Электронная версия журнала

Оптимизация персонала: снижение затрат на обеспечение трудовой деятельности

«Планово-экономический отдел» №7 2019 / Персонал

 

ОПТИМИЗАЦИЯ ПЕРСОНАЛА ОРГАНИЗАЦИИ

Оптимизация персонала предполагает оптимизацию численности сотрудников организации. Она актуальна в кризисной ситуации и в любой другой момент, когда речь идет о сокращении расходов.

Зачастую численность оптимизируют без детального анализа, то есть сокращают должности или увольняют работников, которые по решению руководства в данной ситуации являются лишними. При этом редко оценивают перспективы.

В качестве примера можно привести компанию по ремонту автомобилей, в которой сократили бригаду квалифицированных работников, а через полгода начали набирать сотрудников и формировать такую же бригаду, так как было принято решение освоить ремонт новой модельной линейки автомобилей.

Вместо экономии компания расходовала денежные средства сверх бюджета, поскольку новых сотрудников нужно было обучать. Подобная ситуация не возникла бы, если бы руководство провело качественный анализ перспектив развития до оптимизации.

Есть и обратная сторона медали. Когда численность персонала компании раздута, дублируются обязанности, то многие сотрудники большую часть рабочего времени сидят в Интернете, общаются с коллегами и не приносят прибыли. Единственное решение в такой ситуации — сократить численность штата.

Стоит отметить, что любые сокращения в компаниях не проходят бесследно. Коллектив всегда реагирует на них негативно, работники переживают, что могут стать следующими на выбывание. По этой причине разработанную программу по оптимизации численности нужно реализовать как можно более безболезненно для персонала и работы компании в целом.

АНАЛИЗ ПОТРЕБНОСТИ КОМПАНИИ В ТРУДОВЫХ РЕСУРСАХ

Прежде чем принять решение об оптимизации численности персонала, необходимо проанализировать, сколько сотрудников требуется компании для выполнения поставленных задач. В данном случае выделяют два направления планирования численности:

  • ситуативное — определяют потребность в персонале на ближайший период (краткосрочное или среднесрочное планирование);
  • перспективное — составляют планы на долгосрочный период (как правило, свыше трех лет).

Определяя потребность компании в трудовых ресурсах, нужно классифицировать работников компании:

  • производственный персонал — основные рабочие, вспомогательные рабочие, управленческий персонал производственного подразделения и т. д.;
  • специалисты — работники, занятые инженерно-техническими, экономическими, юридическими, бухгалтерскими и другими аналогичными видами деятельности;
  • технические исполнители — работники, занятые подготовкой и оформлением документации (сотрудники отдела делопроизводства, секретари и т. д.).

Для анализа работы специалистов, технических исполнителей и сотрудников производственного кластера, которые не принимают непосредственного участия в процессе производства, предлагается использовать метод фотонаблюдения. Он позволяет изучить все виды работ, выполняемые сотрудниками компании, проанализировать их на предмет дублирования, потерь рабочего времени, необходимости выполнения тех или иных работ.

 

К СВЕДЕНИЮ

Фотонаблюдение (фотография рабочего времени) — наблюдение и замеры всех без исключения затрат рабочего времени в течение рабочего дня (смены) в порядке фактической последовательности этих затрат.

 

Проведение фотонаблюдений заключается в подробном и последовательном декларировании всех операций, выполняемых работником на рабочем месте. Фотографирование проводят с момента начала рабочей смены, при этом фиксируют время начала и время окончания наблюдаемых операций.

Важный момент: чтобы получить результаты с высокой степенью достоверности, наблюдения рекомендуется проводить за разными исполнителями.

Обработка результатов фотографии рабочего времени предполагает анализ материала и занесение результатов проведенного наблюдения в наблюдательный лист (табл. 1).

 

Таблица 1. Наблюдательный лист

№ п/п

Наименование затрат рабочего времени

Текущее время

Продолжительность

Индекс

начало

конец

1

2

3

4

5

6

1

Подготовка рабочего места. Включение компьютера, подготовка документации

8:00

8:30

30 мин

ПЗ

         

6

Подготовка презентации для управляющей компании по росту цен поставщиков в сравнении с предшествующим годом

10:00

11:25

1 ч 25 мин

О

7

Время на естественные надобности

11:25

11:30

5 мин

ЕН

8

Перекур

11:30

11:35

5 мин

ОТ

         

23

Уборка рабочего места в конце рабочего дня

16:30

16:45

15 мин

ОМ

24

Время на естественные надобности

16:45

16:50

5 мин

ЕН

25

Отключение компьютера. Передача документов на подпись руководству. Сдача документации в канцелярию

16:50

17:00

10 мин

ПЗ

 

В наблюдательном листе записывают все действия исполнителя и перерывы в работе в том порядке, в каком они происходят фактически. При этом фиксируют текущее время окончания каждого вида затрат, которое одновременно означает начало следующего вида затрат. Каждая запись показывает либо то, что делал исполнитель, либо то, чем было вызвано его бездействие.

В пунктах 1, 7, 23, 24, 25 отражены подготовительно-заключительные работы, работы по обслуживанию рабочего места, время на личные нужды. Пункт 6 относится к основному времени, которое связано с выполнением работником должностных обязанностей.

Заполнив столбцы 1–4 наблюдательного листа, определяют длительность каждого из элементов путем вычитания Результаты заносят в столбец 5.

В столбце 6 указывают индекс затрат времени, то есть характеристику вида затрат рабочего времени в соответствии с классификацией (табл. 2).

 

Таблица 2. Индексация затрат рабочего времени

Индекс

Расшифровка

ВР

Время (продолжительность) работы

ВП

Время (продолжительность) перерывов

ПЗ

Подготовительно-заключительное время

ОП

Оперативное время

О

Основное время

В

Вспомогательное время

ОМ

Время обслуживания рабочего места

ОТ

Время на отдых

ЕН

Время на естественные надобности

ОЕ

Время на отдых и естественные надобности

ПО

Время перерывов по не зависящим от рабочего причинам

ПР

Время перерывов по зависящим от рабочего причинам

 

После обработки результатов наблюдения можно выявить потери, нерациональные затраты рабочего времени и определить, чем занимается каждый работник.

Что касается производственных работников, непосредственно участвующих в процессе производства, то здесь возможен не только эмпирический, но и более предметный подход к анализу (с применением формул и расчетов).

Самый распространенный метод расчета потребности в трудовых ресурсах основан на применении формулы плановой численности производственного персонала:

 

Чплан = Чбаз × Кq,

 

где Чплан — плановая численность будущего отчетного периода, чел.;

 Чбаз —численность базисного периода, чел.;

 Кq — коэффициент изменения объема производства (отношение объема производства планируемого периода к объему производства базисного периода).

 

ПРИМЕР 1

Численность производственных рабочих в базисном периоде составляла 100 человек. За период они выпустили 1500 изделий. В будущем периоде планируется снижение объема производства до 1000 изделий.

Рассчитаем планируемую численность основных производственных рабочих для анализируемого периода:

  • коэффициент изменения объема производства (Кq): 1000 изд. / 1500 изд. = 0,67;
  • планируемая численность производственных рабочих будущего периода (Чплан): 100 чел. × 0,67 = 67 чел.

Для выполнения производственного задания (1000 изд.) компании требуется 67 производственных рабочих. Значит, нужно сократить численность на 33 чел.

 

Данная методика не позволяет понять, была ли численность базисного периода обоснованной для изготовленного объема продукции. Чтобы проанализировать обоснованность (потребность) численности производственных рабочих, рекомендуется исходить из нормативной трудоемкости изготовления единицы продукции или нормативной трудоемкости выполнения каждого вида операций.

Пример расчета потребности предприятия в производственном персонале

Необходимо рассчитать потребность предприятия в производственном персонале для изготовления 1000 единиц продукции (плановый период — календарный год).

  1. Определяем нормативную трудоемкость. Для этого используем утвержденные нормы времени или метод хронометражных наблюдений.

Хронометражные наблюдения — это изучение операции путем наблюдения и оценки затрат рабочего времени на выполнение ее многократно повторяющихся элементов. Количество необходимых хронометражных наблюдений зависит от серийности производства:

  • массовое — 8–12 наблюдений;
  • крупносерийное — 6–10 наблюдений;
  • серийное — 5–8 наблюдений;
  • мелкосерийное — 4–6 наблюдений.

Чтобы выявить наиболее рациональные приемы работы, нужно наблюдать за передовыми сотрудниками.

Если необходимо установить нормы времени на работы, выполняемые несколькими сотрудниками, то из них выбирают несколько человек, которые имеют средний по группе уровень выполнения норм выработки и стаж работы по специальности от двух лет.

При численности 2–3 человека в группе достаточно наблюдать за одним; при численности 4–5 человек — за двумя; при численности 6–8 человек — за тремя и т. д.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Хронометражные наблюдения следует проводить через 50–60 мин после начала работы и за 1,5–2 ч до окончания работы. Проводить замеры в первый и последний день рабочей недели не рекомендуется.

 

Анализируем выполняемые работы, делим изучаемые нормируемые виды работ на составляющие элементы (операции, элементы операций, приемы, комплексы приемов, действия и др.). Допустимо группировать выполняемые работы по выбранному критерию.

Результаты проведенного анализа представлены в табл. 3.

 

Таблица 3. Расчет нормативной трудоемкости

№ п/п

Наименование операций (работ)

Трудоемкость, н/ч

Численность персонала (факт), чел.

на единицу

на объем (1000 ед.)

1

2

3

4

5

1

Изготовление деталей из резины

28,30

28 300

26

2

Изготовление деталей из металла

37,90

37 900

34

3

Сборка готового изделия

44,80

44 800

40

       

Итого изготовление изделия

111

111 000

100

 

Мы разделили процесс изготовления продукции на несколько подкатегорий (изготовление деталей из резины и металла, окончательная сборка готового изделия). На основании хронометражных наблюдений каждой категории операций присвоена соответствующая нормативная трудоемкость (суммарная трудоемкость изготовления единицы изделия — 111 н/ч).

В графе 5 табл. 3 представлена информация о фактической численности производственных рабочих, выполняющих виды работ, указанные в графе «Наименование операций (работ)».

 

Определяем нормативный и полезный фонд рабочего времени. Берем информацию о нормативном рабочем времени из производственного календаря на соответствующий год. В нашем случае это 1970 ч при 40-часовой рабочей неделе. Однако данное время не учитывает время на очередные оплачиваемые отпуска, больничные и прочие потери рабочего времени.

Поскольку точно спрогнозировать потери рабочего времени невозможно, за основу берут статистические данные за предшествующие периоды и определяют их по данным баланса рабочего времени в процентном отношении от нормативного рабочего времени. Для нашего примера установим планируемые потери в размере 15,8 % от нормативного времени:

1970 – 15,8 % = 1658,74 ч.

Таким образом, каждый работник за планируемый год отработает приблизительно 1658,74 ч (полезный фонд рабочего времени).

 

Рассчитываем потребность предприятия в производственных рабочих:

• изготовление деталей из резины:

28 300 н/ч / 1658,74 ч = 17 чел.;

• изготовление деталей из металла:

37 900 н/ч / 1658,74 ч = 23 чел.;

• сборка готового изделия:

44 800 н/ч / 1658,74 ч = 27 чел.;

• суммарная планируемая численность производственного персонала:

17 чел. + 23 чел. + 27 чел. = 67 чел.

Планируем сокращение производственных рабочих:

  • работники, занятые изготовлением изделий из резины, — 9 чел. (26 чел. – 17 чел.);
  • работники, занятых изготовлением изделий из металла, — 11 чел. (34 чел. – 23 чел.);
  • работники, занятые окончательной сборкой изделий, — 13 чел. (40 чел. – 27 чел.).

Вывод: для изготовления в отчетном периоде 1000 единиц продукции предприятию требуется 67 производственных рабочих (вместо фактической численности в 100 человек). Лишняя численность — 33 человека.

ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ ОПТИМИЗАЦИИ РАСХОДОВ КОМПАНИИ НА ПЕРСОНАЛ

Способ 1

Сокращение численности или штата работников организации

Согласно ст. 81 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) трудовой договор может быть расторгнут работодателем при сокращении численности или штата работников организации.

При принятии решения о сокращении численности или штата работников организации работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (ст. 82 ТК РФ).

Особое внимание необходимо обратить на нормы ст. 178 ТК РФ: при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

 

ЭТО ВАЖНО

При сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

 

При равной производительности труда и квалификации предпочтение должно быть отдано:

  •  семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);
  • лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
  • работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
  • работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Согласно трудовому законодательству при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность), соответствующую квалификации работника, или нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

 

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения, а в случае работы работника по срочному трудовому договору (сроком до двух месяцев) — в письменной форме под роспись не менее чем за три календарных дня.

Нужно обратить внимание на категории работников, которых нельзя сокращать:

  • женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
  • беременные женщины;
  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет);
  • другие лица, воспитывающие детей в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет) без матери;
  • родитель (иной законный представитель ребенка), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (или иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях;
  • несовершеннолетние лица (без согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав).

А. Н. Одинцова, ведущий экономист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 7, 2019.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.