Электронная версия журнала

Внедрение бюджетирования в 1С: Управление торговлей 8

«Планово-экономический отдел» №2 2013 / Технологии управления

С ростом оборотов и операций у компании возникает необходимость автоматизировать процессы, и данные задачи позволяет исполнить программное обеспечение. Наиболее оптимально внедрение 1С: Управление производственным предприятием 8 (УПП) или 1С: Управление торговлей 8 (УТ).

Рассмотрим аспекты по внедрению 1С: Управление торговлей 8 (далее — 1С: УТ 8).

Изначально бизнес-процессы по ведению бюджетирования выглядят так:

  • составляется и утверждается годовой бюджет, данные которого ведутся по плану и факту в программе Excel;
  • ежедневно из бухгалтерии выкачивается информация о полученных счетах на оплату, по которым составляется реестр;
  • реестр после проверки финансовой службы подается в казначейство, и по данным финансовой службы казначейство проводит оплаты согласно утвержденным данным.

Сложность данного процесса связана с количеством операций и выставленных счетов, поэтому работа с данными в программе Excel — достаточно трудоемкая задача. В связи с этим во многих компаниях есть необходимость в автоматизации бюджетного процесса и переходе на программное обеспечение. В настоящее время самым недорогим является переход на 1С: УТ 8 (на рынке программных продуктов существуют два блока — УПП и УТ).

Подсистема бюджетирования (далее — 1С: Бюджетирование) позволяет построить эффективную систему управления предприятием, которая основывается на планировании, анализе и контроле финансовых потоков и результатов.

Ключевой элемент 1С: Бюджетирования — это финансовое планирование, которое включает в себя управление процессами:

  • создание денежных ресурсов;
  • распределение денежных ресурсов;
  • использование денежных ресурсов.

Ведь бюджет — это план деятельности данного предприятия на установленный период, представленный в финансовой форме.

Результатом бюджетирования является комплекс согласованных между собой финансовых планов:

  • бюджет доходов и расходов (БДР);
  • бюджет движения денежных средств (БДДС);
  • прогнозный баланс;
  • оборотные бюджеты для отдельных подразделений и отдельных видов деятельности предприятия.

Методология создания списка показателей для анализа и статьи бюджетов уникальны для каждого предприятия. Бюджеты составляются как на несколько месяцев, так и на более значительные промежутки времени (в случае стратегического планирования).

Таким образом, можно сделать вывод, что 1С: Бюджетирование — это:

1) средство координации деятельности подразделений предприятия;

2) экономический прогноз;

3) основа для принятия решений по развитию предприятия;

4) контроль результатов деятельности предприятия.

С помощью конфигурации реализуются следующие функции:

  • планирование движения финансовых средств компании на любой период в разрезе временных отрезков, проектов, номенклатуры, подразделений, контрагентов и т. п.;
  • мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;
  • финансовый анализ;
  • финансовое планирование по различным сценариям;
  • формирование текущих бюджетов на основе стратегических и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;
  • составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
  • контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;
  • анализ доступности денежных средств;
  • анализ отклонений плановых и фактических данных.

В системе не указываются подробности, которые не имеют серьезного значения для финансового планирования (подотчетные лица, расчетные банковские счета и т. д.). Даты можно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата. Также в 1С: Бюджетирование можно зафиксировать значения следующих аналитических разрезов:

  • центр финансовой ответственности (ЦФО);
  • сценарий планирования;
  • контрагент;
  • валюта операции;
  • статья оборотов;
  • проект;
  • номенклатура.

Перед тем как приступить к внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8, необходимо провести следующие подготовительные работы:

1) разработка справочника соответствий статьей 1С: Бухгалтерия и бюджеты со стороны финансового департамента;

2) кодирование статей расходов в соответствии с кодами, применяемыми в 1С: УТ 8 (данная процедура позволит делать автоматические загрузки как плана, так и фактических данных, подтягиваемых из заявок на оплату);

3) предоставление плана работ по внедрению 1С: УТ 8 отдел IT готовит совместно с финансовой службой.

В качестве наглядного примера ниже представлены справочники соответствия статей бюджета и статей 1С: УТ 8 и план работ по внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8 (Бухгалтерия предприятия) (табл. 1, 2 соответственно).

Таблица 1. Справочник соответствия статей бюджета и статей 1С: УТ 8

Тип

Статья бюджета

Подстатья бюджета

Статья 1С: УТ 8

Код соответствия

Склад

Коммунальные платежи

Коммунальные расходы (склад, офис)

Коммунальные расходы (склад, офис)

000000425

Склад

Канцелярские расходы

Канцелярские расходные материалы

Хозяйственные расходы и канцелярские товары

000000579

Склад

Прочие расходы

Связь (IT)

Телекоммуникационные услуги

000000413

Склад

Прочие расходы

Упаковочные материалы

Тара (упаковка)

000000376

Склад

Прочие расходы

Обслуживание техники (IT)

Обслуживание складского оборудования

000000374

Таблица 2. План работ по внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8 (Бухгалтерия предприятия)

№ п/п

Дата

Показатель

Статус выполнения

Комментарии IT

Исполнитель

Комментарии финансистов

1

Создание формата загрузки плана

IT,

финансист

2

Проверка плана 2012 г. в контроле исполнения бюджета (далее — КИБ) в 1С: УТ 8 по департаменту управления персоналом

IT,

финансисты

3

Подготовить к занесению в КИБ, занести и проверить план 2012 г. по:

  • департаменту IT;
  • складу;
  • одному (любому) магазину.

О выявленных ошибках сообщать IT

финансисты

4

В ходе тестирования — проверка корректности заполнения статей затрат исполнителями в заявках на расходование денежных средств в разрезе конкретного подразделения

IT, финансисты

5

Занести (автоматически из 1С: УТ 8) в КИБ и проверить фактические данные по оплатам согласно заявкам и реестру за один банковский день. О выявленных ошибках сообщать IT

финансисты

6

Занести (автоматически из 1С: УТ 8) в КИБ и проверить фактические данные по наличным оплатам затрат (кассовым операциям)

IT

7

Разработать и предоставить формы отчетов в 1С: УТ 8 для анализа отклонений плана, по годам и т. д.

IT — тестирование и постановка задачи

8

Подготовить к занесению в КИБ, занести и проверить план 2012 г. по всем департаментам, кроме IT и департамента управления персоналом

финансисты

9

Тестирование корректировок плана по статьям бюджета

IT — разработка;

финансисты — тестирование

10

Занесение и проверка в КИБ фактических данных об оплатах за пять банковских дней (отдельно по каждому дню)

финансисты

11

Подготовить, внести, проверить план 2013 г. в КИБ

финансисты

12

Подготовка инструкций по работе с КИБ для пользователя

IT

13

Устранение выявленных при проверке программных недочетов по всем пунктам плана

IT

Для тестирования программы 1С: УТ 8 следует обращать внимание на правильность заполнения статей затрат при формировании заявки на оплату. Без данных условий расходы будут отражены некорректно, вследствие чего будут искажены фактические данные.

В качестве примера рассмотрим рисунок «Заявка на оплату», в котором указана статья затрат.

 

 

При внедрении и тестировании блока бюджетирования в 1С: УТ 8 следует уделить особое внимание специфике предприятия, ее финансовой структуре, а также описать бизнес-процессы.

Описание бизнес-процесса позволит написать регламент по ведению бюджетирования в программе, а также инструкции пользователям. Пример регламента представлен ниже.

Описание бизнес-процесса «Ведение бюджета в 1С: УТ 8»

Подразделения и должности сотрудников, участвующих в процессе:

  • руководитель финансового департамента;
  • главный бухгалтер;
  • финансовый контролер;
  • инициатор статьи затрат;
  • оператор баз данных;
  • руководители департаментов.

Описание бизнес-процесса:

1. Финансовый департамент в лице финансового контролера готовит справочник с кодировками по ведению бюджета и рассылает форматы с кодами статей затрат начальникам департаментов (табл. 3).

Таблица 3. Справочник с кодировками по ведению бюджета

Код расхода

Статья

Отдел

356

Командировки

Отдел IT

418

Телекоммуникационные услуги

Отдел IT

2. Инициатор приносит в бухгалтерию счет на оплату, предварительно указав код статьи расходов.

3. Оператор 1С: УТ 8 при занесении данных по счету на оплату и формировании заявки на расходование денежных средств указывает трехзначный код статьи, предварительно сняв иерархию (данная операция позволит по коду статьи автоматическое заполнение департамента).

4. К концу дня специалист финансового департамента осуществляет выверку статей и выявляет отклонения плана от факта, на основании чего вносятся корректировки по целесообразности оплаты по данной статье.

5. После формирования заявки на оплату указывается статус (оплатить или не оплатить) и подписывается руководством в лице главного бухгалтера и руководителя финансовой службы.

Подводя итоги внедрения программы 1С: УТ 8 в компании, можно выделить задачи, которые решаются при переходе на данную программу: планирование и контроль бюджетов по проектам и департаментам.

Финансовый отдел организации в своей работе может оперировать несколькими бюджетами, например:

  • бюджет заказов на строительно-монтажные работы (далее — СМР);
  • бюджет выполнения СМР;
  • бюджет затрат на материалы;
  • бюджет затрат на оплату труда производственных рабочих;
  • бюджет управленческих расходов;
  • бюджет поставок и потребностей;
  • бюджет расходов по организации и обслуживанию бизнеса;
  • бюджет капитальных вложений и инвестиций и т. д.

Для ввода в систему плановых данных по бюджетам используется документ «План бюджетов». Задание комплекса управляющих ограничений, позволяющих контролировать процесс планирования и исполнения бюджета, выполняется посредством документа «План лимитов бюджетов». С помощью данного документа можно:

  • установить ограничения по расходам по объекту в соответствии с утвержденной сметой;
  • определить целевые показатели, характеризующие финансовый результат по объекту или по центру финансовой ответственности;
  • установить как верхнюю, так и нижнюю границы для любой статьи бюджета с учетом аналитических измерений, используемых по данной статье и т. д.

Сводные данные бюджетирования по статьям представлены в «Отчете по бюджету». Для просмотра и анализа исполнения лимитов бюджетирования при формировании бюджетов можно использовать «Отчет по лимитам». Для просмотра и анализа одновременно двух версий предназначен отчет «Сравнение версий бюджета».

  

Финансовый анализ

Применяя инструменты бюджетного планирования и средства анализа показателей бюджетов, специалисты финансового отдела могут грамотно спрогнозировать основные показатели организации, не допустить убытков и оценить риски. Финансовые отчеты в отличие от бухгалтерских более понятны руководству и при отсутствии в организации финансового директора значительно упрощают труд главного бухгалтера по предоставлению необходимой информации руководителю.

Для формирования сводных аналитических отчетов и расчета аналитических показателей как запланированных, так и фактических результатов деятельности организации предназначен отчет «Финансовый анализ».

Данный отчет позволяет проанализировать баланс с агрегированными данными, сгруппированными по степени ликвидности (активы) и степени срочности оплаты (пассивы), выполнить расчет финансовых аналитических коэффициентов по балансовым показателям, которые отражают финансовую устойчивость, а также ликвидность и платежеспособность организации. С помощью данного отчета можно также проанализировать показатели, характеризующие эффективность деятельности строительной организации по нескольким направлениям: эффективность использования основных производственных фондов; материальных ресурсов; трудовых ресурсов.

Предусмотрено формирование отчета о прибылях и убытках, а также расчет финансовых показателей, характеризующих рентабельность деятельности, оборачиваемость денежных средств, деловую активность и финансовый цикл.

Инструменты финансового анализа дополняет отчет «Факторный анализ». С помощью этого отчета выполняется расчет рентабельности собственного капитала и анализируются факторы, влияющие на нее. Аналитическая модель рентабельности собственного капитала позволяет сравнить несколько вариантов развития деятельности и выбрать наиболее оптимальный вариант.

Для укрупненного сравнительного анализа данных по плановому и фактическому объему затрат по объектам строительства применяется отчет «Сравнение показателей по объектам строительства». Сравнение данных в отчете выполняется в разрезе статей затрат.

Таким образом, при внедрении многофункционального решения 1С: Подрядчик строительства 4.0. Управление финансами строительные компании получают в одном пакете не только механизмы ведения бухгалтерского и налогового учета, но и мощные средства финансового анализа, инструменты составления бюджетов и управления финансовыми потоками.

Заключение

Процесс внедрения бюджетирования в программу 1С: УТ 8 довольно трудоемкий и требует следующее:

1) регулярное тестирование фактических данных при занесении в бюджет;

2) постановка технических заданий для программистов с целью устранения программных ошибок при загрузке плановых и фактических данных;

3) службе финансового контроля — обеспечить правильность заполнения статей затрат в соответствии с принятыми кодами;

4) четкое описание бизнес-процессов и финансовой структуры компании с целью перехода на программный продукт;

5) проверка правильности занесения фактических и плановых значений в течение всего процесса перехода и не менее года после него, так как в рамках работы возможны искажения и недоработки.

 

А. Семенова, финансовый менеджер компании «МФТ-лайн»

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
  • Подведут черту бедности

    Минтруд для назначения социальных пособий предлагает учитывать все доходы россиян и их собственность

  • Утилизация в налоговом порядке

    Экологический сбор с шин и холодильников предлагают сделать безальтернативным

  • 1-2 декабря в деловом центре Radisson Славянская состоится крупнейший в России и СНГ B2B & B2C финансовый ивент — MOSCOW FINANCIAL EXPO 2017