Совершенствование информационного обмена: оптимизация бизнес-процессов

Как показывает практика, поздно поступившая ответственным лицам информация приводит к запоздалому решению тех проблем предприятия, которые не терпят отлагательства. Такие промедления могут грозить существенными убытками. Чтобы предотвратить случаи халатного отношения сотрудников предприятия к своим обязанностям и обязать их предоставлять зависящие от них данные другим службам в полном объеме и в необходимый срок, нужно разработать регламент документооборота и обмена информацией, установить контроль его исполнения.

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Слова «оптимизация бизнес-процессов» обычно воспринимаются как нечто абстрактное, беспредметное. Между тем оптимизация бизнес-процессов — это конкретные мероприятия, направленные на обеспечение слаженного и бесперебойного процесса производства и реализации продукции или услуг.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии означает совершенствование взаимоотношений между его подразделениями в процессе трудовой деятельности, которые выражаются в регламентации рабочего времени и качества выполнения операций или работ. Управление бизнес-процессами заключается в установлении требований к срокам и оформлению электронных таблиц или документов на бумажных носителях, предоставляемых смежным подразделениям и руководству предприятия. То есть под оптимизацией бизнес-процессов понимается упорядочение всех процессов, происходящих на предприятии, включая документооборот и обмен информацией с помощью IT-технологий.

Оптимизация бизнес-процессов не заканчивается установлением сроков и очередности проведения работ, нормализацией документооборота. Необходимо контролировать исполнение регламента и прочих документов, нормализующих бизнес-процесс. Для успешной реализации мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов желательно увязать сроки и качество выполнения поставленных задач с эффективной системой материального поощрения и наказания.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА

Важное место в цепи взаимосвязанных действий и решений, из которых состоит бизнес-процесс, занимает деятельность планово-экономического отдела. Рассмотрим, как организовать работу этого подразделения, чтобы свою функцию оно выполняло качественно и в полной мере: в установленные сроки предоставляло руководителям и смежным службам предприятия необходимую информацию в доступной для понимания форме и без ошибок. Для этого определим основные функции и взаимосвязи подразделения, рассчитаем сроки формирования нужных документов и отчетов.

Основные функции планового отдела:

• планирование производства;
• планирование реализации;
• планирование прибыли;
• планирование и анализ себестоимости продукции, затрат по предприятию;
• сбор и консолидация данных о выполнении планов;
• подготовка оперативной отчетности;
• анализ выполнения плана производства;
• анализ выполнения плана реализации;
• формирование планового бюджета доходов и расходов предприятия и его подразделений;
• план-фактный анализ бюджетов доходов и расходов;
• разработка мероприятий по снижению себестоимости продукции и общих затрат предприятия, выявление резервов роста прибыли и рентабельности продукции, услуг;
• формирование бизнес-планов по модернизации оборудования, внедрению новых видов продукции и инновационных технологий;
• разработка технико-экономических обоснований инвестиционных проектов;
• подготовка отчетов в статистическое управление и другие органы.

Взаимосвязи и порядок взаимодействия ПЭО с другими службами и отделами предприятия покажем в виде схемы:

Определим сроки предоставления информации другим структурным подразделениям. Сроки должны быть реальными, но достаточно жесткими, чтобы предоставленные отделом данные были актуальны. Актуальными являются данные, на основе которых можно принять своевременные решения, позволяющие избежать серьезных убытков, связанных с нерациональным расходованием ресурсов или необоснованным снижением доходов и прибыли предприятия.

Важный момент: любая задержка в получении той или иной службой необходимой для нее информации может грозить потерей прибыли для предприятия.