Проверка операционных планов, заявленных подразделениями

«Планово-экономический отдел» №1 2019 / Планирование

 

Одна из основных задач прогнозирования деятельности предприятия — обеспечить максимальную достоверность плановых показателей. Под достоверностью подразумевают обоснованность показателей прогноза развития как предприятия, так и его структурных подразделений, а также соответствие операционных планов подразделений стратегическим планам предприятия. Для успешного решения этой задачи руководителю финансово-экономической службы нужно организовать комплексный контроль реальности планов, заявленных структурными подразделениями.

Такой контроль позволяет не только оценить достоверность операционных планов, но и улучшить качество их планирования. Это объясняется тем, что в ходе проверки исследуют параметры плановых показателей и качество исходных данных для их составления, выявляют типичные ошибки планирования, которые можно исключить или минимизировать в будущем.

В данной статье рассмотрим, каким образом руководитель финансово-экономической службы может организовать на предприятии систему комплексной проверки операционных планов подразделений.

МЕТОДОЛОГИЯ ПРОВЕРКИ ОПЕРАЦИОННЫХ ПЛАНОВ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ

Системы управленческого учета и бюджетирования предприятия устанавливают самостоятельно, поэтому сложно создать универсальную формулу проверки реальности планов подразделений, успешно работающую во всех организациях. Однако практика работы по бюджетному контролю показывает, что можно указать основные методы проверки достоверности и реальности планов подразделений любой компании, которые надежно обеспечат их максимальную достоверность:

  • контроль соответствия заявленных планов регламентам компании;
  • контроль соблюдения норм и лимитов расходов;
  • логический контроль показателей операционных планов;
  • контроль соблюдения взаимосвязей между бюджетами.

Под контролем соответствия регламентам подразумевается оценка соблюдения в операционных планах подразделений требований регламентирующих документов по процессу составления плановых бюджетных показателей.

Контроль соблюдения норм и лимитов означает проверку соответствия планов подразделений действующим на момент составления бюджетов лимитам и нормам по отдельным статьям затрат.

Логический контроль реалистичности операционных планов заключается в анализе показателей доходов и расходов бюджета подразделения на соответствие плановых показателей фактическим результатам прошедших периодов, соблюдения коэффициентов сезонности и эластичности покупательского спроса.

Контроль соблюдения взаимосвязей между бюджетами состоит из проверки включения в планы подразделений доходов и расходов, которые связаны с реализацией планов отдельных подразделений и планов развития компании в целом.

Рассмотрим методологию использования этих контрольных процедур с практической точки зрения.

На этапе контроля соответствия операционных планов подразделений бюджетным регламентам проверяют:

  • полноту заполнения бюджетных форм по доходам и расходам подразделения;
  • наличие всех количественных и суммовых показателей по разделам и строкам операционного плана подразделения;
  • наличие утвержденных регламентами расшифровок по отдельным статьям операционного бюджета подразделения;
  • наличие подписей сотрудников подразделения, ответственных за составление его операционного бюджета.

Выполнение указанного перечня со стороны бюджетного контролера позволяет оперативно выявить недостатки в составлении операционных планов подразделений, избежать потерь времени на дальнейшую проверку их недостоверных бюджетов.

Чтобы упростить контрольную процедуру, рекомендуем пользоваться следующей таблицей (табл. 1).

 

Таблица 1. Матрица планирования для подразделений компании

Подразделения

Доходы

Расходы

Инвестиции

Коммерческая служба

Отдел продаж

+

+

 

Отдел заказов

 

+

 

Отдел маркетинга

+

+

+

Управление коммерческой службой

 

+

+

Служба логистики

Отдел складских операций

+

+

 

Отдел транспорта

+

+

 

Отдел доставки

 

+

 

Управление службой логистики

 

+

 

Финансовая служба

Бухгалтерия

 

+

 

Отдел казначейства

+

+

 

Экономический отдел

 

+

 

Управление финансовой службой

+

+

+

Администрация

Отдел кадров

 

+

 

Административно-хозяйственный отдел

 

+

 

IT-отдел

 

+

 

Служба экономической безопасности

 

+

 

Управление службой администрации

+

+

+

 

На основе этой таблицы очень просто проверить отсутствие или необоснованное присутствие показателей доходов, расходов и инвестиций у каждого из подразделений при подаче ими операционных планов.

Чтобы более детально проверить полноту отражения в операционных планах затрат подразделений, можно утвердить такой регламент планирования, как показано в табл. 2.

 

Таблица 2. Регламент планирования по статьям затрат

Статьи затрат

Коммерческая служба

Служба логистики

Администрация

Финансовая служба

Затраты

 

Заработная плата

 

 

 

 

Сдельная зарплата

+

+

 

 

Повременная зарплата

+

+

 

 

Оклады сотрудников

+

+

+

+

Аренда

 

 

 

 

Аренда земли

 

 

+

 

Аренда имущества, помещений

+

+

+

 

Аренда торговых мест

+

 

 

 

Коммунальные услуги

 

 

 

 

Вода, стоки

+

+

+

 

Газ

+

+

+

 

Электроэнергия

+

+

+

 

Налоги, сборы, штрафы

 

 

 

 

Отчисления от ФОТ

+

+

+

+

Налог на имущество

 

 

 

+

Налог на прибыль

 

 

 

+

Транспортный налог

 

+

 

 

Прочие налоги

+

 

 

+

Амортизация основных средств

+

+

+

+

Материальные расходы

 

 

 

 

Естественная убыль

+

+

 

 

Питание сотрудников

+

+

 

 

Уценка возвратной продукции

+

 

 

 

Уценка товаров

+

 

 

 

 

Контроль операционных планов подразделения на соответствие действующим лимитам и нормам затрат позволяет оценить, насколько планы расходов подразделения соответствуют стандартам компании.

В ходе проверки выявляют отклонения планов подразделения от утвержденных норм и лимитов. При наличии отклонений вносят необходимые корректировки в операционный бюджет подразделения. Для этого нормы и лимиты в компании утверждают и пересматривают по мере необходимости (например, при изменении организационной структуры предприятия или изменении цен поставщиков услуг).

Образец нормирования приведем табл. 3.

 

Таблица 3. Нормы и лимиты расходов компании «Альфа» с 01.01.2019

Статья расходов

Период

Категории сотрудников

специалист

начальник отдела

топ-менеджер

Командировочные расходы

Суточные

День

500

700

1000

Гостиница

День

3000

5000

8000

Расходы на аренду

Компенсация аренды квартиры

Месяц

Нет

15 000

25 000

Компенсация аренды транспорта

Месяц

3500

7000

10 000

Расходы на сотовую связь

Компенсация расходов на связь

Месяц

Нет

750

1500

Хозяйственные нужды

Канцтовары

Квартал

500

1000

1500

 

Как видно из табл. 3, затраты утверждены по каждой из категорий сотрудников. Операционные планы подразделений по указанным статьям расходов должны полностью соответствовать нормативным значениям.

Логический контроль обоснованности операционных планов подразделений включает оценку:

  • соответствия динамики (темпов роста) плановых показателей доходов и расходов подразделения фактическим результатам за прошедший отчетный период;
  • соответствия структуры плановых статей доходов и расходов подразделения их фактической структуре за прошедший отчетный период;
  • соответствия относительных показателей (маржинальный доход, уровень операционных расходов и др.) аналогичным показателям прошедшего отчетного периода;
  • наличия в операционных планах подразделений влияния факторов сезонности и эластичности спроса;
  • наличия в операционных планах подразделений влияния фактора инфляции;
  • соответствия темпов роста переменных затрат подразделения темпам роста реализации продукции.

Важный момент: на этапе контроля соблюдения взаимосвязей бюджетов компании нужно оценить наличие в плановых показателях каждого подразделения операционных расходов, связанных с реализацией планов (как других подразделений, так и компании в целом).

А. А. Гребенников, финансовый директор ООО «Ипатовский пивзавод»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 1, 2019.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.