Электронная версия журнала

Расходы на зарубежные командировки

«Кадровые решения» №2 2004 / Практика применения трудового законодательства

Статьей 166 ТК РФ определено понятие служебной командировки: это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В случае направления в служебную командировку работодатель в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ, финансируемых из федерального бюджета.

В соответствии со ст. 217 Налогового кодекса РФ (НК РФ) при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

 Расходы на командирование сотрудников (в том числе за пределы Российской Федерации) принимаются в объеме фактически произведенных расходов организации на эти цели, за исключением той части, которая в соответствии с законодательством Российской Федерации принимается в пределах утвержденных норм.

Таким образом, основным условием, необходимым для признания производственного характера и включения в себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения прибыли расходов организации, связанных с направлением в командировки (в том числе зарубежные) своих сотрудников, является доказательство производственной необходимости таких командировок, которая может быть подтверждена соответствующими документами.

Для учета указанных расходов в составе производственных затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) для исчисления налогооблагаемой прибыли, необходимо соблюдение установленного порядка документального подтверждения таких расходов согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пп. 12–18  Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Первичный документ должен содержать наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители, наименование должностных лиц и их подписи.

Подтверждающими документами наряду с договором со сторонней организацией, в котором приведен перечень оказываемых ею услуг, могут быть также акт приемки выполненных работ по этому договору и платежное поручение с банковской отметкой об оплате выполненных работ. Для доказательства обоснованности произведенных расходов на командировки (в том числе зарубежные) в договоре со сторонней организацией должна быть предусмотрена передача последней одновременно с подписанием акта на выполнение работ (оказание услуг) копий первичных документов (счетов, квитанций, чеков и т.п.), связанных с осуществлением сторонней организацией обязанностей, предусмотренных договором на оказание услуг, по обеспечению командирования работников.

Направляя работника в зарубежную командировку, руководитель организации должен издать приказ (формы № Т-9, Т-9а). В отличие от деловых поездок в пределах Российской Федерации оформлять командировочное удостоверение при этом не нужно, достаточно к авансовому отчету приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации. Вернувшись из поездки, работник в 10-дневный срок должен сдать авансовый отчет и вернуть неиспользованную валюту в кассу организации (п. 6.1 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» (в ред. от 20.08.02)). Приложенные к авансовому отчету документы должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Расходы по переводу первичных учетных документов при расчете налога на прибыль принимаются к уменьшению налоговой базы (ст. 264 НК РФ). Для бюджетных учреждений указанные расходы принимаются в пределах сметы.

Нормы командировочных расходов за границу установлены приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран», который действует с 1 января 2002 г.

Приказом Минфина РФ от 12 ноября 2001 г. № 92н утверждены размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. Приказ Минфина России от 4 марта 2002 г. № 16н изменяет нормы суточных при командировках в Афганистан. При направлении сотрудников в краткосрочную командировку в эту страну нормы рассчитываются исходя из суммы 97 долл. США в сутки (ранее она составляла 65 долл. США). Для работников загранучреждений и сотрудников, пребывающих в командировке на территории Афганистана более 60 суток, нормы также повышены и составляют 67 долл. США (ранее сумма была равна 45 долл. США).

При проезде и во время пребывания на территории иностранного государства командированному выплачиваются суточные в иностранной валюте по нормам, установленным для каждой конкретной страны (п. 9 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. № 365 (с изм. от 20.08.92.) (далее — Правила). При загранкомандировках имеются ограничения по оплате проезда в зависимости от класса транспортного средства. В соответствии с Правилами расходы на проезд работникам возмещаются: по тарифу 2-го класса — на железнодорожном транспорте; по тарифу экономического класса — на воздушном транспорте; по тарифу туристического класса — на морском и речном транспорте.

Кроме стоимости проездных билетов и постельных принадлежностей работнику возмещаются сумма сборов за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или посадки (за исключением проезда на такси), на провоз багажа.

В случае утери командированным лицом проездных билетов организация может оплатить их стоимость за счет собственных средств на основании заявления работника. Сумма, выплаченная работнику, в соответствии со ст. 210  НК РФ включается в доходы физических лиц с последующим удержанием налога на доходы физических лиц. При следовании работника до пункта назначения воздушным транспортом организация может оплатить стоимость услуг VIP-залов. Затраты, связанные с обслуживанием в VIP-зале командированных, имеющих на это право, включаются в фактическую себестоимость при наличии документов. В письме Минфина России от 25 августа 1999 г. № 04-02-05/1 указано, что обслуживание в таких залах должно производиться за счет прибыли организаций, оставшейся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль. Положение о залах официальных лиц и делегаций, организуемых в составе железнодорожных и автомобильных вокзалов (станций), морских и речных портов, аэропортов (аэродромов), открытых для международных сообщений (международных полетов), утверждено постановлением Правительства РФ от 19 сентября 1996 г. № 1116 (в ред. от 30.09.02).

В случае оплаты принимающей стороной стоимости проездных билетов путем перечисления денежных средств на расчетный счет организации стоимость документально подтвержденных расходов по оплате проездных билетов в состав расходов организации не включается. Курсовые разницы от изменения курса рубля по отношению к валюте других стран определяются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным приказом Минфина России от 10 января 2000 г. № 2н. Курсовая разница отражается в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Статьей 250 НК РФ определено, что положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а в ст. 265 НК РФ указано, что к внереализационным расходам относятся расходы в виде отрицательной курсовой разницы. Таким образом, если документально подтвержденные расходы сотрудника не отнесены в состав расходов организации, то сумма компенсации принимающей стороны за проездные билеты должна приниматься в целях обложения налогом на прибыль в пределах положительной курсовой разницы. Если документально подтвержденные расходы по оплате проездных билетов у сотрудников отсутствуют или сумма подтвержденных расходов по оплате проездных документов отнесена в состав расходов организации, то сумма компенсации за проездные билеты сотрудников, поступившая на расчетный счет организации от принимающей стороны, в полном объеме относится в состав внереализационных доходов и увеличивает налоговую базу для исчисления налога на прибыль.

На основании совместного письма Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» день пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. А за день въезда в Российскую Федерацию суточные выплачиваются по норме, установленной для территории Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах (в соответствии с приказом по организации), то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. За время задержки в пути без уважительных причин заработная плата, суточные не выплачиваются и не возмещаются расходы по найму жилого помещения. Необходимость задержки в пути следования должна быть подтверждена справкой соответствующего учреждения Российской Федерации за границей.

Если работник пребывает в зарубежной командировке свыше 60 дней, то начиная с 61-го дня суточные выплачиваются по нормам, предусмотренным для работников загранучреждений (п. 5 постановления Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (с изм. и доп. от 21.03.98)).

В случае направления специалистов за границу для оказания технического содействия и других услуг применяются Правила. Трудовые книжки специалистов хранятся в организациях, где они работали до выезда за границу.

Специалистам, направленным на работу за границу, заработная плата выплачивается:

▪ в иностранной валюте — в соответствии с утвержденными должностными окладами;

▪ в советской валюте:

а) со дня назначения на работу до дня пересечения границы СССР — в размере 100 % средней заработной платы по основной работе до направления за границу, при этом исчисление средней заработной платы производится в соответствии с подп. «б» п. 57 Правил;

б) со дня пересечения границы СССР:

– специалистам, для которых применяется повременная оплата труда, не изменяющаяся по дням и месяцам (оклад или ставка без доплат, надбавок или с постоянными надбавками и доплатами), — в размере 60 % указанного заработка;

– специалистам, находившимся до направления за границу на сдельной, сдельно-премиальной и повременно-премиальной системах оплаты труда, — в размере 60 % средней заработной платы за последние два календарных месяца по основной работе до направления за границу.

Направление сотрудников на стажировку за рубеж в большинстве случаев нельзя отнести к затратам на подготовку и переподготовку кадров в связи с тем, что принимающая сторона не является учебным заведением (не имеет лицензии на право заниматься такого рода деятельностью). С 2002 г. отменяется нормирование затрат на обучение. Тем не менее для отнесения затрат к такой категории требуется, чтобы работники состояли в штате, а учебное заведение имело лицензию.

Направление специалистов российской фирмы для профессионально-технического обучения (стажировки) в иностранную фирму, не являющуюся учебным учреждением и не имеющую соответствующей лицензии, следует рассматривать как командировку, связанную с производственной деятельностью, если основное условие учета затрат организации по такой зарубежной командировке для целей налогообложения прибыли — производственная необходимость такой командировки для осуществления хозяйственной деятельности организаций. При направлении работников в командировку обязательно должен быть издан приказ (распоряжение) директора или иного уполномоченного лица организации с подтверждением производственной цели командировки (стажировки) и составлено служебное задание.

При возвращении из загранкомандировки сотрудник обязан к авансовому отчету приложить отчет о выполнении служебного задания либо развернутый отчет о стажировке, подтверждающий факт производственной деятельности за рубежом. Могут быть приложены документы, подтверждающие факт стажировки работников на рабочих местах или получения квалификации, выданные принимающей стороной. Бухгалтерский учет затрат по стажировке аналогичен учету командировочных расходов.

Если стажировка связана со служебными обязанностями работника, приносит организации доход (выгоду) и проводится по ее инициативе, то расходы по стажировке включаются в затраты организации для целей налогового учета. Единый социальный налог на сумму выплаты не начисляется. С работника, направленного на стажировку, в этом случае не удерживается налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ). Данные расходы учитываются как компенсационные, связанные с повышением профессионального уровня работника. Это относится только к штатным работникам и обучению, проводимому по инициативе организации. Программа стажировки должна соответствовать служебным обязанностям сотрудника.

Если обучение проводится в интересах работника, стоимость обучения включается в его совокупный доход (п. 2 ст. 211 НК РФ).

И.В. Лямина, аудитор ООО «Аудит Груп»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 2, 2004.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.