Электронная версия журнала

Как построить систему управленческого учета с нуля

«Планово-экономический отдел» №9 2016 / Обсуждаем тему

 

Управленческий учет — система сбора и анализа информации о деятельности предприятия, которая ориентирована на потребности его руководства. Она позволяет контролировать текущую деятельность, планировать стратегию и тактику, оптимально использовать ресурсы, измерять и оценивать результаты работы.

Рассмотрим, как построить управленческую систему учета в компании, приведем пример управленческого учета запасов.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ПО ПОСТРОЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Шаг 1. Выясняем у собственников и топ-менеджмента компании, что они стремятся получить от системы управленческого учета, какие отчеты и показатели хотят видеть, с какой периодичностью их нужно предоставлять.

Систему учета необходимо настроить на обеспечение руководства информацией, которая помогает оценивать текущее положение дел в компании, соответствие показателей целевым и плановым. Это позволит управленцам своевременно вмешаться и откорректировать ситуацию.

Шаг 2. Создаем рабочую группу. Как правило, когда речь идет о внедрении управленческого учета, в штат принимают экономиста или создают отдельные экономические подразделения.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Ошибкой будет возложить все функции исключительно на «классических» бухгалтеров.

 

Специфика бухгалтерской работы — следовать букве закона, при отсутствии регламентов бухгалтер просто теряется. У большинства бухгалтеров сложности вызывает и проведение финансового, экономического анализа.

Другое дело, что для целей управленческого учета нужна та же первичная учетная документация — накладные складов, банковская выписка. Соответственно, от бухгалтера понадобятся фактические данные. Поэтому главного бухгалтера (его заместителя) в состав рабочей группы необходимо включить обязательно. Идеальный вариант для внедрения и ведения управленческого учета — экономист с навыками бухгалтера (или наоборот).

В рабочую группу включают специалиста отдела информационных технологий. Его обязанности:

  • автоматизация процесса получения показателей (например, путем импорта данных о поступлениях денежных средств из системы «Клиент-Банк»);
  • построение форм отчетности в используемом программном обеспечении.

В состав рабочей группы включают профильных специалистов, руководителей подразделений. Если поставлена задача внедрить управленческий учет запасов, то в группу должны войти начальник материального отдела бухгалтерии, заведующий складом.

Следует определить, будет ли компания пользоваться услугами сторонних экспертов. Если да, то нужно выбрать консалтинговую фирму или конкретного эксперта.

Задачи рабочей группы:

1.                  Разработка и внедрение управленческого учета.

2.                  Принятие решений по утверждению выработанных стандартов, правил, методик учета.

3.                  Принятие управленческих решений в процессе выполнения работ.

4.                  Администрирование системы учета, руководство процессом, контроль.

5.                  Непосредственные контакты с владельцами информации.

Важно, чтобы сотрудники, занимающиеся управленческим учетом, владели методологией, были компетентными, имели доступ к необходимой информации. Например, часто от экономистов скрывают аспекты, имеющие отношение к оптимизации налогообложения. Поэтому перед руководством стоит выбор: получать достоверную управленческую отчетность и предоставить экономисту соответствующие права доступа или продолжать скрывать отдельные факты (тогда об адекватности и достоверности отчетов не может быть и речи).

Шаг 3. Анализируем хозяйственную деятельность, существующую систему учета, набор первичной учетной документации «как есть», проводим ревизию источников информации (табл. 1).

 

Таблица 1. Система учета

№ п/п

Хозяйственная операция

Документ, в котором отображается операция

Лицо, ответственное за оформление и сдачу документа

Лицо, ответственное за отображение операции в бухгалтерском и налоговом учете

1

Денежные средства

 

 

 

1.1

Поступление денежных средств

Банковская выписка, платежное поручение, заявка на оплату, фискальный чек

Бухгалтер-операционист, бухгалтер финансового отдела, кассир

Бухгалтер-операционист, бухгалтер финансового отдела, кассир

1.2

Расходование денежных средств

2

Реализация продукции и услуг

Счет-фактура, накладная, акт выполненных работ, договор, спецификация к договору, заявка от клиента

Менеджер отдела продаж, бухгалтер, специалист по договорам, менеджер отдела доставки

Бухгалтер по реализации, бухгалтер по учету доходов

3

Основные средства

 

 

 

3.1

Поступление (приобретение) основных средств

Накладная, акт приема-передачи (внутреннее перемещение) основных средств, акт приема-передачи отремонтированных и модернизированных объектов, ведомость начисления амортизации

Отдел снабжения, склад, отдел по контролю за работой оборудования, бухгалтер по основным средствам, начальники подразделений

Бухгалтер по основным средствам

3.2

Ввод в эксплуатацию

3.3

Ремонт, модернизация, реконструкция основных средств

3.4

Списание и выбытие основных средств

3.5

Амортизация

4

Запасы (склады)

 

 

 

4.1

Покупка (поступление) ТМЦ

Накладная, требование, заявка на получение ТМЦ, лимитно-заборная карта, инвентаризационная опись, акт уценки, акт на списание

Отдел снабжения, заведующий складом, кладовщики склада

Бухгалтер материального отдела, бухгалтер производственного отдела

4.2

Передача на производство

4.3

Внутреннее перемещение между складами, местами хранения

4.4

Списание ТМЦ

4.5

Уценка/дооценка ТМЦ

5

Заработная плата

 

 

 

5.1

Начисление заработной платы

Штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, сдельные нормы времени и расценки, наряд, сменное задание, рапорт, платежная ведомость

Отдел нормирования, руководители подразделений, инспектор отдела кадров, бухгалтер расчетного отдела

Бухгалтер расчетного отдела, главный бухгалтер

5.2

Социальные отчисления

5.3

Удержания из заработной платы

6

Производство

 

 

 

6.1

Изготовление продукции

Технологический процесс, лимитно-заборная карта, накладная, наряд, сменное задание, рапорт, дефектная ведомость, акт о браке, отчетная калькуляция, материальные балансы, отчеты цехов

Руководители цехов, производственных и ремонтных участков, экономист ПЭО, бухгалтер производственного отдела, склад готовой продукции, бухгалтер материального отдела, диспетчер производственного отдела

Бухгалтер производственного отдела, бухгалтер материального отдела, экономист, главный бухгалтер

6.2

Сдача готовой продукции на склад

 

Задачи анализа и ревизии:

  • определение специфики заполнения документов;
  • определение методики расчетов;
  • рассмотрение сценариев заполнения документов;
  • изучение процесса перенесения данных бухгалтерского учета в аналитическую отчетность планово-экономического отдела.

Например, в целях управленческого учета важно знать, какие данные указывает начальник отдела снабжения при оформлении заявки на оплату поставщикам, поскольку на их основе формируется очередность оплаты, аналитика оплаты по направлениям деятельности, проектам.

Шаг 4. Выбираем инструментарий, системы, методику управленческого учета (далее — инструмент). В данном случае используют информацию, полученную на предыдущих этапах, а также опыт, навыки и теоретические знания членов рабочей группы.

Рабочей группе предстоит выбрать один или несколько инструментов:

  • метод учета затрат и формирования себестоимости — позаказный, попередельный (попроцессный) или нормативный;
  • проектное управление;
  • бюджетирование;
  • управленческий план счетов;
  • ключевые показатели эффективности;
  • расчет точки безубыточности;
  • директ-костинг, АВС-костинг, тагет-костинг, стандарт-костинг;
  • анализ — финансовый, функционально-стоимостной, факторный, SWOT;
  • статические и динамические инструменты инвестиционных расчетов.

Шаг 5. Разрабатываем управленческую отчетность (формы, таблицы, диаграммы).

При разработке управленческой отчетности необходимо следовать указаниям руководителя, который на основании этой отчетности будет принимать решения.

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 9, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.