Как можно оптимизировать – облегчить и ускорить – работу по оформлению поздравительных писем в ситуации, когда нужно оформить несколько десятков документов с одинаковым содержанием, но разным адресатам? Сегодня мы расскажем, как это можно сделать при помощи функции слияния[1].

Функция слияния применяется в тех случаях, когда нужно создать набор документов, каждый из которых содержит как стандартные (постоянные), так и уникальные (переменные) сведения. Постоянные сведения указываются в основном документе, в качестве которого в рассматриваемом случае будет использоваться форма поздравительного письма. Уникальные сведения, которые в результате применения функции слияния поступают в документы, должны быть заранее сведены в источник данных (таблицу данных).

Три документа, участвующих в процессе слияния:

основной документ – это документ, который содержит текст (и/или рисунки), одинаковые в каждой версии конечного документа;

источник данных (таблица данных) – это файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая информация, оформленная в виде таблицы;

объединенный (итоговый) документ – это документ, который образуется при слиянии основного документа и источника данных. Итоговый документ может быть результатом печати или новым документом MS Word, содержащим результаты слияния.

Процесс слияния состоит из нескольких этапов.

1. Настройка основного документа. В качестве основного документа мы будем использовать бланк для писем, который содержит общие для всех версий итогового документа данные (Пример 1):

• название организации – автора письма и справочные данные о ней;
• текст поздравления;
• заключительную формулу вежливости;
• наименование должности и расшифровку подписи должностного лица, которое будет подписывать поздравительное письмо.

Обратите внимание!

Если поздравление оформляется на специально подготовленном празднично оформленном листе бумаги, необходимость в использовании бланка для писем отпадает. В этом случае в основном документе останутся последние три элемента из вышеперечисленных, наименование организации – автора письма и справочные данные о ней указывать не нужно.

ПРИМЕР 1

Форма поздравительного письма