Руководитель учреждения, равно как и любой другой сотрудник, может временно отсутствовать – по причине болезни, отпуска или командировки. Однако рабочий процесс на это время не останавливается и требует, чтобы обязанности временно отсутствующего работника кто-то выполнял. Как правило, у руководителя есть заместитель – он и будет замещать отсутствующего начальника. Нужно ли в таком случае документально оформить замещение? А если руководитель ушел на больничный, а его заместитель в отпуске? Можно ли в этом случае возложить обязанности руководителя на главного бухгалтера? Полагается ли заместителю или главбуху доплата за замещение отсутствующего руководителя?

Отвечая на эти вопросы, инспекторы Роструда напомнили, что выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы может быть поручено только с письменного согласия работника. Такое согласие может быть выражено путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору о поручении дополнительной работы. Вопреки расхожему мнению, подписи сотрудника об ознакомлении с приказом о возложении на него дополнительных обязанностей будет недостаточно.

За исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своих обязанностей работнику полагается дополнительная оплата. Таким образом, если в трудовом договоре и/или должностной инструкции заместителя или главного бухгалтера не предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя, то поручать ему выполнение такой работы работодатель вправе только с его письменного согласия и за доплату. Если же в указанных документах зафиксировано, что на время отсутствия руководителя выполнение его обязанностей возлагается на заместители или главного бухгалтера, то доплата за такую работу не положена.

Несоблюдение этих правил при оформлении замещения отсутствующего сотрудника может привести к нецелевому расходованию средств. Вот пример из судебной практики.

На время болезни руководитель учреждения приказом возложил исполнение своих обязанностей на одного из своих заместителей. Однако в должностной инструкции заместителя не было прописано исполнение обязанностей руководителя в связи с его временным отсутствием.

Дополнительную работу заместителю оплатили. Но ревизоры и суд признали издание приказа о замещении неправомерным. С заместителем следовало заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и в нем зафиксировать исполнение обязанностей руководителя на время болезни с установлением соответствующей доплаты. Поскольку этого не было сделано, расходы на оплату замещения рассматриваются как нецелевые (Постановление Пятого ААС от 30 ноября 2022 г. № 05АП-7061/22 по делу № А51-6183/2022).

Источник