Контроль и анализ кредиторской задолженности

КРЕДИТоРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ: ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Как известно, больше всего на деятельность предприятия влияют внутренние факторы. Среди них особое место занимает кредиторская задолженность.

Кредиторская задолженность — это задолженность предприятия контрагентам, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам, собственным сотрудникам, образовавшаяся при расчетах за приобретаемые производственные и материальные запасы, работы, услуги, а также при расчетах с бюджетом и по оплате труда. Другими словами, кредиторскую задолженность составляют финансовые обязательства предприятия, которые возникают в ходе его текущей производственной деятельности.

Образование кредиторской задолженности предприятия признается в бухгалтерском учете, если одновременно соблюдаются следующие условия:

• задолженность образуется в соответствии с конкретным договором, требованием законодательства и нормативных актов, условиями делового оборота;
• величину задолженности можно количественно измерить;
• образование задолженности уменьшит экономические выгоды предприятия.

Кредиторская задолженность учитывается в том отчетном периоде, в котором она должна быть признана, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы выполнения организацией своих обязательств.

При ведении финансово-хозяйственной деятельности кредиторская задолженность образуется почти у каждой организации. Чтобы не возникали проблемы с задолженностью, нужно своевременно рассчитываться с контрагентами. Контроль и анализ кредиторской задолженности предполагает применение организацией наиболее подходящих форм и сроков расчетов с контрагентами для сохранения своей финансовой стабильности при снижении дефицита оборотных средств. Эффективное управление долгами во многом определяется избирательным подходом к контрагентам и гибкой системой расчетов с ними.

В состав кредиторского долга относят задолженность организации:

• поставщикам и подрядчикам за товары, работы или услуги, срок которых еще не наступил;
• поставщикам и подрядчикам за товары, работы и услуги, которые в срок не оплатили;
• по полученным авансам;
• по расчетам оплаты труда сотрудникам, включая депонированную зарплату;
• по страховым выплатам;
• по расчетам с бюджетом (налоги);
• по внутриведомственным расчетам и другим текущим обязательствам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Соотношение между отдельными видами кредиторской задолженности каждая организация определяет индивидуально в зависимости от факторов, влияющих на ее деятельность.

На величину долговых обязательств организации оказывают влияние следующие факторы:

• общий объем закупок и доля в нем приобретения товаров (работ, услуг) на условиях последующей оплаты;
• политика погашения кредиторской задолженности в конкретной организации;
• условия расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• условия отгрузки и оплаты, указанные в заключенных договорах поставки;
• качество анализа и контроля кредиторской задолженности и последовательность в исполнении результатов.

АНАЛИЗ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Кредиторская задолженность занимает большой удельный вес в составе источников средств организации, поэтому нужно систематически анализировать долги, изучать состав и структуру кредиторской задолженности, сроки возникновения и причины отклонения срока по погашению долга.

Чтобы оценить влияние «кредиторки» на финансовое состояние организации, необходимо:

• определять удельный вес каждого вида задолженности в общей величине имущества и источников его образования;
• оценивать темпы роста задолженностей, их влияние на финансовое положение организации.

Анализ кредиторской задолженности включает:

• проверку достоверности сведений о сроках и видах долга (для этого изучают контракты и договоры о заключенных обязательствах организации);
• изучение состава и структуры долга по бухгалтерским счетам, на которых отражается кредиторская задолженность, а также анализ баланса организации;
• определение удельного веса каждого вида долга в общей сумме;
• оценку условий задолженности, сроков погашения, возможности привлечения дополнительных денежных ресурсов;
• формирование отчетов по расчетам в соответствии с плановым графиком. В результате сравнительного анализа определяют отклонения в структуре кредиторской задолженности, устанавливают причины отклонений и изменений отдельных составляющих;
• разработку мер по регулированию кредиторской задолженности, особенно таких составляющих, которые негативно влияют на работу организации в целом и на ее финансовый результат.

Кредиторская задолженность по доходам

Если организация, предоставляя услуги или выполняя работы, получает от контрагентов-заказчиков предоплату в виде авансовых платежей, у нее возникает кредиторская задолженность по доходам. Погашение такой задолженности происходит путем последующего оказания услуг, выполнения работ своим заказчикам. Эта группа кредиторов занимает наибольший удельный вес в объеме всех долговых обязательств организации, оказывающей большую номенклатуру услуг или работ.

Важная деталь: кредиторскую задолженность по доходам показывают в активе баланса с отрицательным знаком.

Кредиторская задолженность по доходам возникает у организации в момент оплаты товаров, работ, услуг заказчиком и погашается через отгрузку ему товаров, выполнение работ, оказание услуг. Подтверждающими документами являются:

• при отгрузке товаров — товарная накладная;
• при выполнении работ и услуг — акт выполненных работ (услуг).

Сроки исполнения работ и услуг регулируются договором.

Сотрудники финансово-экономической службы обязаны отслеживать состояние кредиторской задолженности, вести оперативный учет.

ЭТО ВАЖНО

Необходимо систематически анализировать договоры, заключенные с контрагентами, и контролировать своевременное исполнение обязательств, оговоренных в договоре.

Счета формируют на основании договора и календарного плана (приложение к договору), где указываются сроки исполнения.

Чтобы проконтролировать выполнение договора, находим в программе «1С» нужный договор по номеру. В найденном договоре открывается несколько предъявленных заказчику счетов. По каждому из них видны период, сумма счета, а также состояние текущего договора и выставленных счетов (табл. 1).

По выбранному договору № 523 от 01.01.2017 открывается несколько счетов, сформированных по месяцам. По каждому счету отображены период, сумма, состояние текущего договора и выписанных счетов:

• по счету № 1470 за июль полностью произведена оплата, исполнитель работу выполнил (гр. 5). Реализация подтверждается актом выполненных работ;
• по счету № 1861 за август реализованы услуги на сумму 9370 руб., но оплата от контрагента еще не поступила;
• по счету № 2047 за сентябрь поступила оплата в сумме 28 314 руб., а реализация (выполнение работ) не произведена. В итоге по договору № 523 у организации образовалась кредиторская задолженность по реализации в размере 18 944 руб.

По договору № 668 от 01.01.2017 образовалась кредиторская задолженность по доходам в размере 15 920 руб.

Аналогично проводим анализ по всем заключенным договорам с заказчиками, определяем кредиторскую задолженность по каждому договору и общую по организации, сопоставляем сроки исполнения обязательств. Если в сроках есть расхождения планового графика с фактическим исполнением, нужно выяснить причины отклонений и принять меры к их устранению.

Для оперативного контроля кредиторской задолженности по доходам формируем отчет по предъявленным счетам контрагентам на основе заключенных договоров. Для этого выполняем следующие действия:

• создаем реестр выписанных счетов по структурным подразделениям организации;
• задаем определенный период;
• выбираем оплату счетов в разрезе каждого контрагента-заказчика и проверяем реализацию за определенный период.

Сформированный файл по задолженности сохраняем в программе Excel и передаем в структурные подразделения организации. В данном реестре отслеживается состояние счета: оплачен или нет, выполнена работа по счету или нет.

В реестре анализируют задолженность организации перед клиентами. Если от заказчиков по предъявленному счету поступила оплата на расчетный счет в виде авансового платежа, а работу организация не выполнила, то анализируют сроки исполнения обязательств. Если сроки нарушены, выясняют причины и принимают меры к их устранению.

Оперативный анализ позволяет эффективно контролировать кредиторскую задолженность при работе с заказчиками. Соответственно, организация должна своевременно выполнять перед ними свои обязанности (на основании договора и графика, установленного календарным планом).

В учетной политике организации прописано отражение полученных доходов методом начисления. Следовательно, доходы формируются не по оплате, а по выполненным услугам и работам. Фактом их подтверждения является двухсторонний акт выполненных работ.

Сформируем реестр предъявленных счетов, определим состояние счетов, их оплату и реализацию услуг (табл. 2).

Из таблицы 2 видно, что за третий квартал по структурному подразделению ОФНПП (отдел факторного надзора продуктов питания) образовалась кредиторская задолженность перед заказчиками в сумме 153 973 руб.

В целом по организации следует анализировать кредиторскую задолженность по доходам по счету 205.30 (табл. 3). На этом счете отражают:

• по кредиту — авансы, полученные от заказчиков в счет предстоящих услуг и работ;
• по дебету — авансы, закрытые актами выполненных работ в соответствующем периоде.