Когда молодому секретарю небольшой организации поручили готовить дела к длительному хранению, просверливая их – о ужас! – дрелью, девушка не на шутку перепугалась.
– Но я же никогда этого не делала! – сокрушалась она.
– Когда-то надо начинать, – парировал шеф.
И девушка, на свой страх и риск, не имея практического опыта и немного зная теории, начала…
Мы же для наших читателей сделали иллюстрированный путеводитель по тонкостям подготовки дел к длительному хранению. Вы узнаете, как выполнить требования архивного законодательства на практике и потратить минимум времени и усилий, а также что потребуется для того, чтобы правильно сшить дела.
С чего начать
Чтобы подготовить документы к длительному хранению (свыше 10 лет), необходимо провести экспертизу ценности имеющегося документального массива, отобрав документы по срокам хранения.
Длительное хранение – хранение в архиве документов со сроком хранения свыше 10 лет, 50/75 лет, «Постоянно» и «До ликвидации организации».
Под отбором подразумевается экспертиза ценности, физическая сортировка, разбор и обособление документов в три раздельные группы:
1. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые будут готовиться для передачи в архив организации.
2. Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые еще должны храниться и будут храниться в структурных подразделениях организации (канцелярии, кадровой службе, бухгалтерии, отделу по охране труда и т.д.).
3. Документы, сроки хранения которых истекли, и их можно выделить к уничтожению, оформив соответствующие акт, протокол, накладную и т.д.[1].
Отбор и экспертизу ценности проводит сотрудник, ответственный за архив организации. Архивариус тесно взаимодействует со структурными подразделениями, уточняет вопросы текущего делопроизводств и формирования документов с учетом специфики работы конкретного структурного подразделения (например, кадровой работы, бухгалтерского учета и финансовой отчетности, планово-экономической службы, направления продаж и закупок и т.д.).
В статье речь пойдет об особенностях и требованиях к подготовке к длительному хранению, прежде всего, управленческой документации и выборочно научно-технической документации.
Управленческая документация – это документы органов государственной власти и местного самоуправления, организаций всех форм собственности, которые используют для:
- основных функций управления – организации деятельности, планирования, регулирования деятельности, контроля;
- типовых функций управления – обеспечения кадрами; финансового, информационного, документационного, материально-технического обеспечения, административно-хозяйственного обеспечения и др.
В зависимости от вида документов могут различаться сроки их хранения и, следовательно, требования, предъявляемые к их оформлению и последующему хранению.
Далее в статье проиллюстрируем именно процесс подготовки документов к длительному (свыше 10 лет) сроку хранения (первая группа). Длительное хранение документов подразумевает полное оформление дел, содержащих такие документы.
Пошаговое оформление дел: возможны варианты
Требования, предъявляемые к полному оформлению дела, разнятся в разных нормативных и методических документах (Таблица 1).
Основные нормативные документы по архивному делу из Таблицы 1 – это Правила 2015 и Методические рекомендации по применению Правил 2015.
После того как проведена экспертиза ценности и документы сформированы в дела, дела необходимо оформить. Последовательность действий дана в п. 4.19 Правил 2015, однако на практике ее можно варьировать. Покажем это в Алгоритме.
Формируя дело, рекомендуем добавить в него чистый бланк листа-заверителя и бланк внутренней описи. Под словосочетаниями «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» мы имеем в виду заполнить бланки листа-заверителя и внутренней описи.
При формировании документов в дело (перед прошивкой/переплетом) рекомендуем положить чистый лист бумаги в начале и в конце дела, перед листом-заверителем. Это увеличит степень сохранности листов в деле.
На практике довольно часто бывают ситуации, когда часть документов уже прошита (или переплетена), и переформование таких дел нецелесообразно. Но:
- не пронумерованы или неверно пронумерованы листы дела;
- отсутствует (или неверно оформлен) лист-заверитель;
- отсутствует (или неверно оформлена) внутренняя опись.
Если вы не поместили такие бланки, а дела уже переплели/прошили, то в этом случае для вас «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» будет означать «составить и заполнить соответствующие листы бланков и закрепить (подклеить) их в уже сформированное и переплетенное (прошитое) дело».
Изменяя последовательность шагов в алгоритме, что не запрещено, но качественно выполняя действия на каждом этапе, дело будет оформлено верно, с соблюдением требований архивного законодательства к делам на бумажном носителе, подлежащим полному оформлению. Например, руководствуясь практическими аспектами (количество времени, наличие сотрудников, привлечение сторонней организации и др.), вы можете пронумеровать листы в сформированных делах, заполнить лист-заверитель и внутреннюю опись и только после этого прошить/переплести дела и оформить обложки.
Остановимся на отдельных требованиях Алгоритма и их практическом применении.
[1] Ворушина А.П. Особенности документирования физического уничтожения документов // Секретарь-референт. 2022. № 4. С. 70–73.
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2018).
[4] Утв. приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (в ред. от 30.09.2020).
[5] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[6] Здесь и далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).
[7] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (проект, август 2022 г.).
[8] Пункт Е. 1.3 «Картон» ГОСТ 7.50-2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования».
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам