Как правило, осуществлению работником каких-либо расходов в интересах учреждения предшествует выдача денежных средств — аванса, за который работник позднее отчитается. Однако достаточно часто работники осуществляют расходы на приобретение товаров, работ, услуг на нужды учреждения за счет личных средств с их последующим возмещением. В таком случае работник действует от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени учреждения у него отсутствуют[1]. Возмещение расходов работнику возможно только после одобрения их работодателем. Свидетельством одобрения могут быть, например, утверждение руководителем авансового отчета, издание соответствующего приказа и т. п.

Один лишь факт несения расходов сам по себе не влечет обязанности работодателя возместить их — расходы должны быть осуществлены на основании указания или с согласия работодателя и быть необходимыми для осуществления деятельности учреждения. На это указали суды, рассматривая требования работников компенсировать им понесенные траты (Определение Верховного Суда Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу № 33-5422/2019, Определение Московского городского суда от 12.02.2019 по делу № 33-5629/2019). В обоих случаях в качестве доказательств работниками были предоставлены авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату товаров, работ, услуг. Однако они не были признаны судьями в качестве надлежащих и достоверных доказательств расходования личных денежных средств работника в интересах работодателя.

Источник: информационно-правовой портал ГАРАНТ.РУ