Подпункты 23 и 25 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, раскрывают понятие простой и заверенной копии документа.

Копия — это экземпляр, полностью дублирующий оригинал. Заверенная копия — это копия, содержащая необходимый набор реквизитов, обеспечивающих ее юридическое значение.

Правила заверения копий изложены в ГОСТе Р 7.0.97-2016, установленном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Этот документ описывает, как оформить заверенную копию. В соответствии с п. 5.26 ГОСТа заверение оформляется следующим образом:

• под реквизитом «Подпись» пишется слово «Верно»;
• должность лица, заверяющего копию;
• подпись лица;
• расшифровка подписи (Ф.И.О.);
• дата заверения копии.

Кроме того, если копия передается в другую организацию, в ней должна быть отражена информация о месте хранения ее оригинала: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле__ за__ год», а также стоять печать компании.

Для удобства оформления заверенных копий можно использовать штамп со всеми перечисленными реквизитами.

Письмо Минфина России от 25.10.2019 № 03-03-06/1/82236

Источник: http://www.v2b.ru/