можно разработать самостоятельно на одном из специальных сайтов, например canva.com.

При регистрации на сайте разработчики ресурса предлагают пройти двухминутный мастер-класс по созданию онлайн-открыток. Он позволит понять, как использовать функционал сайта.

Создание открытки лучше начинать с выбора фона, а затем переходить к графическим элементам и тексту. Если в открытку необходимо добавить изображение, например, новогодней елки, введите в строку поиска слово «елка», и сайт выдаст варианты иллюстраций.

Некоторые функции на сайте платные, для их использования необходимо оформить подписку. Однако даже бесплатные услуги и картинки позволяют создать стильную и лаконичную новогоднюю открытку. Ее нужно сохранить и прикрепить к электронному поздравительному письму.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПОЗДРАВИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Как и все деловые письма, поздравительное деловое письмо имеет определенную структуру, но не все ее элементы обязательны.

Поздравительное письмо составляют в свободной форме, и каждая организация решает сама, что в него включать. Если адресаты поздравлений отличаются по статусу и рангу, то секретарь готовит несколько текстов поздравлений.

Рассмотрим слова и фразы, наиболее характерные для делового поздравительного письма.

Обращение и приветствие:

• «Уважаемый(ая)..!»;

• «Уважаемые коллеги!»;

• «Дорогие коллеги!».

Причина написания письма:

• «От всей души поздравляем Вас с наступающим Новым годом!»;

• «Примите искренние поздравления с наступающими праздниками – Новым годом и Рождеством Христовым!»;

• «От имени нашего коллектива поздравляем Вас с наступающим Новым годом!».

Значение праздника:

• «Новый год – всеми любимый и радостный праздник, наполненный надеждами и верой в будущее»;

• «Новый год – время красивой, доброй сказки, которая приходит в конце каждого года»;

• «Новый год – это одновременно и праздник, и хороший повод подвести итоги, наметить новые цели».

Характеристика уходящего года (значимые изменения и знаковые события из жизни организации):

• «Уходящий год был очень важным и успешным для нас с точки зрения достигнутых результатов. За прошедший год нам удалось поднять уровень продаж нашего продукта на 20 %, заключить стратегически важные договоры»;

• «Прошедший год ознаменовался для нас важными событиями в жизни компании. Совместными усилиями мы провели ребрендинг организации, а также подняли на новый уровень качество обслуживания клиентов. Это наша общая заслуга!».

Благодарность за сотрудничество:

• «От всего нашего коллектива хотим выразить Вам благодарность за выбор нашего центра!»;

• «Благодарим Вас за неоценимый вклад в развитие наших партнерских отношений в уходящем году»;

• «Искренне благодарим Вас за профессионализм и понимание. Вместе нам удалось достигнуть поставленных целей в 2017 году».

Планы и надежды на новый год:

• «Пусть новый год принесет нам новых лояльных клиентов и популярность нашего бренда растет в геометрической прогрессии»;

• «Пусть наступающий год станет для нас еще более успешным и принесет только позитивные перемены».

Пожелания:

• «Пусть в новом году сбудутся ваши самые заветные желания и наступающий 2018 год будет ярким, успешным и счастливым».

• «Пусть наступающий год оправдает самые добрые надежды, принесет мир, здоровье и благополучие в ваши семьи. Желаю вам, чтобы сбылось все, что вы загадаете под бой курантов в последние минуты уходящего года! С наступающим праздником вас, дорогие коллеги! С новым, 2018 годом!»;

• «Пусть каждый день нового года дарит вам только положительные эмоции и амбициозное настроение, с которым вы легко добьетесь поставленных целей. Желаем, чтобы рядом всегда были ваши надежные партнеры и коллеги. С Новым годом!».

Заключительная фраза (этикетная формула):

• «С уважением…»;

• «С наилучшими пожеланиями…»;

• «С пожеланиями процветания каждому из вас…»;

• «С искренним уважением…»;

• «С глубоким уважением и благодарностью…»;

• «С пожеланием удачи и успехов…»;

• «С надеждами на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Подпись:

• «Генеральный директор ООО „Профи-Карьера“ А.А. Иванов»;

• «Глава управы района Строгино города Москвы В.В. Коновалов».

На основе приведенной структуры можно составить тексты новогодних поздравлений для сотрудников компании, партнеров, клиентов, руководителя (см. Приложение).

ОШИБКИ В ДЕЛОВОМ ПОЗДРАВИТЕЛЬНОМ ПИСЬМЕ

Поздравительное новогоднее письмо составляют в произвольной форме, но с учетом требований официально-делового стиля. Поэтому для поздравлений лучше не использовать:

  • Банальные стихотворения, найденные в интернете. Вряд ли вашему партнеру или клиенту понравится поздравление без индивидуального подхода. Поэтому если ваша организация все-таки предпочтет стихотворную форму, то правильнее составить текст, используя название вашей компании и упомянув значимые события из ее жизни. Такие произведения можно заказать на сайтах фриланса, например youdo.com, work-zilla.com.
  • Сленг и разговорные слова. Они бывают уместны в текстах поздравлений для близких и друзей, но не подходят для деловых поздравительных писем.

Не используйте в текстах поздравлений узкопрофессиональную лексику и аббревиатуры, а также слова «супер», «классный» и т.п.

Главное – проявляйте уважение к партнерам и клиентам, делитесь с ними сердечным теплом и праздничным настроением.

От всей души желаем секретарям и помощникам руководителей удачи в составлении новогодних деловых поздравлений, а также ответных писем с благодарностью и наилучшими пожеланиями!

 

*См.: Сосновая А.В. Стиль и этикет электронной деловой переписки // Секретарь-референт. 2017. № 9. С. 9 – 14.

А.В. Сосновая, бизнес-тренер по секретарскому делу, руководитель службы ДОУ, куратор направлений «Делопроизводство» и «Секретариат» Центра профессионального развития «Профи-Карьера»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.