Регламентируем основные операционные бизнес-процессы предприятия

Хозяйственную деятельность любой компании можно рассматривать как совокупность различного рода бизнес-процессов, каждый из которых состоит из нескольких операций. Поэтому организацию качественного управления деятельностью компании и отдельными бизнес-процессами в ее рамках сложно представить без понимания последовательности выполнения этих операций и необходимых результатов их завершения. Чтобы обеспечить такое понимание со стороны руководства и сотрудников компании, используют регламентацию бизнес-процессов. Об особенностях регламентации бизнес-процессов читайте в статье.

МЕТОДИКА РЕГЛАМЕНТАЦИИ ОСНОВНЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ

Прежде чем рассматривать непосредственно вопросы регламентации бизнес-процессов компании, нужно отметить пять важных аспектов, влияющих на качество результатов разработки регламентов.

1. Любая коммерческая компания имеет особенности деятельности, обусловленные отраслевыми и технологическими аспектами, организационной структурой и применяемой системой управления, применяемыми политиками в функциональных областях взаимодействия с контрагентами компании и т. д. Поэтому регламенты для каждого бизнес-процесса компании нужно разрабатывать не по внешним образцам, а на основе фактических параметров организации деятельности компании.
2. Невозможно разработать эффективно работающие регламенты бизнес-процессов компании без предварительной их классификации, детализации на отдельные операции и оценки эффективности функционирования на текущий момент. Без этого можно получить регламент, который не соответствует реалиям действующего в компании бизнес-процесса и не может быть соблюден без изменения этого бизнес-процесса.
3. Для разработки качественного регламента бизнес-процесса обязательно нужно привлекать владельца этого бизнес-процесса и сотрудников, выполняющих операции в его рамках. Это позволит уже на начальных этапах выявить недостатки в существующем бизнес-процессе и наиболее эффективные пути их устранения. Такой подход обеспечит минимизацию рисков сопротивления изменениям в бизнес-процессе со стороны его участников.
4. Регламентацию бизнес-процесса целесообразно оформлять через создание проекта с утверждением сроков проведения работ, ожидаемых результатов по их итогам, состава рабочей группы для реализации проекта. В составе группы помимо ее руководителя должны быть как минимум:

• владелец процесса;

• эксперт по функционированию процесса (внутренний или внешний);

• технический специалист по автоматизации процесса.

1. Даже идеально разработанные регламенты бизнес-процессов требуется периодически проверять на их актуальность, поскольку в деятельности компании постоянно происходят какие-либо изменения под влиянием внутренних и внешних факторов. В зависимости от результатов таких проверок корректируют действия сотрудников компании, чтобы привести их в соответствие с утвержденным регламентом, или корректируют сам регламент для приведения его в соответствие с фактическими изменениями в функционировании бизнес-процессов.

Схема поэтапной регламентации бизнес-процессов представлена на рис. 1.

Рассмотрим этапы регламентации бизнес-процессов подробнее.

Этап 1. Анализ и классификация существующих бизнес-процессов

На начальном этапе требуется проанализировать существующие в компании бизнес-процессы и сгруппировать их по значимости для конечных результатов деятельности компании. Понятно, что у каждой конкретной компании бизнес-процессы могут отличаться от других, даже аналогичных предприятий, однако все процессы можно распределить на три общие группы:

1) основные процессы — направлены на реализацию сбытовой стратегии компании и получение ею финансовой прибыли;

2) вспомогательные процессы — поддерживают стабильность деятельности компании и обеспечивают функционирование основных процессов;

3) дополнительные процессы — позволяют управлять деятельностью компании, то есть определять цели и задачи развития, контролировать их выполнение и реализовывать управленческие решения по оптимизации работы предприятия.

Пример такой классификации для производственной компании показан на рис. 2.

Этап 2. Изучение функционирования процесса и операций в его составе

На этом этапе регламентации бизнес-процессов компании каждый из процессов изучают с целью детализации его на отдельные операции. Поскольку в статье мы рассматриваем вопросы регламентации основных бизнес-процессов компании, то возьмем для примера процесс реализации готовой продукции покупателям компании.

Началом функционирования процесса является получение заказа на отгрузку продукции от покупателя, а заканчивается он поступлением оплаты за отгруженную продукцию от покупателя. Данный процесс носит циклический характер и состоит из следующих последовательных операций:

1. Обработка поступившего от покупателя заказа.

2. Создание заявки на отгрузку продукции по заказу покупателя.

3. Сбор партии продукции для отгрузки покупателю.

4. Отгрузка продукции покупателю.

5. Документальное оформление реализации продукции покупателю.

6. Доставка продукции покупателю (если компания осуществляет доставку своим транспортом).

7. Контроль поступления оплаты от покупателя за отгруженную продукцию.

Чтобы качественно разработать регламент, каждую из указанных операций анализируют на предмет участников ее выполнения, порядка их действий, временных затрат на выполнение операций и т. д.

В ходе этой работы выясняют аспекты взаимодействий участников бизнес-процесса, поскольку в любом основном процессе задействованы сотрудники различных структурных подразделений компании.