Как презентовать итоги года

МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО ИТОГАМ РАБОТЫ ЗА ГОД

Вне зависимости от отраслевой специфики и масштабов бизнеса в каждой компании по завершении отчетного года подводят итоги и презентуют их заинтересованным лицам (собственникам и руководителям, персоналу компании, инвесторам и партнерам). Подготовка презентации состоит из нескольких этапов. Рассмотрим их.

Этап 1. Определяют целевую аудиторию

Подготовку презентации итогов года следует начинать с определения целевой аудитории, для которой она предназначена. При подготовке материалов для презентации нужно учитывать, что у разных категорий пользователей будут свои ожидания:

• собственникам презентация помогает понять картину деятельности компании, успехи ее менеджмента в достижении стратегических целей, основные проблемы и факторы риска в развитии бизнеса;

• для руководства компании это возможность оценить выбранные пути достижения стратегии развития бизнеса, актуализировать цели и задачи организации на следующий год, выявить резервы для улучшения деятельности;

• персоналу презентация годовых итогов позволяет почувствовать свою причастность к развитию компании и свой вклад в ее достижения за истекший год;

• инвесторы и партнеры по данным презентации могут понять, насколько успешно развивается компания, оценить выгодность сотрудничества с ней

Этап 2. Выбирают стиль оформления и подачи информации

Решая эту задачу, принимают во внимание следующие моменты:

1. Презентация должна быть наглядной и читабельной для ее получателей. Цветовое оформление презентации нужно выдержать в средних тонах, чтобы оно не было слишком ярким или блеклым. Шрифт текста не должен быть мелким или вычурным.

Не рекомендуется использовать на одном слайде/кадре презентации слишком много информации. Должно быть не больше 1–2 картинок, фотографий, диаграмм, таблиц, которые отображают информацию, объединенную общей темой или идеей.

2. Презентация должна управлять вниманием зрителей, поэтому в ней уместно использовать фотографии, картинки, стрелки и выделения ключевых текстовых записей. Для контрастного выделения текста не используйте более двух цветов, иначе презентацию будет сложно воспринимать визуально.

3. Инфографика в презентации должна наглядно иллюстрировать тезисные направления информации. Если речь идет о росте каких-либо показателей, масштаб сетки диаграммы подбирайте так, чтобы данный рост был очевиден для получателей диаграммы. Если в презентации говорится о положительной динамике, визуально это лучше всего оформить графиком такой ширины, чтобы динамика хорошо прослеживалась зрителем.

Когда речь пойдет о каких-либо долях или пропорциях (обычно их визуально оформляют круговыми диаграммами), целесообразно использовать контрастные цвета долевых частей диаграммы, а их цифровые значения выносить ниже в виде текста или небольшой таблицы.

4. Объем презентации должен соответствовать времени, отведенному на ее представление получателям. Предположим, в компании определили, что итоги работы нужно презентовать в течение 45 минут. Тогда от этого времени нужно отнять порядка пяти минут на вступительное слово и столько же на заключительное обобщение материала презентации. Еще пять минут — на вопросы и уточнения слушателей.

С учетом того, что на один слайд/кадр выступающий потратит около двух минут, их в презентации должно быть 15 ((45 – 5 – 5 – 5) / 2). При большем количестве выступающий просто не успеет качественно преподнести материал презентации, а при меньшем в его отчете неизбежно возникнут затянувшиеся паузы.

Этап 3. Наполняют презентацию материалами

На данном этапе подбирают тексты, таблицы, фотографии, картинки, диаграммы, другие иллюстрационные материалы и компонуют их по слайдам/кадрам презентации. Здесь определяют перечень тем и вопросов в зависимости от целевой аудитории слушателей/зрителей презентации.

1. Для собственников бизнеса в первую очередь интересны не столько составляющие годового финансового результата, а то, как он соотносится с целями, утвержденными на отчетный год.

Собственникам важны тенденции деятельности компании, поэтому для них итоги прошедшего года отражают в динамике прошедших лет. То есть материалы по итогам 2021 г. подают, например, в трехлетнем периоде (2019–2021 гг.) с пояснением причин роста или снижения эффективности деятельности.

Собственников бизнеса редко интересуют детали и подробности деятельности компании, поэтому целесообразно подавать им информацию о наиболее значимых результатах года:

• объемы продаж;

• динамика себестоимости/затрат;

• рентабельность бизнеса;

• суммы инвестиций в развитие компании и т. д.

Если результаты компании по итогам года не достигают целевых параметров, то в презентации для собственников нет смысла объяснять причины невыполнения планов. Нужно показать, что намерены предпринять в следующем году руководство и менеджмент компании, чтобы улучшить ситуацию.

1. Презентация итогов года для руководства и менеджеров компании отличается наибольшей детализацией результатов деятельности. Здесь уместно показывать не только фактические итоги года, но и степень их соответствия планам, утвержденным на прошедший год.

В этой презентации можно рассмотреть и составляющие компоненты конечного финансового результата, и причины невыполнения планов или снижения эффективности бизнес-процессов. Главное, чтобы в презентации были отображены не только проблемы компании, но и намеченные руководством пути их решения в ближайшем будущем. Такой подход будет свидетельствовать о том, что руководство компании знает об имеющихся проблемах и понимает, что с ними делать.

В презентации итогов года, предназначенной для руководства и менеджеров компании, нельзя обойтись без упоминания о возможностях, которые есть у компании для улучшения работы в предстоящем году.

3. Если годовую презентацию готовят для всего персонала компании, упор делают не на цифровые показатели работы фирмы, а на социально-экономические параметры итогов прошедшего года.

Так, в первой части презентации можно кратко показать общие производственные и финансовые итоги работы компании, отметить подразделения и отдельных сотрудников, внесших наибольший вклад в успехи компании. Вторую часть обычно посвящают вопросам социальной поддержки работников и планам компании по улучшению условий их работы и оплаты труда в следующем году.

4. При подготовке презентаций годовых результатов работы компании для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, партнеров) наполняемость материалов должна иметь уклон в сторону данных бухгалтерской (финансовой) отчетности и оценки финансовых коэффициентов (ликвидность, платежеспособность, финансовая устойчивость, деловая активность и т. д.).

Эта категория слушателей/зрителей презентации в своих взаимоотношениях с компанией пользуется именно такими данными.

ИНСТРУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ ИТОГОВ ГОДА, ПОВЫШАЮЩИЕ ЕЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Для оформления презентаций работы компании по итогам года чаще всего используют следующие инструменты:

• программу для создания презентаций MS PowerPoint;

• корпоративные видеоролики;

• инфографику на носителях информации;

• дашборды и скринсейверы.

Эти инструменты позволяют сделать презентацию максимально эффективной для пользователей.

Программа для создания презентаций MS PowerPoint

MS PowerPoint — хорошо известный и широко используемый продукт в пакете MS Office. Несмотря на солидный возраст программы (первая версия вышла в 1990 г.) и появление новых программных продуктов для подготовки презентаций, у PowerPoint по-прежнему есть преимущества для презентации итогов года:

• простота пользовательского интерфейса, достаточно большой набор инструментов оформления и визуализации данных;

• наличие мобильных и онлайн-версий программы, которые позволяют просматривать материалы презентации удаленным пользователям;

• возможность автоматического обновления табличных данных и диаграмм за счет использования гиперссылок на первоисточники информации (сайты, файлы и т. д.).

Еще одно бесспорное преимущество презентации в формате MS PowerPoint — универсальность применения. Слайды презентации можно:

• показать на экране при проведении годового собрания коллектива;

• использовать в качестве раздаточного материала на совещании руководства и менеджеров компании;

• разместить на корпоративном сайте;

• отправить в электронном виде получателям презентации;

• вывести на экраны мониторов;

• распечатать и поместить на стенды.