Вопрос:

Здравствуйте! На предприятии выплачиваются премии: ежемесячные (регулярные)- как часть зарплаты, и разовые - за какие-либо достижения, производственные. Как правильно оформить эти премии- каждый приказ на премию под роспись работнику? Надо ли расписывать в приказе на ежемесячные непроизводственные премии за что платить или достаточно - согласно положения о премировании? У ежемесячных и разовых премий код НДФЛ (2000, 2002 и т.д) одинаковый?

Ответ:

При выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, издайте один приказ на всех премируемых работников. С приказами о выплате таких премий работников обычно не знакомят, поскольку рассматривают их как часть оплаты труда.

При выплате разовых премий лучше сделать персональные приказы в отношении каждого работника. Ведь с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. А, по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда — это персональные данные (Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681). И если сделать один приказ на несколько работников, создается риск их разглашения.

То же нам разъяснил специалист Роструда на страницах нашего журнала: «Системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. С этими документами работник и так должен быть ознакомлен при приеме на работу. Поэтому знакомить его каждый раз с приказом о выплате премии, являющейся частью системы оплаты труда, нет необходимости. Всю информацию он в любом случае получит из расчетного листка, в котором должны быть сведения о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. А вот если работодателем принято решение о выплате работникам в качестве разового поощрения премии, которая не относится к регулярным премиальным выплатам за определенный период времени, то с таким приказом работников необходимо ознакомить письменно. И если этот приказ оформлен в отношении нескольких работников (в том числе с использованием формы № Т-11а), то знакомить работников нужно с учетом имеющегося у работодателя локального нормативного акта о порядке передачи персональных данных работников» (ГК, 2019, № 5, с. 54, «Опасности «коллективных» приказов»).

В приказе о любом премировании укажите:
- работников, подлежащих премированию;
- вид поощрения;
- основание для премирования. При наличии в ЛНА конкретных формулировок трудовых достижений, за которые предусмотрены премии, используйте их. Если они не установлены, можно использовать формулировки из ТК РФ "за добросовестный эффективный труд", "за добросовестное исполнение трудовых обязанностей" (ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ). При выплате непроизводственной премии также укажите основание для премирования, в т.ч. если такие премии указаны в Положении о премировании, но учтите, что, по мнению Минфина, такие премии не учитываются в налоговых расходах (Письма Минфина от 09.01.2023 N 03-03-06/3/121, от 09.07.2014 N 03-03-06/1/33167).

В сведениях о доходах (приложение к справке) расчета 6-НДФЛ премии работникам нужно указывать с кодом (Приказ ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, Письмо ФНС от 07.08.2017 N СА-4-11/15473@):
- «2002», если это производственные премии (ежемесячные, квартальные, годовые, разовые);
- «2003», если это премии, не связанные с выполнением трудовых обязанностей, выплачиваемые за счет средств прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений (например, премии к праздникам).