Электронная версия журнала

Новогодние открытки: как создать и отправить быстро

«Секретарь-референт» №12 2016 / Ваш компьютер

Канун праздника лучше самого праздника.

Японская пословица

Приближаются новогодние и рождественские праздники. А это значит, что хлопот у секретарей только прибавится. Одна из них – подготовка и рассылка новогодних поздравлений партнерам и клиентам. Расскажем, как создать и отправить новогодние поздравительные открытки с помощью MS Word, Outlook и PowerPoint и избежать при этом распространенных ошибок.

 

СОЗДАЕМ ПОЗДРАВИТЕЛЬНУЮ ОТКРЫТКУ В ФОРМАТЕ MS POWERPOINT

Выбираем картинки. С помощью Интернета находим несколько рисунков в форматах PNG или GIF (последний позволяет создавать анимацию в открытке). Например, таких (рис. 1–4):

Открываем пустую презентацию в MS PowerPoint, не используя никаких шаблонов. Удаляем окна Заголовок слайда и Подзаголовок слайда. В результате получаем абсолютно чистый слайд.

Создаем фон открытки. Используем одну из картинок в качестве фона. Вставляем ее в поле слайда и «подгоняем» под размеры слайда (рис. 5).

Затем в слайд помещаем остальные картинки, а одну из них (с изображением Санта-Клауса) выносим за пределы основного поля слайда (рис. 6).

   

Добавляем анимацию. Теперь добавим анимацию (для этого используем изображения в формате GIF). В нашем примере это картинка с изображением Санта-Клауса. Выделяем ее кликом, затем на закладке Анимация выбираем команду Добавить анимацию, следом – Другие пути перемещения (рис. 7).

 

В открывшемся окне выбираем путь перемещения, то есть траекторию передвижения изображения в будущей открытке. Например, Синусоида 1 (рис. 8).

   

На слайде будет показана траектория движения (рис. 9), которую можно изменить мышкой, как и любую картинку (уменьшить, увеличить или передвинуть). В нашем примере Санта-Клаус перемещается слева направо (рис. 10). Чтобы посмотреть, как это будет выглядеть, нажимаем кнопку F5 (режим показа слайдов) и щелкаем левой кнопкой мыши по слайду. Для выхода из этого режима достаточно нажать Esc.

  

Добавляем текст. Теперь в поле слайда можно размещать текст. Для этого в закладке Вставка выбираем опцию WordArt и далее – понравившийся шрифт (рис. 11). В поле слайда появится рамка для добавления текста. Ее также легко можно корректировать мышкой. Теперь добавим анимацию в поздравительную надпись. Для этого в закладке Анимация выбираем команду Добавить анимацию, а затем – Фигура. Таким образом, в открытке будут двигаться два объекта – фигурка Санта-Клауса и поздравительная надпись.

Оптимизируем просмотр открытки. И последний штрих. Обычно получатели открытки не знают, сколько раз надо по ней кликнуть (и надо ли), чтобы увидеть анимацию. Чтобы таких вопросов у них не возникало, зададим параметры просмотра в закладке Область анимации (рис. 12). Так как в нашей поздравительной открытке несколько картинок с анимацией, правой кнопкой мыши щелкаем по каждой из них и выбираем вид запуска, например Запускать после предыдущего (рис. 13). В этом случае все объекты с анимацией будут двигаться без дополнительных щелчков по слайду.

        

 

Сохраняем открытку. Теперь открытку следует корректно сохранить. Для этого указываем тип файла: Демонстрация PowerPoint (рис. 14).

 

Просматриваем окончательную версию поздравительной открытки (рис. 15):

  

РАССЫЛАЕМ ОТКРЫТКИ ЧЕРЕЗ MS OUTLOOK

Итак, поздравительная открытка готова. Теперь необходимо разослать поздравления. Это могут быть и персонифицированные сообщения, когда адресат является единственным получателем сообщения, и рассылка однотипных сообщений для нескольких получателей. Рассмотрим процесс рассылки в MS Outlook и выясним, как можно упростить себе задачу.

Запускаем MS Word (пустой файл). В закладке Рассылки выбираем команду Начать слияние, а в выпадающем списке – команду Пошаговый мастер слияния (рис. 16).

 

В открывшемся окне Выбор типа документа выбираем тип документа Электронное сообщение и нажимаем Далее.

Открытие документа (рис. 17). Откроется следующее диалоговое окно – Выбор документа, в котором мы выбираем основу для создания сообщения. Так как MS Word у нас уже открыт, то его и выбираем, то есть Текущий документ. Затем нажимаем команду Далее. Выбор получателей (рис. 18).

        

Применяем список для рассылки. Допустим, что список для рассылки в MS Excel у нас есть (рис. 19).

Обратите внимание, что в этом списке присутствуют два интересных столбца: «Пол» и «Обращение». Они помогут корректно обратиться к каждому получателю поздравления.

Если список подготовлен, в диалоговом окне Выбор получателей ставим отметку напротив опции Использование списка и, применяя команду Обзор, добавляем список (рис. 20).

После добавления списка рассылки в открывшемся окне можно будет скорректировать перечень адресатов: отметить галочкой те записи, которые должны быть включены в список рассылки (рис. 21). После корректировки списка получателей нажимаем ОК.

                                                                                        Рис. 21

 

Добавляем текст для рассылки. Теперь готовимтекст для рассылки и вставляем специальные поля, которые MS Word будет заполнять персонифицированной информацией.

Поскольку у нас достаточно простой текст рассылки (меняется лишь приветствие), то в диалоговом окне Создание сообщения нас будет интересовать опция Строка приветствия (рис. 22). Устанавливаем курсор в самом начале текста рассылки и в диалоговом окне Создание сообщений выбираем опцию Строка приветствия. Откроется окно Вставка строки приветствия.

Здесь можно посмотреть формат приветствия и при необходимости скорректировать его, после чего нажимаем ОК (рис. 23).

    

                                                                                                                 Рис. 23

 

В письме, которое мы готовим для рассылки, это поле слияния будет выглядеть следующим образом (рис. 24):

Чтобы посмотреть, как в конечном итоге будет выглядеть текст рассылки, в окне Создание сообщений выбираем опцию Далее. Просмотр сообщений (рис. 25):

Если при просмотре вы нашли какие-то несоответствия, то их легко устранить, зайдя в диалоговое окно Подбор полей (рис. 26).

После просмотра сообщения завершаем слияние, нажав в окне Просмотр сообщений команду Далее. Завершение слияния (рис. 27).

В открывшемся окне Завершение слияния выбираем опцию Электронная почта (рис. 28).

Отправляем открытки. В открывшемся диалоговом окне Составные электронные письма заполняем поля Кому, Тема (рис. 29). В разделе Отправить записи выбираем пункт

Все. В этом случае письма будут разосланы всем адресатам, помеченным в списке галочкой, и автоматически размещены в папке «Отправленные» в MS Outlook.

ОФОРМЛЯЕМ КОНВЕРТЫ В MS WORD ДЛЯ БУМАЖНОЙ РАССЫЛКИ

Для небольшого количества получателей

Несмотря на то, что сегодня электронной почтой пользуются все и каждый, рассылка поздравлений в бумажном виде все же может потребоваться. Рассмотрим, каким образом можно автоматизировать работу по подготовке конвертов в MS Word, если нужно оформить небольшое количество конвертов.

На помощь снова придет закладка Рассылки. Только теперь нас интересует команда Конверты (рис. 30). Активируем ее и заполняем адреса получателей, а также обратный адрес (рис. 31).

  

Нажав кнопку Параметры, можно скорректировать шрифт, расположение адреса на конверте, размеры конверта (рис. 32) и т.д., а также посмотреть, как правильно разместить конверт в лотке принтера для печати (рис. 33).

    

Адреса заполнены, конверт в лотке принтера – осталось нажать Печать (см. рис. 31), и конверт с адресами будет распечатан.

 

Когда получателей много

Для начала подготовим список адресатов. Можно использовать тот же список, что и для рассылок по электронной почте, только добавим в него столбцы «Адрес» и «Индекс» (рис. 34).

Когда список готов, открываем пустой файл MS Word. Затем в закладке Рассылки выбираем команду Начать слияние, а в выпадающем списке – команду Пошаговый мастер слияния (см. рис. 16 83). Далее выполняем следующие шаги:

■ Шаг 1: в директории Выбор типа документа нажимаем Конверты (см. рис. 17).

■ Шаг 2: за основу берем Текущий документ (см. рис. 18).

■ Шаг 3: Выбираем Использование списка (см. рис. 20).

■ Шаг 4: Выбираем Блок адреса (рис. 22) – откроется диалоговое окно Вставка блока адреса (рис. 35).

В открывшемся окне корректируем параметры элементов адреса. Например, если письмо адресовано компании, а не конкретному человеку, нужно убрать галочку рядом с опцией Вставить имя получателя в формате. В разделе Просмотр можно посмотреть, как будет выглядеть адрес на конверте. А с помощью стрелок – пролистать и просмотреть все оформленные конверты. Если все в порядке, нажимаем ОК.

■ Шаг 5. Еще раз проверяем оформленные конверты.

Нажимаем Далее. Завершение слияния.

■ Шаг 6. Нажимаем Печать.

 

С наступающим 2017 годом!

 

Н.В. Артонкина,
менеджер проектов ООО «ИТСК» PMEA, PME, PRIME

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.