В обязанности работодателя входит ведение учета времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Для этой цели используется табель учета рабочего времени. В нашей консультации мы расскажем об общих правилах ведения табеля рабочего времени. Кроме того, у вас будет возможность скачать бланк табеля учета рабочего времени, а также ознакомиться с образцом его заполнения.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это документ, предназначенный для:

• учета времени, фактически отработанного и/или не отработанного каждым конкретным работником организации;
• контроля за соблюдением сотрудниками установленного в компании режима рабочего времени;
• получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда;
• для составления статистической отчетности по труду.

Унифицированные формы

Вы можете разработать собственную форму табеля учета рабочего времени, но проще воспользоваться одной из унифицированных форм – Т-12 или Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Сразу хотим отметить, что форма № Т-13 меньше по размеру и проще в заполнении.

Табель учета рабочего времени: скачать

Скачать бланк Т-12 в формате Excel можно здесь.

Скачать бланк Т-13 в формате Excel можно здесь.

Единые требования для формы Т-12 и формы Т-13

Оформляется табель учета рабочего времени в одном экземпляре уполномоченным на это лицом.

По общему правилу табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы. После подписания табель передается в бухгалтерию.

Некоторые отметки в табеле ставятся при наличии подтверждающих документов. Например, отметка о причинах неявки на работу может быть поставлена при наличии листка нетрудоспособности, отметка о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени – при наличии письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.д.

Время в табеле рабочего времени отражается в часах, минутах.

Затраты рабочего времени фиксируются в табеле или методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (к примеру, опозданий, сверхурочных часов и т.д.).

При отражении в табеле неявок на работу, учитываемых в днях (отпуск, дни болезни, командировки и т.д.), в верхней строке в соответствующих графах проставляются только коды, а нижние строки этих граф заполнять не нужно.

Форма Т-12

Этот документ называется «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Состоит форма Т-12 из двух разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель ведет раздельный учет рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда, то для учета рабочего времени он может использовать только раздел 1 формы Т-12, а раздел 2 не заполнять.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в Т-12 отведено по две строки в графах 4 и 6: верхняя строка применяется для проставления кодов (их мы приведем ниже), а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При заполнении граф 5 и 7 формы № Т-12 в верхних строках укажите количество отработанных работником дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым из работников за учетный период.

В разделе 2 формы № Т-12 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 – 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 – 34.

Форма Т-13

Эта форма называется «Табель учета рабочего времени» и, соответственно, применяется, в отличие от формы Т-12, исключительно для учета рабочего времени.

Форма № Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в Т-13 отведена графа 4: четыре строки – по две на каждую половину месяца. В верхней строке проставляются коды (см. раздел «Цифровые и буквенные коды в табеле учета рабочего времени»), а в нижней строке записывается продолжительность отработанного/неотработанного времени по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 – 9 и графа 9, а графы 7 и 8 не заполняются. Если же записываются учетные данные для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, нужно заполнить графы 7 – 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предназначен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Цифровые и буквенные коды в табеле учета рабочего времени

Информация об отработанном и не отработанном работником времени отражается в табеле учета рабочего времени либо в виде буквенного кода, либо в виде цифрового кода. Эти коды приведены на титульном листе формы Т-12. Но если вы ведете табель по форме Т-13, то вам нужно использовать эти же коды.

Кстати, вы можете дополнить перечень условных обозначений собственными кодами. К примеру, утвержденный Госкомстатом перечень не содержит кодов для обозначения нерабочих оплачиваемых дней, объявляемых Президентом РФ Путиным В.В. Вы вправе сами придумать кодовое обозначение для таких дней, например, код «ОН» или код «37». Главное – не забудьте утвердить их приказом руководителя.

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12. 

А  здесь вы можете ознакомиться с образцом табеля по форме Т-13.

Как внести исправления в табель учета рабочего времени

Иногда требуется внесение исправлений в табель учета рабочего времени. Допустим, работник не явился на работу и не предупредил об этом, в связи с чем в табеле был поставлен код «НН» или код «30» (неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). А затем выяснилось, что работник заболел и оформил больничный. Соответственно, в табеле код «НН» нужно исправить на код «Б» или код «19» (временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству).

Так вот, законодательство не содержит порядка внесения исправлений в табель учета рабочего времени. На практике, как правило, используется один из ниже приведенных вариантов.

Вариант 1. Вносятся исправления в первоначальный табель

Работник, ответственный за ведение табеля, аккуратно зачеркивает неверные данные, указывает правильные данные, пишет «исправлено», ставит свои ФИО и подпись, а также указывает дату внесения исправлений.

Вариант 2. Оформляется корректирующий табель учета рабочего времени

В форме табеля, в котором будут указаны верные данные, ставится отметка о том, что этот табель корректирующий (например, в графе «номер документа» через дробь поставьте «корр»).

Табель учета рабочего времени: срок хранения

В общем случае табели рабочего времени нужно хранить 5 лет (п. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Правда, при вредных/опасных условиях труда сроки хранения табеля следующие:

• 50 лет, если табели закончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет, если табели закончены делопроизводством до 01.01.2003.

Табель учета рабочего времени: ответственность

По общему правилу за неведение табеля учета рабочего времени работодателю грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для организации – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для должностных лиц организации/для ИП-работодателя – от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

При повторном нарушении наказание будет строже (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Источник