Excel для экономиста: как пользоваться расширенным фильтром?

Табличный редактор Excel значительно облегчает работу сотрудников финансово-экономических служб, так как имеет целый набор функциональных инструментов для обработки больших массивов информации. Одна из самых популярных функций — фильтрация данных. Если с инструментом автоматической фильтрации знаком каждый экономист, то расширенный фильтр данных используют в работе не все специалисты. Этот пробел можно восполнить. Из статьи вы узнаете, какие дополнительные возможности предоставляет пользователям Excel расширенный фильтр.

ВОЗМОЖНОСТИ ФУНКЦИИ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА В EXCEL, КОТОРЫЕ БУДУТ ПОЛЕЗНЫ В РАБОТЕ ЭКОНОМИСТА

Расширенный и автоматический фильтры — инструменты табличного редактора Excel. Они отбирают из массива данных необходимую пользователю информацию.

Оба фильтра выбирают из массива данные, соответствующие условиям отбора, и скрывают данные, которые не соответствуют заданным условиям. При этом расширенный фильтр имеет свои особенности отбора и обработки данных. Для лучшего понимания работы расширенного фильтра сравним его с работой автоматического фильтра.

Автоматический фильтр

При автоматической фильтрации пользователь выделяет в простой таблице данных необходимые ему ячейки и на вкладке «Данные» панели инструментов Excel выбирает раздел «Сортировка и фильтр/Фильтр».

В результате появляется окно со списком данных автоматической фильтрации по вертикальному столбцу ячеек. При этом автоматический фильтр дает пользователю возможность выбрать для отбора значения одного и нескольких столбцов выделенного диапазона.

Возьмем для примера данные о продажах товаров в розничном магазине за первую неделю июня 2021 г. (табл. 1).

Чтобы произвести отбор данных с помощью автоматического фильтра, пользователю Excel достаточно выделить курсором в таблице ячейки «Дата», «Товар», «Группа», «Количество» и «Сумма», а затем указать на вкладке «Данные» значение «Фильтр».

Тем самым автоматически будут созданы списки фильтрации данных таблицы по всем указанным столбцам. С помощью списка можно, например, отобрать из массива данных по столбцу «Группа» только товары из группы лимонадов (рис. 1).

В результате исходная таблица преобразуется в отфильтрованную таблицу, где будут выведены только данные по товарам из группы лимонадов (табл. 2).

С помощью инструмента простой фильтрации можно проводить отбор данных и по дополнительным параметрам, используя списки из других столбцов. Так, можно отобрать из табл. 2 продажи только лимонада «Грушевый», выбрав его из списка в ячейке «Товар», а затем отобрать продажи этого лимонада в определенные дни месяца, выбрав их из списка в ячейке «Дата».

Другими словами, инструмент автоматической фильтрации позволяет выбирать данные из одного неразрывного массива (таблицы) по различным, но последовательным отборам данных в разных столбцах.

Основные недостатки автоматического фильтра:

• автофильтр работает только в неразрывном диапазоне данных, то есть если на одном листе нужно отфильтровать данные нескольких таблиц, сделать это не получится;

• каждый новый отбор данных визуально переформатирует как исходную таблицу, так и таблицы с предыдущими отборами. То есть для фиксации результатов разных отборов нужно копировать исходные таблицы данных и уже потом фильтровать данные по разным условиям отбора в копиях этой таблицы;

• в автофильтре можно задать дополнительные условия через добавление числовых фильтров, но использование этих условий скрывает данные предыдущих фильтраций.

Расширенный фильтр

Чтобы при отборе данных пользователь мог оперировать одновременно несколькими условиями, в табличном редакторе Excel предусмотрен инструмент расширенного фильтра. Он запускается через меню панели инструментов «Данные/Сортировка и фильтр/Дополнительно».

Возможности расширенного фильтра, недоступные автоматическому фильтру:

• можно одновременно задавать большое количество условий отбора данных;

• все заданные критерии отбора данных находятся на виду у пользователя Excel;

• инструмент расширенного фильтра позволяет находить уникальные значения данных в многострочном массиве;

• результаты каждого варианта отбора данных можно сохранять как отдельную таблицу, что оставляет без изменений исходный массив данных;

• пользователь может одновременно использовать несколько условий отбора данных для разных столбцов исходного массива.

Чтобы использовать функцию расширенного фильтра, нужно последовательно выполнить следующие действия.

Шаг 1. Создаем дополнительную таблицу с условиями отбора. В первую строку дополнительной таблицы вставляем копии наименований столбцов исходной таблицы. Следующие строки (пустые) предназначены для описания условий отбора.

Прописываем в таблице, какие данные нужно отфильтровать из исходной таблицы. На примере автоматической фильтрации данных табл. 1 укажем, что это будет группа «Лимонады» и наименование товара «Грушевый» (рис. 2).

Шаг 2. Запускаем инструмент расширенного фильтра через вкладки «Данные/Сортировка и фильтр/Дополнительно». В открывшемся диалоговом окне нужно указать следующие параметры отбора данных:

• «фильтровать список на месте» (в этом случае фильтруется непосредственно исходная таблица) или «скопировать результат в другое место» (отсортированные данные будут выводиться в отдельную таблицу);

• «Исходный диапазон» — вносим диапазон ячеек исходной таблицы;

• «Диапазон условий» — нужно вписать диапазон заголовка дополнительной таблицы и строки, содержащей выбранные условия отбора данных. Важный момент: в этот диапазон не должны попадать пустые строки дополнительной таблицы. В противном случае сортировки данных не будет.

Пример работы с диалоговым окном по выбранным условиям показан на рис. 3.

После заполнения параметров диалогового окна расширенного фильтра нажимаем кнопку «ОК» и получаем данные о продажах из исходной таблицы только по группе «Лимонады» и наименованию «Грушевый» в отдельной таблице (табл. 3).

Далее мы можем создавать новые условия отбора в следующих строках дополнительной таблицы и с помощью диалогового окна расширенного фильтра формировать новые аналитические таблицы с разными параметрами данных.

Инструмент расширенного фильтра позволяет не только задавать в строках дополнительной таблицы прямые условия отбора, но и прописывать формулы для сложных видов фильтрации данных.

Для таких отборов используют символы подстановки или знаки математических неравенств. Основные из таких символов и неравенств представлены в табл. 4.

Вывод относительно использования расширенного фильтра в работе экономиста: с помощью этого инструмента можно задать намного больше условий отбора для фильтрации больших массивов данных, сохранить результаты разных вариантов фильтрации в отдельных таблицах.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИИ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА НА ПРАКТИКЕ

Рассмотрим, как с помощью расширенного фильтра обработать массивы информации, которые могут помочь экономистам сформировать различные разрезы аналитических данных.

ПРИМЕР

У экономиста имеются данные о начислении заработной платы различным сотрудникам компании в алфавитном порядке (табл. 5). Нужно сформировать таблицы с показателями фонда оплаты труда сначала по подразделениям, а затем по категориям сотрудников.

1. Сформируем ведомость начислений заработной платы за июнь 2021 г. по подразделениям.
Поскольку в исходной табл. 5 указано четыре подразделения, то в дополнительной таблице предусмотрим четыре строки. В каждой из них прописываем условие о точном значении отбора с помощью символов:

Чтобы сформировать ведомость, создаем дополнительную таблицу, по которой будем выполнять сортировку данных, и внесем в нее условия для фильтрации данных по подразделениям.

=“=Продажи”; =“=Логистика”; =“=Финансы”; =“=Администрация”.

Чтобы получить границы между подразделениями, перед каждой строкой отбора вставим заголовки столбцов (рис. 4).

Теперь запускаем расширенный фильтр и для каждого из подразделений выполняем отдельно фильтрацию данных.

1. Продажи.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки первых двух строк дополнительной таблицы А21:Е22.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А31:Е34.

2. Логистика.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки третьей и четвертой строк дополнительной таблицы А23:Е24.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А35:Е39.

3. Финансы.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки пятой и шестой строк дополнительной таблицы А25:Е26.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А40:Е43.

4. Администрация.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки седьмой и восьмой строк дополнительной таблицы А27:Е28.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А44:Е48.

В результате отбора исходного массива данных, произведенного с помощью расширенного фильтра, получаем новую аналитическую таблицу (табл. 6).

Как видно из полученного результата, исходная общая ведомость преобразовалась в сгруппированную по подразделениям.

2. Сформируем ведомость начислений заработной платы за июнь 2021 г. по категориям сотрудников.

Сразу составляем новую дополнительную таблицу с условиями отбора, чтобы не возникали конфликты между разными группировками отбора в сформированной ранее таблице, приведенной на рис. 4. Новая таблица будет аналогична первой с той лишь разницей, что теперь условие отбора пропишем в столбце «Категории» (рис. 5):

=”=Руководители”; =”=Менеджеры”; =”=Сотрудники”.

Запускаем расширенный фильтр и последовательно производим отбор данных исходной табл. 5.

1. Руководители.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е1.

Диапазон условий = ячейки первых двух строк дополнительной таблицы G21:K2.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы G31:K34.

2. Менеджеры.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки третьей и четвертой строк дополнительной таблицы G23:K24.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы А35:Е38.

3. Сотрудники.

Исходный диапазон = диапазон ячеек исходной таблицы А3:Е19.

Диапазон условий = ячейки пятой и шестой строк дополнительной таблицы G25:K26.

Диапазон копирования результата фильтрации = ячейки аналитической таблицы G39:K48.

По окончании всех фильтраций исходной таблицы получаем аналитическую таблицу с разбивкой зарплаты по категориям персонала компании (табл. 7).

Практический пример показал следующее:

• с помощью расширенного фильтра можно из одной исходной таблицы сформировать несколько аналитических в различных группировках и не менять при этом исходные данные массива;

• при применении расширенного фильтра можно использовать различные условия отбора данных, которые не отменяют результаты предыдущих отборов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современные учетные программы уже позволяют формировать отчетность с многочисленными параметрами отбора и группировки данных без использования табличного редактора Excel. Однако расширенный фильтр можно с успехом применять для отбора таких массивов информации, по которым в программах не предусмотрена отчетность (реестры сведений, журналы документов, различные справочники и т. д.).

Расширенный фильтр пригодится и для подготовки данных в форматах, которые не используют на предприятии (например, из общего массива данных требуется отфильтровать информацию для разработки инвестиционного проекта или оформления кредита в банке).