Функция слияния применяется в тех случаях, когда нужно создать набор документов, каждый из которых содержит как стандартные (постоянные), так и уникальные (переменные) сведения. Постоянные сведения указываются в основном документе, в качестве которого в рассматриваемом случае будет использоваться форма поздравительного письма. Уникальные сведения, которые в результате применения функции слияния поступают в документы, должны быть заранее сведены в источник данных (таблицу данных).
Три документа, участвующих в процессе слияния:
основной документ – это документ, который содержит текст (и/или рисунки), одинаковые в каждой версии конечного документа;
источник данных (таблица данных) – это файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая информация, оформленная в виде таблицы;
объединенный (итоговый) документ – это документ, который образуется при слиянии основного документа и источника данных. Итоговый документ может быть результатом печати или новым документом MS Word, содержащим результаты слияния.
Процесс слияния состоит из нескольких этапов.
1. Настройка основного документа. В качестве основного документа мы будем использовать бланк для писем, который содержит общие для всех версий итогового документа данные (Пример 1):
- название организации – автора письма и справочные данные о ней;
- текст поздравления;
- заключительную формулу вежливости;
- наименование должности и расшифровку подписи должностного лица, которое будет подписывать поздравительное письмо.
Обратите внимание!
Если поздравление оформляется на специально подготовленном празднично оформленном листе бумаги, необходимость в использовании бланка для писем отпадает. В этом случае в основном документе останутся последние три элемента из вышеперечисленных, наименование организации – автора письма и справочные данные о ней указывать не нужно.
ПРИМЕР 1
Форма поздравительного письма
[1]Описание работы приводится для MS Word 2010.
