На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Пропуска, выписанные сторонним организациям, остаются в нашей организации сначала на посту охраны, на следующий день передаются в службу делопроизводства. Мы храним их у себя. Функцию оформления пропусков на нашу службу возложили недавно, и мы для себя решили, что хранить их будем год. Надо ли, ведь все данные о посещении нашего предприятия записаны в журнале, включая время входа и выхода?

Ответ

Сроки хранения документов, касающиеся безопасности, охраны и пропускного режима в организации, указаны в Перечне 2019[1] в разделе 11 «Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций».

Во фрагменте Перечня 2019, представленном ниже, перечислены статьи, в которых указаны сами пропуска (ст. 591) и документы по их учету и движению (ст. 588, 589, 590).

Проанализировав виды документов, указанные в статьях и соответствующие им сроки хранения, можно сделать вывод, что «разовые и временные пропуска, выписанные сторонним организациям» необходимо хранить в течение 1 года (ст. 591 Перечня 2019). В тоже время необходимо помнить о п. 4.10. Инструкции по применению Перечня 2019[2], в котором сказано, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем 2019, запрещается.