Электронная версия журнала

Как ОАО «ГМС Насосы» организовало эффективную закупочную деятельность

«Планово-экономический отдел» №7 2012 / Управление затратами

Современный бизнес становится все более гибким, мобильным и изменчивым. То, что было оптимально год назад, сегодня может быть весьма далеким от идеала. Нередко появляются и принципиально новые возможности, упустив которые можно быстро отстать от конкурентов, а то и вовсе «вылететь» из бизнеса (примеров к сожалению, масса). И все из-за приверженности к устоявшимся, проверенным временем схемам, неспособности работать не только тактически, но и стратегически.

В настоящее время наибольшей эффективности можно достигнуть путем максимального использования рыночных механизмов (в первую очередь конкурентной борьбы поставщиков). Ведь бизнес в современных рыночных условиях схож с полномасштабными боевыми действиями, которые зачастую ведутся сразу на нескольких фронтах. Задействовать все силы и средства важно не только для достижения успеха в конкурентной борьбе, но и для выживания компании.

ОАО «ГМС Насосы» — крупнейший в России производитель насосов, который является правопреемником ОАО «Ливгидромаш» (основанного в 1947 г.), относится к химическому и нефтяному машиностроению, имеет высокие возможности роста. Выпуск продукции осуществляется на оборудовании 10–15-летнего возраста. Производство носит постоянный характер.

За 50 лет работы предприятием накоплен богатый опыт по выпуску продукции, повышению ее качества, внедрению прогрессивных конструкторских разработок, позволяющих по многим показателям превзойти аналогичную продукцию, выпускаемую странами СНГ и зарубежными изготовителями. Постоянно действующий на предприятии научно-технический центр занимается разработкой новых видов продукции, усовершенствованием выпускаемого насосного оборудования, что позволяет акционерному обществу выпускать конкурентоспособные изделия.

В настоящее время ОАО «ГМС Насосы» является прибыльным предприятием, изыскивает возможности постоянно наращивать и обновлять ассортимент выпускаемого насосного оборудования, расширять рынки сбыта и увеличивать число покупателей своих товаров.

Регламентирование процедуры закупок ОАО «ГМС Насосы»

Для проведения эффективных закупок необходимо сочетание как минимум трех элементов:

  • проработанные правила проведения закупок;
  • квалифицированные специалисты, осуществляющие работу с контрагентами;
  • орган, осуществляющий объективный выбор квалифицированных специалистов.

В связи с расширением штата подразделения службы, подчиненной заместителю генерального директора — директору по закупкам и логистике, реорганизуются в новый отдел.

Наиболее подходящей и реализующей конкурентный способ отбора контрагентов для ОАО «ГМС Насосы» является трехэлементная схема «заказчик/закупщик/контролер», один из вариантов которой представлен на рисунке.

 

 

В соответствии с рисунком внутренний заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки (такие как котировочная или конкурсная документация). Материалы представляются на утверждение конкурсной комиссии.

После этого отдел закупок привлекает заявки (предложения, котировки) от поставщиков, и конкурсная комиссия принимает решение о выборе контрагентов, при необходимости привлекая для работы экспертов. Отдел закупок проводит переговоры с поставщиком и заключает договор.

Для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика:

  • Положение о закупках;
  • Регламент проведения закупок;
  • Положение о конкурсной комиссии;
  • приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии (в первую очередь — о назначении членов комиссии);
  • типовая конкурсная документация, методические материалы и т. п.

Положение о закупках

Данный документ определяет используемые в организации способы закупок, условия и порядок их применения.

Положение о закупках состоит из следующих разделов:

1. Общие положения (сфера и порядок применения данного положения).

2. Список терминов и определений (раскрытие всех используемых терминов и определений).

3. Требования к поставщикам (квалификационные требования, правила и процедура проведения квалификационного отбора).

4. Способы закупок и условия их использования (описание всех применяемых способов закупок).

5. Основной способ закупок (правила проведения открытого конкурса, включая критерии определения победителя и порядок заключения договора).

6. Способы закупок, отличные от открытого конкурса (правила проведения закупок).

7. Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п.).

8. Конкурсная комиссия (данный раздел регламентирует деятельность конкурсной комиссии и не всегда включается в Положение о закупках).

9. Заключительные положения (увязка Положения о закупках с принятыми ранее документами, процедура вступления его в силу и т. п.).

Регламент проведения закупок

Регламент проведения закупок описывает работу и порядок взаимодействия подразделений заказчика, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решений.

Образно говоря, если Положение о закупках задает стратегию закупок, то Регламент проведения закупок отвечает за тактику. Положение о закупках описывает, какой способ закупки в каком случае применяется и как происходит выбор контрагента. Регламент проведения закупок задает порядок взаимодействия подразделений заказчика в ходе закупки (см. таблицу).


Сравнительная характеристика Положения о закупках и Регламента проведения закупок ОАО «ГМС Насосы»

Положение о закупках ОАО «ГМС Насосы»

Регламент проведения закупок ОАО «ГМС Насосы»

Раздел 4. Способы закупок и условия их использования.

4.5. Условия использования закупок из одного источника.

4.5.1. Компания может проводить закупки из одного источника, когда:

  • требуемая продукция имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика (или он обладает исключительными правами в отношении данной продукции) и не существует никакой разумной альтернативы или замены;
  • существует срочная потребность в продукции и проведение конкурсных процедур или использование любого другого способа закупок было бы нецелесообразным при условии, что обстоятельства, обусловившие срочность, нельзя было предвидеть, или вследствие чрезвычайного события возникает срочная потребность в данной продукции.

Раздел 6. Способы закупок, отличные от открытого конкурса.

6.6. Закупка из одного источника.

При условиях, изложенных в подразделе 4.5 настоящего Положения, компания может закупать продукцию путем привлечения предложения или ценовой котировки от одного поставщика

Раздел 9. Закупка из одного источника.

9.1. Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, определенных в подразделе 4.5 Положения о закупках.

9.2. Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование ее необходимости и проводит предварительные переговоры с поставщиком.

9.3. Все подготовленные документы направляются в отдел закупок.

9.4. Отдел закупок проверяет предполагаемую закупку на предмет целесообразности и наличия средств в бюджете.

9.5. Решение о закупке в виде протокола с приложением подготовленных документов представляется отделом закупок на утверждение конкурсной комиссии.

9.6. Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Перед подписанием договор согласуется с отделом закупок.

9.7. В случае если поставка осуществляется без заключения договора (по счетам), счета перед передачей на оплату визируются в отделе закупок


В Приложении 1 приведен Регламент проведения закупок (не является эталоном, но используется на практике).

Особую проблему представляют собой договоры, предусматривающие автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений договаривающихся сторон.

Обратите внимание! Формально автоматическая пролонгация не относится к закупкам, ревизию подобных соглашений целесообразно проводить регулярно, анализируя не только успешность выполнения их контрагентом, но и текущую рыночную ситуацию.

Несмотря на отсутствие нареканий, условия договора (единичные расценки, сроки, качество и т. д.), возможно, уже далеки от оптимальных, по сравнению с изменившимися за это время предложениями других фирм.

Положение о конкурсной комиссии

Для обеспечения объективности все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом — конкурсной комиссией. Данная комиссия обычно формируется из руководящих сотрудников организации, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Цель работы конкурсной комиссия двоякая:

  • включение в состав комиссии руководящих сотрудников ключевых подразделений позволяет сделать выбор контрагента объективным;
  • контролируется работа организатора закупок и заказчиков на предмет эффективности и целесообразности.

Основными функциями конкурсной комиссии являются:

  • согласование способа закупки;
  • согласование закупочной документации (конкурсной и котировочной, запросов предложений и т. д.);
  • проведение процедур вскрытия заявок (предложений);
  • оценка заявок;
  • принятие решения о выборе поставщика;
  • рассмотрение вопросов участников и обжалований результатов конкурсов в качестве первой инстанции;
  • принятие иных принципиальных решений по конкурентным закупкам.

Численность членов комиссии желательно сохранять в рамках 5–7 человек. При дальнейшем увеличении количества работоспособность конкурсной комиссии постепенно будет снижаться.

Персональный состав комиссии зависит от функциональной структуры организации. Желательно ввести в нее представителей основных закупающих подразделений (рангом не ниже заместителя руководителя подразделения), юридической службы, бухгалтерии и службы безопасности.

Деятельность конкурсной комиссии определяется Положением о закупках, Регламентом проведения закупок и Положением о конкурсной комиссии.

Положение о конкурсной комиссии обычно состоит из следующих разделов (элементов):

1. Цели и задачи конкурсной комиссии.

2. Порядок формирования конкурсной комиссии.

3. Функции конкурсной комиссии.

4. Права конкурсной комиссии.

5. Порядок проведения заседаний конкурсной комиссии.

6. Организационное и документационное обеспечение деятельности конкурсной комиссии.

В Приложении 2 приведен рекомендуемый для ОАО «ГМС Насосы» пример положения о конкурсной комиссии.

Оценка эффективности мероприятий по оптимизации закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы»

Существуют различные подходы к оценке эффективности закупок. Чаще всего они базируются на сравнении полученной итоговой цены с ценой аналогичных закупок в прошлом, с ценами всех поставщиков, участвующих в закупочной процедуре, со среднерыночной ценой, а также на сравнении результатов закупок с аналогичными показателями у основных конкурентов.

В каждом из этих вариантов есть свои сложности:

не всегда можно объективно сопоставить ценность текущей и прошлой закупки (учитывать надо не только инфляцию и иные факторы, влияющие на цену, но и неценовые условия поставки, появление новых товаров-заменителей и т. д.);

нет никаких гарантий, что среди участников закупки есть предлагающие самые лучшие на рынке условия;

среднерыночная цена — категория весьма условная, сродни «средней температуре по больничной палате»;

далеко не всегда можно правильно оценить рыночный спрос, предложение и тем более получить доступ к информации о закупках конкурентов.

Необходимо помнить о правильном учете затрат на организацию закупки.

ПРИМЕР

ОАО «ГМС Насосы» закупает продукцию на сумму до 500 тыс. руб. методом запроса котировок. Решения о закупках принимаются на заседании конкурсной комиссии, в составе заместителя генерального директора (председатель комиссии) и 4 членов комиссии (заместители начальников департаментов).

Перед отделом закупок поставлена задача — купить новый автомобиль марки «ХZ-12» (стоимость в автосалонах 300–350 тыс. руб.).

На изучение рынка и отбор потенциальных контрагентов ведущий специалист отдела закупок потратил 8 ч. Еще сутки (8 ч) ушли на подготовку конкурсной документации.

Начальник отдела закупок утвердил результаты, потратив на рассмотрение документов и беседу с сотрудником всего 1 ч. На очередном еженедельном заседании конкурсной комиссии за 30 мин был рассмотрен этот вопрос и утвержден поставщик, предложивший всего 310 тыс. руб., что ниже среднерыночной в 325 тыс. руб. на 15 тыс. руб.

На заключение договора с поставщиком, который подписал заместитель генерального директора, ушло приблизительно 4 ч.

Казалось бы, можно рапортовать о замечательных результатах, но здесь возникает вопрос об эффективности проведенной закупочной процедуры.

Зарплата задействованных специалистов в месяц составляет:

  • ведущий специалист отдела закупок — 15 тыс. руб.;
  • начальник отдела — 21 тыс. руб.;
  • заместитель начальника департамента — 27 тыс. руб.;
  • заместитель генерального директора — 30 тыс. руб.

Если оценить затраты на осуществление закупки (зарплатную часть) из расчета 22 рабочих дня в месяц по 8 ч (в месяц — 176 ч), то получаем, что 1 ч работы:

  • ведущего специалиста — 85 руб.;
  • начальника отдела — 120 руб.;
  • заместителя начальника департамента — 150 руб.;
  • заместителя генерального директора — 170 руб.

В итоге расходы на оплату задействованных специалистов составляют: 16 × 85 + 120 + 0,5 × (150 + 170) + 4 × 170 = 2320 руб.

Добавим к этому расходы организации на обеспечение работы специалистов (плата за аренду помещений, амортизация офисной техники и т. д.) — порядка 2000 руб.

Следовательно, стоимость проведения закупки — более 4 тыс. руб. Положительный результат — с учетом расходов ОАО «ГМС Насосы» получило машину за 314 тыс. руб. Но если бы разброс цен у поставщиков был меньше, то ОАО «ГМС Насосы», проведя такую конкурсную закупку, потеряло бы больше, чем смогло получить.

Также существует возможная упущенная выгода организации, которую она не получила, так как сотрудники были заняты проведением конкурса, а не иной деятельностью.

Таким образом, вне зависимости от того, как определяется эффективность закупок, вместо ценовой характеристики закупки «Стоимость контракта» должна использоваться «Стоимость контракта + затраты на его заключение + упущенная выгода».

 

Резюме

Предложенные мероприятия по оптимизации закупочной деятельности ОАО «ГМС Насосы» могут обеспечить предприятию существенное повышение эффективности его хозяйственной деятельности. За счет регламентирования процедуры закупок ОАО «ГМС Насосы» на предприятии может появиться новый конкурентный способ отбора контрагентов на основе трехэлементной схемы «заказчик/закупщик/контролер».

Приложение 1

Регламент закупок ОАО «ГМС Насосы»

1. Общие положения.

Настоящий регламент определяет процедуру закупки товаров организации.

Требования настоящего регламента распространяются на все закупки продукции (товаров, работ, услуг), осуществляемые организацией для обеспечения ее деятельности.

2. Виды закупок.

2.1. Для организации закупок продукции (товаров, работ, услуг) используются следующие виды закупок:

Открытый конкурс.

Закрытый конкурс.

Запрос котировок.

Закупка из одного источника.

3. Выбор вида и способа закупки.

3.1. Основанием для проведения закупок являются план договоров на квартал и заявки структурных подразделений на приобретение товаров (работ, услуг), согласованные с руководством.

3.2. Способ закупки для каждого случая утверждается решением конкурсной комиссии, оформляемым протоколом.

3.3. Решения конкурсной комиссии оформляются протоколами. Протоколы заседаний конкурсной комиссии хранятся в управлении делами.

4. Открытый конкурс.

Открытый конкурс используется при закупках типовой продукции при условии, что стоимость договора о закупках выше 400 тыс. руб.

Для проведения открытого конкурса подразделение, отвечающее за закупку, готовит:

4.2.1. Техническое задание, содержащее требования к закупаемой продукции и квалификации поставщиков.

Предложение по критериям определения победителя.

Список квалифицированных поставщиков (не менее трех), рекомендуемых для приглашения к участию в конкурсе.

4.3. Подготовленные документы направляются в конкурсную комиссию для согласования и подготовки конкурсной документации. Вид документа зависит от структуры организации, порядка взаимодействий и сфер ответственности структурных подразделений, а также используемой нормативной базы.

4.4. Конкурсная документация утверждается на заседании конкурсной комиссии путем подписания протокола заседания.

4.5. После утверждения конкурсной документации информация о конкурсе публикуется в бюллетене «Конкурсные торги» и направляется всем поставщикам из списка квалифицированных поставщиков.

После завершения срока подачи предложений, определенного в конкурсной документации, конверты с предложениями поставщиков вскрываются на заседании конкурсной комиссии в присутствии представителей поставщиков, пожелавших принять участие в этой процедуре.

Конкурсные заявки, соответствующие формальным требованиям конкурсной документации, направляются на экспертизу соответствия требованиям технического задания в подразделение, отвечающее за закупку, которое готовит экспертное заключение, содержащее сравнительный анализ заявок и рекомендации конкурсной комиссии по выбору победителя конкурса.

4.8. Служба безопасности осуществляет проверку компаний, участвующих в конкурсе, на предмет приемлемости ее в качестве контрагента.

Конкурсная комиссия принимает решение о выборе победителя на основании изучения конкурсных заявок, учитывая заключения экспертов и службы безопасности.

Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Договор должен содержать требования и условия конкурсной документации.

5. Запрос котировок.

Запрос котировок используется при закупках типовой продукции при условии, что стоимость договора о закупках ниже суммы, эквивалентной 400 тыс. руб.

Для проведения запроса котировок подразделение, отвечающее за закупку, готовит техническое задание на закупку, составляет список квалифицированных поставщиков (не менее трех), рекомендуемых для запроса котировок, и направляет его в конкурсную комиссию.

Конкурсная комиссия проводит запрос котировок, при необходимости привлекая для этого подразделение, ответственное за закупку.

5.4. Победителем является поставщик, предложивший минимальную цену и получивший положительное заключение службы безопасности.

[…] 9. Закупка из одного источника.

Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, когда предмет закупки имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика, существует срочная потребность в товарах (работах), требуется дополнительная поставка закупленных ранее товаров или объем закупки не превышает 5 тыс. руб.

Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование ее закупки и при необходимости проводит предварительные переговоры с поставщиком.

9.3. Подготовленные документы направляются в конкурсную комиссию на утверждение.

Приложение 2

Положение о конкурсной комиссии на размещение в 2011 г. заказов на выполнение работ (услуг)для нужд ОАО «ГМС Насосы» по информационному обеспечению деятельности предприятия

1. Общие положения.

Конкурсная комиссия на размещение заказов на выполнение работ (услуг) для нужд ОАО «ГМС Насосы» по информационному обеспечению деятельности ОАО «ГМС Насосы» (далее — комиссия) образована в соответствии с приказом комиссии от ___. _______.20__ г. № _____ «О проведении в 2011 г. открытого конкурса на размещение заказов на выполнение работ (услуг) для нужд предприятия по информационному обеспечению деятельности комиссии».

Комиссия в своей работе руководствуется ГК РФ и федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ по данному вопросу, приказами комиссии, а также настоящим Положением.

Конкурсная комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов конкурсной комиссии. Комиссия может привлекать экспертов по направлениям деятельности комиссии. При отсутствии председателя конкурсной комиссии его обязанности исполняет заместитель председателя.

2. Цели, функции и задачи конкурсной комиссии.

Основной целью работы комиссии является проведение открытого конкурса на выполнение работ (услуг) для нужд предприятия по информационному обеспечению деятельности и подведение его итогов.

Задачи и функции конкурсной комиссии:

  • подготовка и утверждение конкурсной документации;
  • обеспечение своевременной публикации в открытой печати и на сайте предприятия извещения с информацией об объявлении конкурса, сроках и месте проведения, требованиях к участникам конкурса, составе конкурсной документации, порядке подачи заявок на участие в конкурсе, правил оформления конкурсных материалов в соответствии с законодательством РФ, конкурсной документации и других условий конкурса;
  • привлечение экспертов по направлениям деятельности комиссии для проведения экспертной оценки конкурсных заявок и рабочей группы для организационно-технического сопровождения проведения конкурса;
  • подготовка ответов на запросы участников конкурса в части разъяснения положений конкурсной документации;
  • организация проведения экспертизы представленных заявителями — участниками конкурсов конкурсных материалов;
  • обеспечение направления уведомлений победителям конкурса;
  • подготовка текста публикации об итогах конкурса в открытой печати и на сайте конкурсной комиссии;

3. Полномочия конкурсной комиссии.

Комиссия имеет право:

  • организовывать проведение экспертизы представленных заявителями — участниками конкурсов конкурсных материалов, привлекать к работе экспертов;
  • требовать от участников конкурса разъяснения положений заявок на участие в открытом конкурсе;
  • отклонить заявку на участие в открытом конкурсе в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
  • требовать от победителя открытого конкурса подтверждения соответствия установленным требованиям к участникам открытого конкурса.

4. Порядок работы конкурсной комиссии.

4.1. Деятельность комиссии осуществляется на коллегиальной основе.

Члены конкурсной комиссии должны соблюдать принцип гласности в освещении результатов работы комиссии и в то же время обеспечить конфиденциальность информации, содержащейся в заявках участников конкурса.

Заседания конкурсной комиссии считаются правомочными, если в них приняло участие не менее двух третей от установленного численного состава членов комиссии.

На заседаниях конкурсной комиссии ведется протокол, в котором отражается информация о ее работе и принятых решениях. Протокол подписывается председательствующим и секретарем комиссии. К протоколу при необходимости прикладываются материалы, поступившие в комиссию и имеющие отношение к рассматриваемым на заседании вопросам.

4.4. Решения конкурсной комиссии принимаются простым большинством голосов от установленного численного состава членов комиссии открытым голосованием.

Д. В. Бутов, экономист

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 7, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.